Dokumentacja związana z przebiegiem inwentaryzacji

Związane z przeprowadzeniem inwentaryzacji dokumenty służą:

• przygotowaniu i organizacji inwentaryzacji, np. zarządzenie kierownika w sprawie inwentaryzacji, harmonogram inwentaryzacji, oświadczenia osób odpowiedzialnych, instrukcje inwentaryzacyjne,
   
• ujęciu wyników przeprowadzonej inwentaryzacji, np. dokumenty spisowe (arkusze spisowe, zestawienia zbiorcze), pisemne rozliczenie (zestawienie kontrolne/wykaz) wydanych i zwróconych arkuszy spisowych,
   
• rozliczeniu inwentaryzacji, np. zestawienia różnic inwentaryzacyjnych, protokoły końcowe.

Dokumenty spisowe mogą być też sporządzane w formie elektronicznej, pod warunkiem że:

• zapisy uzyskują trwale czytelną postać podczas rejestrowania stanu zapasów,
   
• możliwe jest ustalenie osoby, która wprowadziła zapisy do dokumentów spisowych albo dokonała ich modyfikacji,
   
• stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia ustalonych danych oraz kompletności i integralności (nienaruszalności) zapisów,
   
• dane źródłowe są odpowiednio chronione, tzn. zapewniona jest ich niezmienność przez wymagany okres przechowywania dokumentacji inwentaryzacyjnej.

Regulacje wewnętrzne to wydane przez kierownika jednostki przepisy dotyczące inwentaryzacji, wynikające z zadań nałożonych na niego przez ustawę. Regulacje te mogą mieć charakter dokumentów bieżących i stałych. Regulacje bieżące wydawane są każdorazowo przed rozpoczęciem inwentaryzacji. Do bieżących regulacji wewnętrznych zalicza się, w szczególności, zarządzenie kierownika jednostki. Natomiast regulacje stałe dotyczą zagadnień typowych, powtarzających się corocznie, z uwzględnieniem rodzaju, istotności i zróżnicowania aktywów. Podlegają one okresowej aktualizacji, w miarę zmian warunków działania jednostki. Przykładami regulacji stałych są instrukcje inwentaryzacyjne, plan sytuacyjny jednostki i jej podział na pola spisowe.

Jednostka może ograniczyć regulacje wewnętrzne do zarządzenia kierownika jednostki w sprawie inwentaryzacji. Wskazane jest jednak opracowanie harmonogramu i instrukcji inwentaryzacyjnej, ponieważ ułatwia to organizację i właściwe przeprowadzenie inwentaryzacji.

Zarządzenie w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji wydaje kierownik jednostki. Treść zarządzenia zależy od tego czy w jednostce działa stała komisja inwentaryzacyjna, czy też jest ona powoływana do wykonania określonego zadania. W tym drugim przypadku zarządzenie określa w szczególności:

• skład komisji inwentaryzacyjnej, w tym jej przewodniczącego,
   
• rodzaje składników aktywów objętych spisem,
   
• datę, na którą przeprowadza się spis (datę ustalania stanu faktycznego),
   
• datę rozpoczęcia i zakończenia (rozliczenia) inwentaryzacji.

Do zadań komisji inwentaryzacyjnej należy zorganizowanie inwentaryzacji, jej przeprowadzenie, wyjaśnienie powstania ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych i przedłożenie kierownikowi jednostki propozycji co do sposobu ich rozliczenia. Czynności spisowe może wykonywać komisja inwentaryzacyjna, odrębnie powołana przez kierownika jednostki - na jej wniosek - zespoły spisowe lub mieszane zespoły spisowe, w skład których wchodzi jeden członek komisji inwentaryzacyjnej.

Członkami komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych, są pracownicy jednostki lub osoby niebędące jej pracownikami, znające przepisy dotyczące inwentaryzacji, w tym i zasady przeprowadzania spisu z natury. Co więcej powinni oni posiadać wiedzę i umiejętności z przedmiotu i techniki spisu z natury poszczególnych rodzajów zapasów, zasad dokumentowania jego wyników, oceny przydatności zapasów (uszkodzonych, niepełnowartościowych) oraz trybu postępowania z zapasami obcymi. W skład zespołu spisowego wchodzą co najmniej 2 osoby, które mają wiedzę o gospodarce składnikami majątku podlegającymi spisowi przez zespół. W jednostkach o średniorocznym zatrudnieniu nieprzekraczającym 10 osób czynności spisowe może przeprowadzać jedna osoba, jeżeli niemożliwe lub ekonomicznie nieuzasadnione jest zaangażowanie do spisu co najmniej dwóch osób.

Członkami komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych nie powinny być osoby:

• odpowiedzialne za zapasy objęte spisem z natury,
   
• prowadzące ewidencję księgową zapasów objętych spisem z natury,
   
• niebędące w stanie - z innych względów - zapewnić rzetelności i bezstronności spisu, np. osoby mające dostęp do stanów ewidencyjnych zapasów magazynowych.

Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej wyznacza spośród jej członków jednego lub więcej kontrolerów spisowych, których zadaniem jest nadzór nad rzetelnym i poprawnym wykonywaniem czynności spisowych i udział w pomiarach szacunkowych. W razie stwierdzenia, że czynności spisowe nie są dokonywane poprawnie, kontroler spisowy jest uprawniony do zarządzenia ich ponownego przeprowadzenia.

Zwracamy uwagę, iż zarządzenie kierownika jednostki w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji zobowiązuje osoby odpowiedzialne materialnie do obecności podczas spisu powierzonych im aktywów. W sytuacji gdy osoba odpowiedzialna materialnie za powierzone jej aktywa objęte spisem nie może w nim uczestniczyć, powiadamia o tym kierownika jednostki i wskazuje osobę upełnomocnioną (upoważnioną) do uczestniczenia w jej imieniu w inwentaryzacji. W razie niewskazania przez osobę odpowiedzialną materialnie osoby upoważnionej do udziału w spisie w jej imieniu, kierownik jednostki decyduje o celowości komisyjnego przeprowadzenia spisu przez zespół w składzie co najmniej 3 osobowym. Kierownik może też wyznaczyć osobę, która podczas spisu będzie reprezentować (zastępować) osobę odpowiedzialną materialnie za aktywa objęte spisem.

Zarządzenie w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji może wyglądać następująco:

Harmonogram inwentaryzacji to dokument zawierający wykaz (nazwy) pól spisowych, daty, w których będzie przeprowadzana inwentaryzacja oraz nazwy (numery, symbole) zespołów spisowych, które będą ją przeprowadzać. Zespół spisowy może przeprowadzać inwentaryzację na jednym lub większej liczbie pól. Harmonogram inwentaryzacji sporządza się zazwyczaj dla jednego cyklu inwentaryzacji, tj. rocznego lub kilkuletniego.

Poniżej prezentujemy fragment przykładowego harmonogramu inwentaryzacji na 2017 r.

Plan sytuacyjny (mapa terenu jednostki) zawiera odpowiednio nazwane miejsca składowania poszczególnych rodzajów aktywów w jednostce z podaniem osób za nie odpowiedzialnych i określeniem asortymentów (rodzajów) składowanych w tych miejscach. Posiadanie aktualnego planu sytuacyjnego ułatwia wyodrębnienie pól spisowych, zwłaszcza w jednostkach o zróżnicowanym asortymencie aktywów i wielu miejscach ich składowania. Pozwoli to na właściwy dobór osób do zespołu spisowego i wyznaczenie pola spisowego.

Instrukcje inwentaryzacyjne mają stanowić pomoc w organizacji spisu i jego przebiegu, doborze właściwych, dostosowanych do warunków czynności spisowych. Może to być jedna, całościowa instrukcja albo kilka instrukcji przeznaczonych:

• dla członków komisji inwentaryzacyjnej, w której opisuje się w szczególności: zasady działania komisji i powoływania zespołów spisowych, ewentualnie kontrolerów spisowych, zakresy ich odpowiedzialności, podział na pola spisowe, przyjęte w jednostce uproszczenia lub szczególne procedury związane z inwentaryzacją, opis dokumentacji inwentaryzacyjnej, zasady rozliczania różnic inwentaryzacyjnych, sposób przechowywania dokumentów - zestaw 1,
   
• dla zespołów spisowych, przy czym często są to instrukcje opisujące sposób wykonywania czynności spisowych odrębnie dla poszczególnych rodzajów aktywów - zestaw 2.

Przykładowe instrukcje inwentaryzacyjne dostępne są w serwisie www.druki.gofin.pl w zakładce Rachunkowość/Druki inwentaryzacyjne

Spis z natury dokumentuje się na arkuszach spisowych. Przed wydaniem arkuszy spisowych członkom zespołów spisowych wskazane jest ich ponumerowanie i oznaczenie w taki sposób, aby nie było możliwości ich zamiany. Z chwilą ponumerowania arkuszy spisowych traktuje się je jako formularze podlegające ilościowej kontroli zużycia.

Arkusze spisowe należy wypełniać tak, aby dały możliwość podziału ujętych w nich zapasów według miejsc przechowywania składników lub osób materialnie odpowiedzialnych lub współodpowiedzialnych za powierzone im mienie. Na arkuszach spisowych trzeba również wyszczególnić składniki własne i obce z dalszym podziałem na pełnowartościowe, zepsute, uszkodzone lub których wartość z różnych powodów uległa zmniejszeniu.

Na temat arkuszy spisu z natury można przeczytać w ZMR nr 20 z 2017 r. w dziale Rachunkowość finansowa

Wyniki dokonanych w toku spisu z natury pomiarów stanu poszczególnych składników zapasów zespół spisowy ujmuje bieżąco w arkuszach spisowych.

Każdy arkusz spisowy powinien być wypełniony w sposób czytelny bez pozostawiania pustych (wolnych) miejsc, a w razie ich wystąpienia lub pustych końcówek zakreśla się je, aby uniemożliwić dopiski. Nie jest wskazane robienie notatek jako podstawy do późniejszego wypełnienia arkuszy. Po zakończeniu spisu na arkuszu zamieszcza się adnotację, na której pozycji zakończono spis z natury w danym rejonie spisowym.