Wskazówki KSR dotyczące inwentaryzacji zapasów

Komitet Standardów Rachunkowości wydał niedawno stanowisko w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów (Dz. Urz. Min. Fin. z 2016 r. poz. 55). Ma ono pomóc księgowym w przeprowadzaniu i rozliczaniu spisu z natury tych składników majątku. Standard zawiera wiele ciekawych wskazówek, z których kilka przytoczono poniżej.

Rozpoczęcie spisu z natury

Według wskazówek Komitetu (pkt 44 stanowiska KSR), spis z natury zapasów rzeczowych składników majątku rozpoczyna się po upewnieniu się, że:

• zespoły spisowe są w kompletnym składzie, otrzymały za pokwitowaniem w zestawieniu kontrolnym wystarczającą liczbę odpowiednio oznakowanych dokumentów (np. arkuszy) spisowych i niezbędne wyposażenie,
   
• są obecne osoby odpowiedzialne za zapasy będące przedmiotem spisu i osoby te złożyły księgowemu pisemne oświadczenia, że wszystkie dowody przychodu i rozchodu objętych spisem zapasów zostały im przekazane, a na oświadczeniu podano numery lub inne znamiona ostatnich dowodów przychodu i rozchodu,
   
• dane o stanie ilościowym zapasów objętych spisem są niedostępne zespołom spisowym.

Spis z natury polega na ustaleniu drogą pomiaru ilościowego stanu zapasów, ocenie ich jakości i zapisaniu tych ustaleń w arkuszu spisowym lub na innym nośniku danych utrwalającym wyniki spisu. Stan ilościowy każdego składnika zapasów ustala się stosownie do jego charakteru przez liczenie (sztuki), ważenie, pomiar długości, powierzchni lub objętości z użyciem odpowiednich urządzeń pomiarowych.

Pomiar szacunkowy

Jeżeli pomiar stanu zapasów drogą przeliczenia, zważenia lub ustalenia objętości, jest niewykonalny, nieopłacalny lub uciążliwy (przesypywanie, przeważenie, przetransportowanie), a zarazem obarczony błędem, ponieważ zapasy są przechowywane na otwartym terenie, materiały sypkie mogą zmieniać swoje rozmiary (objętość, wagę) w zależności od okresu ich składowania, warunków atmosferycznych, stosuje się pomiar szacunkowy angażując do jego przeprowadzenia odpowiednich fachowców. Jest on stosowany, w szczególności do ustalenia zapasów składowanych w hałdach lub stertach na otwartym terenie (np. węgiel, piasek), w dużych zbiornikach, na przykład w silosach (np. cement, ziarno) czy cysternach (np. paliwa płynne, oleje).

Przy pomiarze szacunkowym wyznacza się akceptowaną (dopuszczalną) niedokładność pomiaru. W zarządzeniu kierownika w sprawie inwentaryzacji lub w instrukcji inwentaryzacyjnej jednostki określa się:

• asortymenty zapasów, których stan ustala się drogą pomiaru szacunkowego,
   
• akceptowany, w związku z niedokładnością techniki szacowania, przedział różnicy między stanem ustalonym drogą pomiaru szacunkowego a stanem ewidencyjnym (pkt 53 i 54 stanowiska KSR).

Zapasy w opakowaniach zbiorczych

Ustalenie ilości zapasów znajdujących się w oryginalnych, zamkniętych i nienaruszonych opakowaniach fabrycznych (dostawcy), np. kartonach, paletach, workach, beczkach, wymagałoby otwarcia opakowań zbiorczych, co byłoby nieekonomiczne. Z tego powodu pomiar stanu takich zapasów polega na przeliczeniu liczby opakowań zbiorczych i przemnożeniu jej przez podaną na nich deklarowaną zawartość pojedynczego opakowania, po uprzednim upewnieniu się (na podstawie wyrywkowego przeliczenia jednego lub kilku opakowań), że z dużym prawdopodobieństwem stan deklarowany na każdym opakowaniu odpowiada rzeczywistemu (pkt 52 stanowiska KSR).

Spis z natury z pomocą skanerów

Informatyczne wspomaganie inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury może polegać m.in. na przeprowadzaniu spisu za pomocą mobilnych urządzeń - skanerów, pod warunkiem uprzedniego oznaczenia składników zapasów stanowiących przedmiot spisu odpowiednimi kodami identyfikującymi. W takim przypadku przed przystąpieniem do spisu niezbędne jest uzgodnienie danych o zapasach zapisanych w skanerach z centralną bazą danych (bieżącą ewidencją księgową) i autoryzacja członków zespołu spisowego, aby umożliwić im korzystanie ze skanerów. Uzgodnienie dotyczy symboli (indeksów) składników zapasów, jednostek miary i ewentualnie opisu ich cech i lokalizacji, jeżeli są one weryfikowane podczas spisu. W czasie spisu zespół spisowy skanuje kody i weryfikuje odczytane przez skaner dane o spisywanym składniku zapasów, np. jego cechy zewnętrzne, termin przydatności, umiejscowienie w magazynie.

Po zakończeniu spisu wynik skanowania jest przekazywany do centralnego systemu informatycznego w celu sporządzenia arkuszy spisowych lub równoważnych im dokumentów. Ujawnione w trakcie spisu składniki zapasów o kodach nieujętych w bazie danych skanerów lub pozbawione kodu są spisywane według ogólnych zasad na papierowym arkuszu spisowym. Dokumenty spisowe są podpisywane elektronicznie albo tradycyjnie w zależności od przyjętego w systemie sposobu autoryzacji (pkt 69-71 stanowiska KSR).

Spis z natury zlecony obcej jednostce

Jeśli spis z natury zapasów jest przeprowadzany przez podmiot zewnętrzny, umowa o przeprowadzenie inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury, zawarta z podmiotem zewnętrznym, powinna określać co najmniej wymagania co do jej zakresu, przedmiotu, daty spisu, daty rozpoczęcia i zakończenia czynności spisowych, sposobu prezentacji wyników spisu (rodzaje dokumentów).

Jeżeli zleconą podmiotowi zewnętrznemu inwentaryzację zapasów drogą spisu z natury wykonuje biuro rachunkowe prowadzące księgi rachunkowe zleceniodawcy, należy zapewnić, aby osoby wykonujące czynności spisowe nie były bezpośrednio zaangażowane w prowadzenie ksiąg rachunkowych zleceniodawcy, a w szczególności, aby nie posiadały dostępu do informacji o stanach ewidencyjnych zapasów.

Kierownik jednostki, który zlecił podmiotowi zewnętrznemu spis z natury zapasów, musi także w tej sytuacji powołać komisję inwentaryzacyjną (lub komisarza spisowego). Jednostka ma bowiem obowiązek nadzorować przebieg spisu, aby upewnić się co do rzetelności jego wyników.

Zlecenie spisu z natury firmie zewnętrznej nie zwalnia kierownika jednostki z odpowiedzialności za spis z natury (pkt 26-29 stanowiska KSR).