Prezentacja należności w bilansie

Należności w bilansie wykazuje się w aktywach trwałych lub obrotowych w zależności od terminu ich zapłaty. Na dzień bilansowy należności powinny być zinwentaryzowane i właściwie wycenione, z uwzględnieniem zasady ostrożności.

Inwentaryzacja

Należności należy zinwentaryzować na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Zasadniczo dokonuje się tego drogą uzyskania od kontrahentów potwierdzeń sald. Można rozpocząć ją 3 miesiące przed końcem roku obrotowego i zakończyć do 15. dnia następnego roku. Jednak należności sporne i wątpliwe, należności od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych oraz takie, co do których nie udało się uzyskać potwierdzenia salda od kontrahentów, należy zinwentaryzować drogą weryfikacji. Weryfikacja powinna mieć miejsce na ostatni dzień roku obrotowego. Wynika to z art. 26 ust. 1 pkt 2 i 3 oraz ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości.

Pisma z prośbą o potwierdzenie salda należności w ramach inwentaryzacji za 2017 r. można było wysyłać już od 1 października 2017 r. i może to trwać do 15 stycznia 2018 r., zamieszczając w nich wynikający z ksiąg rachunkowych stan należności na dzień przypadający w tym okresie (w praktyce na ostatni dzień miesiąca przypadającego w tym okresie). Odpowiedzi na te pisma mogą wpływać do jednostki także po 15 stycznia 2018 r. Graniczną datą dla uzyskania potwierdzeń sald w ramach inwentaryzacji rocznej jest 85. dzień po dniu bilansowym, do którego należy sporządzić zestawienie obrotów i sald księgi głównej za rok obrotowy, uwzględniające rozliczenie wyników inwentaryzacji (art. 24 ust. 5 pkt 2 i art. 27 ust. 2 ustawy). W odniesieniu do inwentaryzacji za 2017 r. jest to 26 marca 2018 r. W sytuacji gdy nie wpłynie do jednostki odpowiedź na pismo z prośbą o potwierdzenie salda należności albo z odpowiedzi będzie wynikało, że jest ona przez dłużnika kwestionowana (sporna), konieczna okaże się weryfikacja należności, którą jednostka musi zdążyć przeprowadzić i rozliczyć także do 26 marca 2018 r.

Wycena bilansowa

Należności w księgach rachunkowych figurują w wartości nominalnej np. na kontach: 20 "Rozrachunki z odbiorcami", 22 "Rozrachunki publicznoprawne", 23 "Rozrachunki z pracownikami", 24 "Pozostałe rozrachunki". Na dzień bilansowy wycenia się je w kwocie wymaganej zapłaty, z zachowaniem zasady ostrożności (art. 28 ust. 1 pkt 7 ustawy).

Kwota wymaganej zapłaty oznacza doprowadzenie należności do kwoty, której uregulowania jednostka oczekuje, tj. powiększenie jej m.in. o naliczone odsetki (Wn konto rozrachunkowe, Ma konto 75-0 "Przychody finansowe"), kary umowne (Wn konto rozrachunkowe, Ma konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne"). W odniesieniu do roszczeń spornych, po wygraniu sprawy w sądzie, kwotę wymaganej zapłaty może zwiększać m.in. zasądzony zwrot kosztów postępowania sądowego (Wn konto rozrachunkowe, Ma konto 76-0).

W sytuacji gdy należność wyrażona jest w walucie obcej, na dzień bilansowy należy ją wycenić po średnim kursie ogłoszonym przez NBP na ten dzień. Różnice kursowe zasadniczo odnosi na konto 75-1 "Koszty finansowe" lub konto 75-0 "Przychody finansowe".

Zgodnie z zasadą ostrożności kwotę należności trzeba urealnić na dzień bilansowy i zaprezentować ją w bilansie w prawdopodobnej do ściągnięcia kwocie. Oznacza to potrzebę dokonania odpisów aktualizujących w odniesieniu do należności (lub ich części), których uzyskanie jest wątpliwe. Dokonując oceny należności pod tym kątem, należy uwzględnić stan wiedzy jednostki na dzień sporządzenia sprawozdania finansowego (art. 7 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości). Trzeba pamiętać, że samo opóźnienie w zapłacie nie stanowi jeszcze przesłanki do objęcia należności odpisem aktualizującym, muszą zaistnieć przesłanki wskazujące na ryzyko nieuzyskania zapłaty, np. kwestionowanie należności przez dłużnika czy postawienie dłużnika w stan upadłości. Sytuacje, w których dokonuje się odpisu aktualizującego, wskazuje art. 35b ust. 1 ustawy. Nie dokonuje się odpisów aktualizujących od należności publicznoprawnych oraz od właścicieli (wspólników).

Odpisy aktualizujące księguje się na koncie 28 "Odpisy aktualizujące wartość należności" i drugostronnie na koncie 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne" (w części dotyczącej należności głównej, ewentualnych naliczonych kar umownych, zasądzonych kosztów postępowania sądowego itp.) lub 75-1 "Koszty finansowe" (w części dotyczącej odsetek). Jeśli należność wyrażona w walucie obcej objęta odpisem aktualizującym została wyceniona na dzień bilansowy kursem średnim NBP obowiązującym w tym dniu, co spowodowało powstanie różnic kursowych, ujętych na koncie 75-1 (ujemne) lub 75-0 (dodatnie), to różnice te korygują dokonany odpis aktualizujący - zwiększają go dodatnie różnice (Wn konto 75-1, Ma konto 28), a zmniejszają ujemne (Wn konto 28, Ma konto 75-0).

Należności w bilansie wykazuje się w wartości wynikającej z konta rozrachunkowego po pomniejszeniu o odpisy aktualizujące ujęte na koncie 28.