Zapis techniczny stosowany w praktyce dla zachowania czystości obrotów na kontach
| Na czym polega zapis techniczny i kiedy się go stosuje? |
W ustawie o rachunkowości nie występuje pojęcie zapisu technicznego. Niemniej jednak zapis techniczny stosowany jest w praktyce, przede wszystkim w sytuacji, gdy na skutek korekty błędnych zapisów na kontach - obroty na tych kontach mogą dostarczać fałszywych informacji o przebiegu operacji gospodarczej i o sytuacji samej jednostki.
Zasadniczo błędy księgowe mogą pojawiać się na dokumentach księgowych, które stanowią podstawę zapisu, w samych zapisach dokonanych w urządzeniach księgowych, jak również na dodatkowych zestawieniach pomocniczych, czy kontrolnych. Błędy występujące na dokumentach księgowych dotyczą najczęściej treści tych dokumentów lub błędów rachunkowych. Z kolei błędne zapisy dokonane w urządzeniach księgowych mogą powstać w wyniku:
- zaksięgowania operacji gospodarczej na dwóch niewłaściwych kontach,
- zaksięgowania operacji na właściwych kontach, ale w niewłaściwej kwocie,
- pominięcia zapisu księgowego,
- zaksięgowania operacji na jednym właściwym koncie, a na drugim niewłaściwym,
- ujęcia jednej operacji dwukrotnie.
Zapisu technicznego dokonuje się po obu stronach tego samego konta w tej samej kwocie z tym samym znakiem (- lub +). Celem tego zapisu jest zachowanie czystości obrotów na koncie księgowym oraz przywrócenie jego pierwotnego charakteru - jeśli np. w wyniku korekty błędnych zapisów konto kosztów wykazuje obroty po stronie Ma, bądź konto przychodów wykazuje obroty po stronie Wn.
| Zastosowanie zapisu technicznego w odniesieniu do korekty kosztów |
Przykład
I. Założenia:
- Jednostka prowadzi księgi rachunkowe przy użyciu komputera. Do ewidencji kosztów działalności operacyjnej stosuje konta zespołu 4 i 5.
- W lutym 2017 r. ujęła w księgach rachunkowych koszt archiwizacji danych w wysokości: 12.000 zł, zamiast: 1.200 zł, która była kwotą wynikającą z faktury. W wyniku błędu zostały zawyżone koszty usług obcych (zespół 4) oraz koszty zarządu (zespół 5) o kwotę: 10.800 zł.
- Jednostka skorygowała błędny zapis, poprzez zmniejszenie kosztów na kontach zapisem dodatnim oraz dla zachowania czystości obrotów wprowadziła ujemny zapis techniczny. Zapisy te ujęto w księgach rachunkowych marca 2017 r.
- Dla uproszczenia dekretację oraz księgowania dotyczące lutego i marca przedstawiono łącznie.
II. Dekretacja:
| Opis operacji | Kwota | Konto | |
| Wn | Ma | ||
| 1. FZ - zaliczenie usługi archiwizacji w ciężar kosztów (pominięto ewidencję zobowiązania wobec dostawcy oraz VAT, zakładamy że w tej części ewidencja była prawidłowa): | |||
| a) obciążenie kosztów usług obcych (zespół 4) | 12.000 zł | 40-2 | 30 |
| b) obciążenie kosztów zarządu (zespół 5) | 12.000 zł | 55 | 49 |
| 2. PK - korekta błędnych zapisów zapisami dodatnimi: | |||
| a) korekta kosztów rodzajowych | 10.800 zł | 30 | 40-2 |
| b) korekta kosztów zespołu 5 | 10.800 zł | 49 | 55 |
| 3. PK - zapisy techniczne dla zachowania czystości obrotów na kontach kosztów: | |||
| a) koszty rodzajowe (zespół 4) | - 10.800 zł | 40-2 | 40-2 |
| b) koszt zespołu 5 | - 10.800 zł | 55 | 55 |
| c) na koncie "Rozliczenie kosztów" | - 10.800 zł | 49 | 49 |
III. Księgowania:
Na przykładzie widać, że zapis techniczny zniwelował obroty Ma na kontach kosztów, a obroty Wn tych kont odzwierciedlają w księgach rachunkowych prawidłową wysokość kosztów archiwizacji.
| Zastosowanie zapisu technicznego w przypadku korekty przychodów |
Przykład
I. Założenia:
- Jednostka usługowa w styczniu 2017 r. zaksięgowała przez pomyłkę przychody ze sprzedaży usług w wysokości: 64.000 zł na dobro pozostałych przychodów operacyjnych, zamiast na konto przeznaczone do ewidencji przychodów ze sprzedaży produktów.
- Korekty błędnego księgowania jednostka dokonała w księgach lutego 2017 r., zapisem korygującym dodatnim i jednocześnie zastosowała ujemny zapis techniczny w celu zachowania czystości obrotów na kontach.
II. Dekretacja:
|
Opis operacji |
Kwota | Konto | |
| Wn | Ma | ||
| 1. PK - korekta błędnego księgowania przychodów ze sprzedaży usług | 64.000 zł | 76-0 | 70-0 |
| 2. PK - zapis techniczny ujemny zastosowany dla zachowania czystości obrotów na koncie 76-0 | - 64.000 zł | 76-0 | 76-0 |
III. Księgowania:
| Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz, wejdź do serwisu | ||
| www.PrzewodnikKsiegowego.pl » |
Serwis Głównego Księgowego
Gazeta Podatkowa
z obszernym komentarzem »
Firma »
Aplikacja mobilna dla Księgowych »
Księgowego,Kadrowego,VAT »
Serwisy internetowe »
Pobierz darmową aplikację »
Posłuchaj »
Terminarz
DRUKI
Darmowe druki aktywne
KALKULATORY
Narzędzia księgowego i kadrowego
PRZEPISY
Ustawy, rozporządzenia - teksty ujednolicone
Forum - Rachunkowość
Forum aktywnych księgowych
| ||||||||||||
|
||||||||||||