Zasady przeprowadzania inwentaryzacji środków trwałych

Według jakich zasad dokonać inwentaryzacji środków trwałych? Jakich terminów należy dochować, aby inwentaryzacja środków trwałych była przeprowadzona zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości?

Szczegółowe wskazówki dotyczące inwentaryzacji środków trwałych zawiera Krajowy Standard Rachunkowości nr 11 "Środki trwałe".

Głównymi celem okresowej inwentaryzacji środków trwałych jest:

• weryfikacja poprawności danych ewidencji księgowej drogą ich porównania ze stanem faktycznym oraz przeprowadzenie wynikających z weryfikacji korekt kosztów i przychodów jednostki,
   
• wzmocnienie kontroli wewnętrznej majątku jednostki oraz
   
• ocena stanu oraz przydatności objętych inwentaryzacją środków trwałych, co może stanowić przesłankę do dokonania testów na trwałą utratę wartości.

Podstawową jednostką ewidencyjną podlegającą inwentaryzacji jest obiekt inwentarzowy. Pomocniczymi jednostkami podlegającymi inwentaryzacji są części dodatkowe i peryferyjne.

Jednostka powinna ustalić szczegółowe procedury inwentaryzacyjne zgodne z wymogami ustawy o rachunkowości, uwzględniające liczbę obiektów i specyfikę jej środków trwałych. Zaleca się, aby zagadnienia związane z inwentaryzacją, były regulowane w formie instrukcji inwentaryzacyjnej. Wszystkie przeprowadzone w trakcie inwentaryzacji czynności wymagają odpowiedniego udokumentowania.

Inwentaryzację środków trwałych przeprowadza się:

1) drogą weryfikacji na ostatni dzień każdego roku obrotowego - w przypadku gruntów, praw i obiektów trudno dostępnych oraz jeżeli przeprowadzenie spisu z natury z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe,

2) drogą spisu z natury raz na cztery lata w dowolnym dniu roku - w przypadku nieruchomości oraz znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie,

3) drogą spisu z natury na ostatni dzień każdego roku obrotowego - w przypadkach niewymienionych w pkt 1 i 2.

Termin wskazany w pkt 3 uważa się - naszym zdaniem - za dotrzymany, jeśli inwentaryzację rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku. Jeżeli rok obrotowy jest równy kalendarzowemu - jest to okres od 1 października do 15 stycznia.

Podstawową metodą inwentaryzacji środków trwałych jest spis z natury, który polega na liczeniu i pomiarach środków trwałych. Spisane z natury obiekty inwentarzowe wykazuje się w arkuszach spisowych. Niekiedy podczas spisu z natury stosowane są specjalistyczne metody pomiaru - jak np. metoda geodezyjna, przydatna do oceny stanu technicznego inwentaryzowanego majątku (konstrukcji przeciwpowodziowych, mostów itp.). Uzyskane wyniki mogą stanowić przesłankę do ustalenia odpisów z tytułu utraty wartości lub do podjęcia w przyszłości działań remontowych lub modernizacyjnych środków trwałych.

Inwentaryzację drogą spisu z natury przeprowadzają zazwyczaj zespoły spisowe. Mogą one dysponować danymi z ewidencji księgowej (np. kartami obiektów środków trwałych), gdyż ogranicza to niebezpieczeństwo pominięcia podczas spisu informacji zapewniających ustalenie charakterystyki i kompletności obiektów. Odnotowania podczas spisu wymaga każda niekompletność obiektu inwentarzowego lub - przeciwnie - wyposażenie go w części dodatkowe lub peryferyjne niewykazane w ewidencji, fakt wyłączenia z użytkowania, uszkodzenia lub stan odbiegający od stanu, jaki jest właściwy dla środka trwałego w określonym wieku. Inwentaryzacją metodą spisu z natury obejmuje się również obce środki trwałe użytkowane przez jednostkę, zaś informację o weryfikacji ich stanów przekazuje jednostkom, które są ich właścicielami.

Podczas spisu nie wycenia się środków trwałych ani nie ustala stopnia ich zużycia.

Inwentaryzacja środków trwałych metodą weryfikacji polega na porównaniu stanów wynikających z ksiąg rachunkowych dotyczących poszczególnych obiektów inwentarzowych z danymi wynikającymi ze stosownych dokumentów źródłowych stanowiących podstawę ich zapisu w księgach, a następnie - na ocenie rzeczywistej wartości tych obiektów.

Metodą weryfikacji inwentaryzuje się:

• grunty, a także prawa wieczystego użytkowania gruntów oraz spółdzielcze prawa do lokali mieszkaniowych i użytkowych; weryfikacja polega tu na sprawdzeniu, czy jednostka dysponuje dokumentami, potwierdzającymi jej tytuł prawny do gruntu o określonej lokalizacji i powierzchni lub tytuł do praw, czy w ciągu okresu nastąpiły zmiany w tym zakresie, a w konsekwencji - czy w księgach rachunkowych prawidłowo wykazano wartość gruntu i praw,
   
• środki trwałe trudno dostępne (np. podziemne urządzenia sieciowe, podziemne zbiorniki, kanały, kable, konstrukcje podwodne), dla których ze względu na ich rodzaj i umiejscowienie nie zachodzi niebezpieczeństwo zaginięcia lub kradzieży; weryfikacja polega na potwierdzeniu ich istnienia, przydatności lub dokonanych ulepszeń na podstawie odpowiednich dowodów oraz informacji służb technicznych itp.,
   
• środki trwałe w budowie, w przypadku których należy sprawdzić czy nie zostały już przekazane do użytkowania bez udokumentowania i ujęcia w ewidencji księgowej, albo czy nie zaniechano ich budowy, co może stanowić przesłankę do dokonania odpisów z tytułu trwałej utraty wartości,
   
• środki trwałe znajdujące się poza jednostką, w przypadku kiedy jednostka, w której się aktualnie znajdują, nie potwierdza ich stanu ustalonego drogą spisu z natury (np. środki trwałe oddane w najem, leasing operacyjny, do remontu, środki trwałe w drodze - pojazdy, wagony, statki).