Skutki podatkowe niewprowadzenia samochodu o niskiej wartości do ewidencji środków trwałych

Składnik majątku (w tym samochód osobowy), który spełnia warunki zaliczenia go do środków trwałych, jeżeli jego wartość początkowa jest równa lub niższa niż 3.500 zł, może również zostać dla celów podatku dochodowego rozliczony na kilka sposobów. Jedną z możliwości jest uznanie go za środek trwały. Podatnik podatku dochodowego od osób fizycznych może wówczas:

• amortyzować go w czasie na zasadach ogólnych zgodnie z art. 22h-22m updof, lub
   
• dokonać odpisu amortyzacyjnego jednorazowo - w miesiącu oddania go do używania albo w miesiącu następnym (por. art. 22f ust. 3 updof).

Co ważne uznanie składnika majątku (w tym samochodu osobowego) za środek trwały niesie za sobą obowiązek ujęcia go w ewidencji środków trwałych. Podatnik może także nie uznać takiego składnika majątku (samochodu) za środek trwały, a wydatki na jego nabycie zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu oddania go do używania. Możliwość taka wynika z art. 22d ust. 1 updof. W tej sytuacji nie ujmie go w ewidencji środków trwałych. W przypadku nabycia samochodu osobowego i niewprowadzenia go do ewidencji środków trwałych jednostka, która rozlicza się na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, musi uwzględnić art. 23 ust. 1 pkt 46 updof. Z przepisu tego wynika, iż wydatki poniesione z tytułu używania dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych, w tym także stanowiącego własność przedsiębiorcy - mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów tylko w części nieprzekraczającej kwoty wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu tego samochodu oraz stawki za 1 kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach. W tym celu podatnik jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Należy przy tym zwrócić uwagę, że wydatki dotyczące używania samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych dla potrzeb działalności gospodarczej rozlicza się narastająco od początku roku do końca tego miesiąca, za który dokonywane jest rozliczenie. Suma wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów w poszczególnych miesiącach, ustalona od początku roku podatkowego, nie może przekraczać kwoty limitu kilometrówki wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres. Jeżeli zatem faktyczne wydatki są niższe od limitu wynikającego za dany okres z ewidencji przebiegu pojazdu - to kosztem uzyskania przychodów za ten okres jest kwota faktycznie poniesionych udokumentowanych wydatków (a nie kwota limitu). Jeśli zaś suma faktycznych wydatków jest wyższa od limitu kilometrówki za dany okres, to nadwyżka wydatków ponad ten limit nie może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów w tym okresie. Jej rozliczenie może się jednak okazać możliwe w kolejnych okresach rozliczeniowych.

Warto w tym miejscu dodać, że jeżeli podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia VAT od wydatków związanych z używaniem samochodów osobowych do celów służbowych, niewprowadzonych do ewidencji środków trwałych, to podlegający odliczeniu VAT naliczony nie stanowi kosztu uzyskania przychodów. W takiej sytuacji wydatki te powinny być uwzględnione w limicie kilometrówki w kwocie netto. Natomiast gdy zgodnie z przepisami o VAT podatnikowi nie przysługuje prawo do odliczenia VAT od wydatków związanych z używaniem przedmiotowych samochodów, to ten niepodlegający odliczeniu VAT naliczony stanowi koszt podatkowy, ale z uwzględnieniem limitu kilometrówki. Jest to bowiem wydatek związany z używaniem samochodów osobowych do celów służbowych, niewprowadzonych do ewidencji środków trwałych.

Przypominamy, że ewidencja przebiegu pojazdu nie stanowi dowodu księgowego. Ma ona znaczenie wyłącznie dla określenia limitu wydatków związanych z używaniem samochodu, czyli granicy, do jakiej wydatki te stanowić mogą koszt uzyskania przychodu. Jednak nawet w granicach przewidzianego limitu wydatki podatnika faktycznie poniesione związane z używaniem samochodu wymagają udokumentowania i powinny być wpisane w księgach rachunkowych na podstawie odpowiednich dowodów księgowych. Takimi dowodami mogą być faktury, rachunki, a w niektórych sytuacjach paragony.