Wątpliwości związane z inwentaryzacją drogą uzgodnienia sald

Otrzymaliśmy od naszego kontrahenta prośbę o potwierdzenie sald. Po analizie wzajemnych rozrachunków stwierdziliśmy jednak, że salda nasze są niezgodne. Co napisać na potwierdzeniu salda w takim przypadku?

W procesie potwierdzania sald uczestniczy zarówno wierzyciel, jak i dłużnik. Mimo że to do wierzyciela należy inicjatywa wysłania potwierdzenia salda dłużnikowi, to jednak do otrzymanego od wierzyciela "potwierdzenia sald" dłużnik powinien się ustosunkować.

Jeśli saldo i pozycje, które się na nie składają, wykazane przez wierzyciela na dokumencie potwierdzenia sald, są zgodne z zapisami i dowodami księgowymi w księgach rachunkowych dłużnika, to dłużnik powinien saldo potwierdzić, przykładowo umieszczając na części "B" potwierdzenia sald informację: "saldo zgodne", oraz zamieszczając datę i podpis osoby upoważnionej do jego podpisania w dalszej części druku.

Informacja zamieszczona na druku "Potwierdzenie salda" może przedstawiać się następująco: "saldo niezgodne, wymienione faktury zostały przez nas uregulowane przelewem bankowym w dniu ... r.". W dalszej części druku należy również zamieścić datę i podpis osoby upoważnionej do jego podpisania.

Dłużnik może też, na przykład na części potwierdzenia salda, którą zamierza odesłać do wierzyciela, umieścić jedynie informację: "saldo niezgodne". Specyfikację różnic należy wówczas załączyć na osobnej kartce lub w formie wydruku (zestawień) z własnego systemu księgowego.

Wysłaliśmy kontrahentowi potwierdzenie salda i nie otrzymaliśmy zwrotu. Czy w tej sytuacji możemy uznać, że nie zgłasza on zastrzeżeń i potraktować to saldo jako potwierdzone?

NIE. Ustawa o rachunkowości nie przewiduje tzw. milczącego potwierdzenia salda. Brak odpowiedzi dłużnika na wysłane przez wierzyciela pismo w sprawie uzgodnienia salda nie może być uznane za potwierdzenie tego salda przez kontrahenta (oznacza zatem saldo niepotwierdzone). Inwentaryzację takiej należności należy przeprowadzić drogą weryfikacji.

Czy potwierdza się salda zerowe?

Uzgodnienie i potwierdzenie salda zerowego na kontach rozrachunkowych odbiorców stanowi ważną informację dla wierzyciela. Oznacza bowiem, że należności zostały przez dłużników uregulowane. Jest to szczególnie uzasadnione w przypadku kontrahentów, z którymi w ciągu roku występuje duża ilość transakcji oraz gdy powtarzają się te same kwoty.

Jaka wartość podlega uzgodnieniu z kontrahentem w przypadku należności wyrażonych w walutach obcych - wyrażona w walucie obcej, czy po przeliczeniu na złote? Co z różnicami kursowymi powstałymi na dzień bilansowy?

Wykazanie na dokumencie "Potwierdzenie salda" należności po przeliczeniu na polskie złote, przy zastosowaniu różnych kursów walut, utrudniłoby uzgodnienie salda. Salda rozrachunków z kontrahentami zagranicznymi w walucie obcej podlegają co prawda na dzień bilansowy wycenie bilansowej, której efekty w postaci różnic kursowych wpływają na wynik finansowy jednostki oraz na stan należności (bądź zobowiązań) wykazywanych w bilansie, jednak różnice te nie stanowią przedmiotu uzgodnień z kontrahentem.

Wobec tego samego kontrahenta posiadamy jednocześnie należność i zobowiązanie z tytułu dostaw i usług. Czy w takiej sytuacji należy wysłać do niego potwierdzenie salda z zestawieniem obu tych kwot?

Jeśli jednostka posiada wobec tego samego kontrahenta jednocześnie należność i zobowiązanie, to warto, aby wysłała do niego potwierdzenie salda z zestawieniem obu tych kwot. W zależności od możliwości programu księgowego, stan należności i zobowiązań może być wydrukowany łącznie na jednym zestawieniu lub na oddzielnych wydrukach dla należności i dla zobowiązań.

Kto powinien podpisywać potwierdzenia sald?

Według orzeczeń Sądu Najwyższego potwierdzenie salda przerywa bieg przedawnienia należności, jeśli zostało dokonane przez osobę upoważnioną do składania oświadczeń woli w imieniu jednostki (dłużnika), tzn. upoważnioną do reprezentowania dłużnika "na zewnątrz". Bieg przedawnienia przerywa się bowiem przez uznanie roszczenia przez osobę, przeciwko której roszczenie przysługuje (art. 123 § 1 pkt 2 K.c.). Z reguły nie przerywają biegu przedawnienia potwierdzenia sald podpisane przez służby finansowo-księgowe dłużnika, jeśli osoby te nie są upoważnione do reprezentowania dłużnika w stosunkach zewnętrznych (por. wyrok Sądu Najwyższego z 23 sierpnia 2001 r., sygn. akt II CKN 103/99).

W nauce prawa wyrażane są w tej kwestii mniej restrykcyjne poglądy. Zgodnie z nimi podpisanie uznania salda przez pracownika służb finansowo-księgowych może przerwać przedawnienie, gdyż ten rodzaj uznania długu ma charakter oświadczenia wiedzy, a nie oświadczenia woli. Nie można wykluczyć, że sądy rozpatrujące spory podzielą to stanowisko.