Ustalenie wartości początkowej samochodu osobowego zaliczonego do środków trwałych

Jednostka nabyła samochód osobowy i zaliczyła go do środków trwałych. Jakie wydatki wpływają na jego wartość początkową? Czy koszty ubezpieczenia samochodu osobowego poniesione przed oddaniem tego samochodu do używania zwiększą jego wartość początkową?

Środki trwałe ujmuje się w księgach rachunkowych w ich wartości początkowej. Dla środków trwałych pozyskanych w drodze kupna, za wartość początkową przyjmuje się cenę ich nabycia. Według ogólnej definicji ceny nabycia określonej w art. 28 ust. 2 ustawy o rachunkowości jest nią cena zakupu składnika aktywów obejmująca kwotę należną sprzedającemu, bez podlegających odliczeniu podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego, powiększona o koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem składnika aktywów do stanu zdatnego do używania lub wprowadzenia do obrotu, łącznie z kosztami transportu, jak też załadunku, wyładunku, składowania lub wprowadzenia do obrotu, a obniżona o rabaty, opusty, inne podobne zmniejszenia i odzyski. Cena nabycia środków trwałych obejmuje ponadto - na podstawie art. 28 ust. 8 ustawy o rachunkowości - ogół kosztów poniesionych przez jednostkę za okres budowy, montażu, przystosowania i ulepszenia, do dnia bilansowego lub przyjęcia do używania, w tym także koszt obsługi zobowiązań zaciągniętych w celu ich finansowania i związane z nimi różnice kursowe, pomniejszony o przychody z tego tytułu. Istotne jest zatem określenie daty przyjęcia środka trwałego (tutaj: samochodu osobowego) do używania, ponieważ wszystkie koszty poniesione w celu doprowadzenia środka trwałego do stanu używalności przed wprowadzeniem do używania zwiększą jego wartość początkową. Przy ustalaniu wartości początkowej nowego samochodu osobowego, zaliczanego do środków trwałych, powinno się uwzględniać przykładowo opłatę za dowód rejestracyjny i tablice rejestracyjne.

Ponadto należy również pamiętać o ograniczeniach w zakresie odliczenia VAT z faktury dokumentującej zakup samochodu, wynikających z przepisów ustawy o VAT. Jeżeli bowiem zakupiony przez jednostkę samochód osobowy będzie wykorzystywany zarówno do celów działalności gospodarczej, jak i do celów prywatnych, to przy ustaleniu kwoty VAT podlegającego odliczeniu należy uwzględnić przepisy art. 86a ust. 1 i 2 ustawy o VAT. Wprowadzają one ograniczenie w odliczeniu podatku naliczonego w odniesieniu do wszystkich wydatków dotyczących pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony przeznaczonych do użytku mieszanego, tj. wykorzystywanych zarówno do celów działalności gospodarczej, jak i do celów prywatnych podatnika, jego pracowników lub innych osób. Wykorzystując zakupiony pojazd samochodowy do tzw. celów mieszanych, można odliczyć 50% podatku naliczonego przy jego nabyciu.

Kwota VAT związanego z zakupem samochodu osobowego w części, która na podstawie art. 86a ust. 1 ustawy o VAT nie podlega odliczeniu, zwiększa wartość początkową tego samochodu.

W przypadku gdy samochód osobowy będzie wykorzystywany wyłącznie do celów firmowych, powyższe ograniczenie nie ma zastosowania (przysługuje pełne odliczenie). Wynika to z treści art. 86a ust. 3 ustawy o VAT. Należy jednak zauważyć, iż pojazdy są uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika tylko wtedy, gdy:

1) sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą, lub

2) konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z tą działalnością jest nieistotne.

Podatnik wykorzystujący wyłącznie do działalności gospodarczej pojazdy samochodowe, dla których ma obowiązek prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, zobowiązany jest złożyć naczelnikowi urzędu skarbowego informację o tych pojazdach na formularzu VAT-26 (por. art. 86a ust. 12 ustawy o VAT). Dopiero spełnienie wszystkich omówionych powyżej warunków umożliwia odliczenie pełnego podatku naliczonego przy zakupie samochodu osobowego.

Co ważne, do kosztów, które mogą stanowić element wartości początkowej samochodu osobowego, nie zalicza się wydatków na jego ubezpieczenie (OC, AC i NNW), nawet jeżeli zostały poniesione przed przyjęciem tego samochodu do używania (przed wprowadzeniem do ewidencji bilansowej środków trwałych). Nie ma przy tym znaczenia czy jest to ubezpieczenie dobrowolne, czy też obowiązkowe. Fakt zawarcia ubezpieczenia komunikacyjnego nie warunkuje uznania samochodu za kompletny i zdatny do używania.