Obowiązek złożenia sprawozdania finansowego do KRS

Sporządziliśmy i zatwierdziliśmy sprawozdanie finansowe za 2016 r. W jakim terminie oraz jakie dokumenty powinniśmy przekazać do KRS? Wniosek do KRS chcemy złożyć w formie papierowej.

Obowiązek złożenia rocznego sprawozdania finansowego wraz z odpowiednimi dokumentami we właściwym rejestrze sądowym wynika z art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Dotyczy on jednostek gospodarczych wpisanych do tego rejestru, np.: spółek z o.o., spółek akcyjnych, spółek komandytowych, spółek komandytowo-akcyjnych, spółek jawnych, partnerskich, spółdzielni.

W Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) należy złożyć następujące dokumenty:

1) roczne sprawozdanie finansowe,

2) opinię biegłego rewidenta, jeżeli sprawozdanie podlegało badaniu,

3) odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty,

4) sprawozdanie z działalności - dotyczy jednostek określonych w art. 49 ust. 1 ustawy o rachunkowości (o ile jednostki te nie korzystają z uproszczeń przewidzianych dla jednostek mikro lub małych w tym względzie).

Wzmianka o złożeniu do KRS rocznego sprawozdania finansowego jest przekazywana bezpośrednio do publikacji w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Kierownik jednostki wpisanej do KRS powinien złożyć do rejestru roczne sprawozdanie finansowe wraz z odpowiednimi dokumentami w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego. Natomiast zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego przez organ zatwierdzający powinno nastąpić nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego (por. art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Przykładowo, gdy sprawozdanie finansowe za 2016 r. zostało zatwierdzone 20 kwietnia 2017 r., to należy je złożyć do KRS do 5 maja 2017 r.

Obowiązek złożenia do KRS dotyczy również rocznych sprawozdań finansowych, które nie zostały zatwierdzone w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego. Na podstawie art. 69 ust. 2 ustawy o rachunkowości, sprawozdania takie należy złożyć do KRS dwukrotnie, tj.:

a) w ciągu 15 dni po upływie terminu do zatwierdzenia, a także

b) w ciągu 15 dni po ich zatwierdzeniu razem z dokumentami, o których mowa w art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Istotne jest, że w jednostkach, które rozpoczęły działalność w pierwszej połowie roku, a za rok obrotowy przyjęły rok kalendarzowy, pierwszym rocznym sprawozdaniem finansowym podlegającym wpisowi do rejestru jest sprawozdanie obejmujące okres od dnia rozpoczęcia działalności do końca roku kalendarzowego. Takie stanowisko przyjął Sąd Najwyższy w uchwale z dnia 24 kwietnia 2014 r., sygn. akt III CZP 15/14.

W celu wywiązania się z obowiązku złożenia rocznego sprawozdania finansowego, wraz z wymienionymi wcześniej dokumentami w KRS należy złożyć formularz KRS-Z30 "Wniosek o zmianę wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym - sprawozdania finansowe i inne dokumenty" (w sytuacji gdy złożenie sprawozdania nie jest połączone z wnioskiem o zmianę danych podmiotu w KRS).

Jeżeli złożenie rocznego sprawozdania finansowego połączone jest z wnioskiem o zmianę danych podmiotu (np. w zakresie składu wspólników), to podstawą wniosku jest druk KRS-Z1 (dla spółki jawnej, komandytowej oraz partnerskiej), KRS-Z2 (dla spółki komandytowo-akcyjnej) albo KRS-Z3 (dla spółki z o.o. i akcyjnej). Załącznikiem do nich jest KRS-ZN "Sprawozdania finansowe i inne dokumenty" (odnoszący się do sprawozdania finansowego) i ewentualnie inne właściwe załączniki.

Składając wniosek w sądzie rejestrowym, wnioskodawca musi pamiętać o uiszczeniu opłat od wniosku. Za złożenie sprawozdania finansowego, gdy nie jest połączone z wnioskiem o zmianę danych podmiotu w KRS, uiszcza się opłatę w kwocie 140 zł (w tym: opłata sądowa - 40 zł oraz opłata za publikację w MSiG - 100 zł). Jeżeli złożenie rocznego sprawozdania finansowego połączone jest z wnioskiem o zmianę danych podmiotu, to uiszcza się opłatę w kwocie: 350 zł (w tym opłata sądowa - 250 zł oraz opłata za publikację w MSiG - 100 zł).

Opłaty za złożenie wniosku do KRS zalicza się w roku ich poniesienia do kosztów działalności operacyjnej, zapisem:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Podatki i opłaty) lub konto 55 "Koszty zarządu",

- Ma konto 10 "Kasa" lub 13-0 "Rachunek bieżący".

Sankcje za niedopełnienie obowiązków związanych ze złożeniem rocznego sprawozdania finansowego w KRS zawarto w art. 79 pkt 4 ustawy o rachunkowości, w świetle którego, kto wbrew przepisom ustawy m.in. nie składa sprawozdania finansowego lub sprawozdania z działalności we właściwym rejestrze sądowym, podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności.