Potwierdzenia sald należności

1) W naszych księgach rachunkowych figurują salda należności od osób fizycznych, w tym od klientów nieprowadzących działalności gospodarczej. Czy potwierdzać salda z osobami fizycznymi? 

Jak wynika z art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości, należności, w tym z tytułu pożyczek, inwentaryzuje się drogą uzyskania od kontrahentów potwierdzeń wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów, tj. potwierdzenia salda. Jednak inwentaryzację należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych przeprowadza się drogą porównania danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji ich wartości. Podobnie inwentaryzuje się należności sporne i wątpliwe, należności i zobowiązania z tytułów publicznoprawnych oraz takie, których uzgodnienie z uzasadnionych przyczyn nie było możliwe (art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy).

Jeśli więc chodzi o należności i zobowiązania wobec osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, właściwą drogą inwentaryzacji będzie weryfikacja. Podobnie należy postąpić z należnościami i zobowiązaniami wobec osób fizycznych będących przedsiębiorcami, które nie prowadzą ksiąg rachunkowych - a np. podatkową księgę przychodów i rozchodów albo opłacają zryczałtowany podatek dochodowy w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Natomiast w odniesieniu do należności od osób fizycznych, które są przedsiębiorcami, ale podatnik nie wie, jakie księgi prowadzą, oraz w odniesieniu do pozostałych przedsiębiorców, należy postarać się uzyskać uzgodnienie salda. Trzeba więc wysłać do kontrahentów pismo z prośbą w tej sprawie. Odesłanie przez nich pisma z potwierdzeniem salda lub wskazaniem rozbieżności pozwala zinwentaryzować należność u wierzyciela i zobowiązanie u dłużnika.

W przypadku gdyby osoba fizyczna, do której skierowano takie pismo, nie prowadziła ksiąg rachunkowych lub innej ewidencji umożliwiającej porównanie salda, prawdopodobnie odeśle pismo z taką informacją. Wtedy inwentaryzację należności trzeba przeprowadzić drogą weryfikacji - może to zrobić wyznaczony pracownik księgowości. Przy braku odpowiedzi na pismo w sprawie potwierdzenia salda należności i braku zapłaty w określonym terminie, należy podjąć próbę telefonicznego lub innego skontaktowania się z dłużnikiem w celu wyjaśnienia powodu nieprzesłania potwierdzenia. Taka sytuacja może świadczyć o tym, że wystąpi problem z wyegzekwowaniem długu, bo np. należność jest przez dłużnika kwestionowana, ma on problemy finansowe lub jego firma przestała istnieć.

2) Obecnie dużo łatwiej, szybciej i taniej niż w formie listu tradycyjnego jest uzyskać kontakt z kontrahentami poprzez e-mail. Czy potwierdzenia sald należności można wysyłać e-mailem?

Ustawa o rachunkowości nie precyzuje szczegółowych zasad przeprowadzenia inwentaryzacji, w tym konkretnej formy potwierdzania sald należności. W gestii kierownika jednostki należy opracowanie szczegółowej instrukcji inwentaryzacyjnej, określającej reguły dokonywania inwentaryzacji w danej jednostce, oraz zarządzenia w sprawie przeprowadzania inwentaryzacji na dany rok. Wysyłanie e-mailem próśb o potwierdzenie salda, jeśli dopuszczają to przepisy wewnętrzne jednostki, powoduje, że takie potwierdzenia będą otrzymywane także drogą e-mailową.

Biorąc pod uwagę cel inwentaryzacji - ma ona służyć ustaleniu rzetelnego obrazu jednostki poprzez potwierdzenie faktycznego (realnego) stanu aktywów i pasywów - ważne jest, by informacje zwrotne uzyskane podczas jej przeprowadzania były wiarygodne. Warunek ten bezdyskusyjnie spełnia potwierdzenie salda należności uzyskane e-mailem zaopatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym odpowiedniej osoby z firmy kontrahenta. W przypadku braku takiego podpisu na potwierdzeniu salda otrzymanym e-mailem, można uznać należność za prawidłowo zinwentaryzowaną, jeśli pozytywnie oceniono wiarygodność zawartych w nim informacji.

3) Czy w myśl ustawy o rachunkowości jednostka ma obowiązek wysyłać potwierdzenia sald kontrahentom, których salda są zerowe?

Zerowe saldo rozrachunków z kontrahentem oznacza, że jednostka na dany dzień nie ma należności od niego. Przyjmując dosłownie brzmienie przepisów ustawy o rachunkowości, nie występują zatem aktywa, które powinny zostać poddane inwentaryzacji rocznej.

Jednak warto potwierdzać salda zerowe w celu sprawdzenia, czy należności zostały rzeczywiście uregulowane i rozliczone saldo jest prawidłowe. Jest to szczególnie uzasadnione w przypadku kontrahentów, z którymi w ciągu roku występuje duża ilość transakcji oraz gdy powtarzają się te same kwoty. Pozwoli to wykryć ewentualne błędy.

4) W sytuacji gdy nie otrzymamy odpowiedzi na potwierdzenia sald od niektórych dłużników i nie wszyscy wierzyciele wystąpią do nas z prośbą o potwierdzenie stanu naszych zobowiązań, powinniśmy zinwentaryzować je w drodze weryfikacji. Do kiedy w takiej sytuacji powinniśmy przeprowadzić tę weryfikację?

Inwentaryzacji należności i zobowiązań drogą weryfikacji dokonuje się, gdy nie można ich zinwentaryzować poprzez potwierdzenie sald, ponieważ m.in. kontrahent nie wystąpił o potwierdzenie stanu swoich należności lub nie odpowiedział na prośbę o potwierdzenie salda należności wysłanego przez jednostkę. Taka sytuacja może wystąpić w przypadku podmiotów lub osób, które nie mają obowiązku stosowania przepisów ustawy o rachunkowości, np. prowadzących księgę podatkową (art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości).

Weryfikację sald przeprowadza się według stanu na ostatni dzień roku obrotowego. Rozliczenia wyników inwentaryzacji należy dokonać w księgach tego roku, na który przypadał jej termin (art. 27 ust. 2 ustawy o rachunkowości).

Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco m.in. jeśli zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej za rok obrotowy jest sporządzane nie później niż do 85. dnia po dniu bilansowym (art. 24 ust. 5 pkt 2 ustawy o rachunkowości). Zatem gdy rok obrotowy jednostki jest tożsamy z rokiem kalendarzowym, to zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej za 2016 r. trzeba sporządzić do 26 marca 2017 r. Zakończenie inwentaryzacji drogą weryfikacji według stanu na 31 grudnia 2016 r. powinno więc nastąpić do 26 marca 2017 r. Kierownik jednostki wyznacza termin, do którego ustala się stan należności i zobowiązań w drodze potwierdzeń sald. Określając tę datę uwzględnia czas na przeprowadzenie inwentaryzacji poprzez weryfikację stanu tych należności i zobowiązań, których ustalenie w drodze potwierdzenia sald nie było możliwe.