Przychody ujmowane w księdze zbiorczo

Przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów dopuszczają w określonych przypadkach zbiorczą ewidencję przychodów w księdze podatkowej, na koniec danego dnia lub miesiąca.

Jeżeli podatnik nie jest czynnym podatnikiem VAT i nie ewidencjonuje przychodów w kasie fiskalnej, na żądanie kupującego lub usługobiorcy powinien wystawiać rachunki potwierdzające dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi. Rachunki powinien ujmować w księdze w dacie powstania przychodu. Gdy kupujący lub usługobiorca nie zażąda wystawienia rachunku, u takiego podatnika może wystąpić sprzedaż nieudokumentowana. Przychody z takiej sprzedaży można ewidencjonować w zeszycie i na koniec dnia podsumować zapisy za ten dzień. Ustaloną kwotę przychodu za dany dzień ujmuje się w wystawionym na koniec dnia dowodzie wewnętrznym nazywanym dziennym zestawieniem sprzedaży nieudokumentowanej. Dowody takie ujmuje się w księdze codziennie, po zakończeniu sprzedaży w danym dniu. Wynika to z § 19 ust. 1 i 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi. Istnieje jeszcze możliwość prowadzenia dla przychodów nieudokumentowanych ewidencji sprzedaży, o której mowa w § 8 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia. Powinna ona zawierać co najmniej następujące dane:

• numer kolejny wpisu,
   
• datę uzyskania przychodu nieudokumentowanego fakturami, rachunkami, 
   
• kwotę tego przychodu, 
   
• przychody podlegające opodatkowaniu VAT od czynności określonych w art. 5 ustawy o VAT (Dz. U. z 2016 r. poz. 710 ze zm.) oraz łączną kwotę dziennej sprzedaży wynikającą z faktur - w przypadku podatników korzystających ze zwolnienia od VAT, jeżeli nie prowadzą odrębnej ewidencji sprzedaży, o której mowa w art. 109 ust. 1 ustawy o VAT.

Zapisów w ewidencji sprzedaży, o której mowa w § 8 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia, dokonuje się raz dziennie, po zakończeniu sprzedaży w danym dniu (§ 18 ust. 1 rozporządzenia). Z kolei na podstawie tej ewidencji zapisów w księdze dotyczących przychodu można dokonać w jednej pozycji na koniec każdego miesiąca (§ 19 ust. 6 rozporządzenia).

W przypadku gdy podatnik dla udokumentowania przychodu wystawia faktury, zapisów w księdze podatkowej powinien dokonywać na podstawie tych faktur, każdego dnia. Przy czym gdy w danym dniu wystawia wiele faktur, zapisów w księdze może dokonać jedną sumą wynikającą z ich dziennego zestawienia, zawierającego następujące dane:

• datę i kolejny numer zestawienia, 
   
• numery od-do faktur objętych zestawieniem, 
   
• sumę zbiorczą tych faktur, 
   
• podpis podatnika lub osoby, która sporządziła zestawienie.

Wynika tak z § 19 ust. 1, 3 i 4 rozporządzenia.

W sytuacji gdy podatnik prowadzi odrębną ewidencję, o której mowa w art. 109 ust. 1 lub 3 ustawy o VAT, zapisy w księdze dotyczące przychodów ze sprzedaży towarów i usług mogą być dokonywane na koniec miesiąca łączną kwotą wynikającą z miesięcznego zestawienia sporządzonego na podstawie danych wynikających z tej ewidencji. Mówi o tym § 21 ust. 1 rozporządzenia. Zestawienie to powinno zawierać następujące dane:

• datę i kolejny numer zestawienia, 
   
• sumę przychodów ze sprzedaży pomniejszoną o należny podatek VAT oraz o wartość towarów i usług niestanowiącą przychodów w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym i powiększoną o przychody nieobjęte obowiązkiem ewidencjonowania dla celów podatku VAT.

Podatnicy, którzy ewidencjonują obrót przy zastosowaniu kas rejestrujących, dokonują zapisów w księdze na podstawie danych wynikających z raportów dobowych lub na koniec każdego miesiąca na podstawie danych wynikających z raportów miesięcznych (§ 20 ust. 1 i 2 rozporządzenia). W obu przypadkach dane te trzeba skorygować o kwoty mające wpływ na wysokość przychodu (jak np. zwroty towarów, uznane reklamacje, oczywiste pomyłki), wynikające z odrębnych ewidencji albo opisane na odwrocie raportu dobowego lub miesięcznego.

Warto dodać, że gdy na sprzedaż zarejestrowaną w kasie fiskalnej wystawiono potem fakturę, to faktura ta nie podlega ujęciu w księdze. Podatnik powinien wówczas przechowywać kopie wystawionych faktur połączone w sposób trwały ze zwróconymi oryginałami paragonów fiskalnych.