Wątpliwości związane z przebiegiem i dokumentowaniem spisu z natury

Jakie aktywa inwentaryzuje się drogą spisu z natury?

Obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów wynika z art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości oraz pośrednio z art. 4 ust. 3 pkt 3 tej ustawy, gdyż rachunkowość każdej jednostki obejmuje między innymi okresowe ustalanie i sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów.

Drogą spisu z natury inwentaryzuje się:

1) środki pieniężne, zarówno krajowe jak i waluty obce, dewizy (za wyjątkiem tych zgromadzonych na rachunku bankowym),

2) papiery wartościowe w postaci materialnej,

3) rzeczowe składniki aktywów obrotowych (materiały, towary, produkty gotowe, półprodukty, opakowania, produkty w toku produkcji),

4) środki trwałe oraz nieruchomości zaliczane do inwestycji (jeżeli nie są inwentaryzowane drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami),

5) maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie,

6) znajdujące się w jednostce składniki aktywów będące własnością innych jednostek, powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetworzenia lub używania z powiadomieniem tych jednostek o wynikach spisu; przy czym obowiązek ten nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania.

Ustawa o rachunkowości nie zawiera szczegółowych wskazówek dotyczących przeprowadzenia inwentaryzacji drogą spisu z natury. Przy organizacji inwentaryzacji jednostka może skorzystać z wytycznych zawartych w stanowisku w sprawie inwentaryzacji.

W ilu egzemplarzach sporządza się arkusze spisu z natury? Czy jeden egzemplarz obowiązkowo przekazuje się osobie materialnie odpowiedzialnej?

Zazwyczaj arkusz spisu z natury sporządza się w dwóch egzemplarzach, z czego jeden otrzymuje dział finansowo-księgowy, a drugi (kopię) osoba odpowiedzialna materialnie (lub osoby materialnie odpowiedzialne, jeśli jest ich kilka). Wydanie kopii arkuszu spisu z natury powinno nastąpić również w każdym przypadku, gdy osoba materialnie odpowiedzialna za spisywane składniki tego zażąda. W przypadku inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej kopię arkusza wydaje się zarówno osobie przekazującej, jak i przejmującej.

Jak dokonuje się spisu obcych składników majątku?

Zapasy obce znajdujące się w jednostce, będące własnością innych podmiotów podlegają - w świetle art. 26 ust. 2 ustawy o rachunkowości - spisowi z natury w tych samych terminach i przy zastosowaniu takich samych czynności spisowych, jak zapasy własne. Ilościowe stany zapasów obcych ujmuje się jednak w odrębnych, przeznaczonych tylko dla nich, arkuszach spisowych. Zapasy obce nie są wyceniane. Jeżeli zapasy obce stanowią własność różnych podmiotów, wyniki spisu z natury wykazuje się w arkuszach spisowych oddzielnie dla każdego podmiotu. W przypadku zapasów w opakowaniach zbiorczych, spis polega wyłącznie na stwierdzeniu ilości i stanu tych opakowań. Arkusze spisowe zapasów obcych wypełnia się w dwóch egzemplarzach, a dodatkową kopię przekazuje właścicielowi zapasów. Jeżeli jest to zgodne z postanowieniami umowy, w spisie z natury mogą uczestniczyć pracownicy właściciela zapasów.

Przypominamy, iż w myśl art. 26 ust. 2 ustawy o rachunkowości obowiązek spisu z natury zapasów obcych nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania.

Czy podczas inwentaryzacji drogą spisu z natury trwającej kilka dni można prowadzić sprzedaż towarów?

Uzyskaniu bowiem wiarygodnych wyników spisu z natury sprzyja wyłączenie magazynów (pola spisowego) z działalności na czas spisu, dzięki czemu w trakcie spisu nie następują ani przychody, ani rozchody zapasów składowanych w danym magazynie (polu spisowym). Zasadne jest więc przeprowadzanie spisu w dni, kiedy jednostka jest nieczynna albo w godzinach nocnych.

Często się jednak zdarza, że jednostki z różnych przyczyn nie mogą sobie pozwolić na zamknięcie magazynów na okres spisu z natury, zwłaszcza gdy jest rozciągnięty w czasie na kilka dni.

Jeżeli nie jest możliwe wyłączenie magazynu (pola spisowego) z działalności, dobrą praktyką jest:

• utworzenie wyodrębnionego, tymczasowego (przejściowego) magazynu na dostawy (komory przyjęć), w którym do czasu ukończenia spisu są składowane przyjęte dostawy materiałów i towarów lub wytworzone wyroby gotowe i półprodukty; natomiast po zakończeniu spisu są one przenoszone na właściwe miejsce składowania, a ich przychód jest ujmowany w ewidencji księgowej zapasów,
   
• wcześniejsze pobranie z magazynu składników zapasów, które mogą być potrzebne do działalności w czasie przeprowadzania spisu,
   
• dopuszczenie do ewentualnego wydania z magazynu przez osobę odpowiedzialną - w porozumieniu z zespołem spisowym - zapasów na podstawie odpowiednio oznakowanych dowodów, z których wynika, czy rozchód nastąpił przed fizycznym dokonaniem spisu, czy po nim; odpowiednie adnotacje zamieszcza się w arkuszu spisowym, a dodatkową kopię dowodu rozchodu załącza się do arkusza.

W jaki sposób można poprawić błędny zapis na arkuszu spisu z natury?

Arkusz spisu z natury należy wypełniać w sposób uniemożliwiający modyfikację zapisów. Drobne pomyłki i błędy można poprawiać przez skreślenie dotychczasowej treści z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, wpisanie właściwej treści, podpisanie poprawki przez zespół spisowy i osobę odpowiedzialną materialnie oraz umieszczenie daty. W pozostałych wypadkach skreśla się błędny zapis i dokonuje poprawnego zapisu w odrębnej pozycji arkusza spisowego. Przy skreśleniu członkowie zespołu spisowego podpisują się i wskazują pozycję, w której figuruje poprawny zapis. Nie jest dopuszczalne dokonywanie poprawek z użyciem korektorów, zamazywań lub w inny sposób, który uniemożliwia odczytanie treści pierwotnego zapisu.

Na czym polega udział biegłego w spisie z natury zapasów?

Jednostka, której sprawozdanie finansowe podlega badaniu przez biegłego rewidenta, powinna powiadomić go odpowiednio wcześniej o terminie spisu, umożliwiając mu udział w spisie istotnych składników zapasów.

Biegły rewident nie uczestniczy aktywnie w przebiegu spisu z natury jest tylko jego obserwatorem. Przy czym ma on prawo do:

• wglądu w dokumentację inwentaryzacyjną i otrzymania jej kopii,
   
• wnioskowania o ponowne przeliczenie wybranych składników zapasów; najczęściej jest to wyrywkowe sprawdzenie poprawności już spisanego asortymentu,
   
• uzyskania wyjaśnień od członków zespołu spisowego lub innych osób uczestniczących w spisie,
   
• potwierdzenia na arkuszu spisowym swojej obecności w czasie spisu danego składnika zapasów.