Obowiązki spółki z o.o. w likwidacji wynikające z ustawy o rachunkowości

W trakcie likwidacji spółki obowiązki kierownika jednostki przejmuje jej likwidator. Wynika to z treści art. 3 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości. Ponadto na podstawie art. 280 K.s.h. do likwidatorów stosuje się przepisy dotyczące członków zarządu, chyba że przepisy Kodeksu spółek handlowych, odnoszące się do rozwiązania i likwidacji spółki, stanowią inaczej.

Oznacza to m.in., że likwidatorzy są odpowiedzialni za wykonywanie wszystkich obowiązków, w tym z tytułu nadzoru, w zakresie rachunkowości, tj. odpowiadają za prowadzenie ksiąg rachunkowych, ustalanie stanu aktywów i pasywów oraz sporządzanie rocznego sprawozdania finansowego jednostki w likwidacji.

Z art. 12 ust. 2 ustawy o rachunkowości wynika obowiązek zamknięcia ksiąg rachunkowych m.in. na dzień:

• kończący rok obrotowy,
   
• zakończenia działalności jednostki, w tym również jej sprzedaży, zakończenia likwidacji lub postępowania upadłościowego, o ile nie nastąpiło jego umorzenie,
   
• poprzedzający dzień postawienia jednostki w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości.

Zamknięcie ksiąg rachunkowych powinno nastąpić nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia zaistnienia wymienionych zdarzeń.

Z obowiązkiem zamknięcia ksiąg rachunkowych wiąże się - wynikający z przepisów art. 45 ust. 1 ustawy o rachunkowości - obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego składającego się z bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej, obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia.

Zwracamy uwagę, że dla jednostek znajdujących się w likwidacji ustawa o rachunkowości przewiduje szczególny sposób prezentacji danych w sprawozdaniu finansowym. We wprowadzeniu do sprawozdania finansowego jednostki wskazują, że sprawozdanie zostało sporządzone przy braku kontynuacji działania, podają również datę postawienia spółki w stan likwidacji. W bilansie sporządzanym na inny dzień niż kończący rok obrotowy (np. na dzień poprzedzający postawienie spółki w stan likwidacji) - wykazuje się stany aktywów na ten dzień (dane sprawozdawcze) oraz na dzień kończący rok obrotowy bezpośrednio poprzedzający ten rok (dane porównawcze) - zob. art. 46 ust. 1a ustawy o rachunkowości. W rachunku zysków i strat sporządzanym za inny okres sprawozdawczy niż rok obrotowy - wykazuje się oddzielnie przychody, koszty, zyski i straty oraz obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego za bieżący okres sprawozdawczy oraz analogiczny okres sprawozdawczy poprzedniego roku obrotowego (zob. art. 47 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Oznacza to, że sporządzając taki rachunek zysków i strat, zaprezentowanie w nim danych za analogiczny okres roku ubiegłego może być utrudnione i poprzedzone odpowiednimi wyliczeniami doprowadzającymi to sprawozdanie do porównywalności. Dane przyjęte do tego sprawozdania nie zawsze mogą więc wynikać wprost z ksiąg rachunkowych poprzedniego roku obrotowego, dlatego też wskazane jest posiadać przejrzystą i staranną dokumentację potwierdzającą dokonane wyliczenia.

Druki sprawozdań finansowych dostępne są w serwisie www.druki.gofin.pl w zakładce Rachunkowość

Postawienie spółki z o.o. w stan likwidacji oznacza, że nie jest zasadne założenie o kontynuowaniu przez nią działalności. Zatem jednostka likwidowana, w przeddzień postawienia jej w stan likwidacji - w myśl art. 29 ust. 1 i 2a ustawy o rachunkowości - powinna:

1) wycenić aktywa po cenach sprzedaży netto możliwych do uzyskania, nie wyższych od cen ich nabycia albo kosztów wytworzenia, pomniejszonych o dotychczasowe odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe, a także odpisy z tytułu trwałej utraty wartości,

2) utworzyć rezerwę na przewidywane dodatkowe koszty i straty spowodowane zaniechaniem lub utratą zdolności do kontynuowania działalności,

3) odnieść na kapitał z aktualizacji wyceny różnice powstałe w wyniku wyceny po cenach sprzedaży netto oraz utworzenia rezerwy.

Kwoty aktualizujące wartość aktywów ujmuje się zapisem:

Natomiast utworzenie rezerwy na przewidywane koszty i straty spowodowane likwidacją jednostki księguje się zapisem:

Poza rezerwą utworzoną na przewidywane koszty związane z likwidacją, jeśli jest taka potrzeba, można także utworzyć rezerwy, o których mowa w art. 35d ustawy o rachunkowości. Tego rodzaju rezerwy zalicza się odpowiednio do pozostałych kosztów operacyjnych, kosztów finansowych zależnie od okoliczności, z którymi wiążą się przyszłe zobowiązania.

Przykład

I. Założenia:

1. Przed sporządzeniem bilansu zamknięcia spółka z o.o. postawiona w stan likwidacji przeprowadziła inwentaryzację oraz wyceniła aktywa po cenie sprzedaży netto zgodnie z wymaganiami określonymi w art. 29 ustawy o rachunkowości, w wyniku których:
    
   a) różnica z wyceny środka trwałego wynosi: 12.000 zł (tj. wartość księgowa środka trwałego: 51.000 zł minus możliwa do uzyskania cena sprzedaży netto: 39.000 zł),
    
   b) ujawniono niedobór towarów w kwocie: 650 zł, który uznano za niezawiniony.
    
2. Spółka utworzyła rezerwę na przewidywane koszty i straty spowodowane likwidacją w kwocie: 39.000 zł.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

Salda kont wykazane w bilansie zamknięcia sporządzonym na dzień poprzedzający otwarcie likwidacji będą stanowiły podstawę sporządzenia bilansu otwarcia spółki z o.o. w likwidacji.

W myśl art. 12 ust. 1 ustawy o rachunkowości, na dzień rozpoczęcia likwidacji należy otworzyć księgi rachunkowe - w ciągu 15 dni od zaistnienia tego zdarzenia. Po otwarciu ksiąg rachunkowych przez spółkę z o.o. "w likwidacji" jest ona obowiązana składniki kapitału własnego połączyć w jeden kapitał podstawowy, zmniejszając go o udziały własne. Wynika to z art. 36 ust. 3 pkt 2 ustawy o rachunkowości.