Jak korygować błędne zapisy w ewidencji księgowej?

Każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe zobowiązana jest do przestrzegania, aby księgi te spełniały warunki m.in. rzetelności, bezbłędności oraz sprawdzalności. Jeśli w dokonanych w księgach rachunkowych zapisach księgowych zostanie wykryty błąd, trzeba go odpowiednio skorygować. Sposób dokonania korekty uzależniony jest od momentu wykrycia błędu, tj. czy dotyczy np. już zatwierdzonego sprawozdania finansowego i zamkniętych ksiąg rachunkowych, oraz od jego istotności.

Księgi rachunkowe uznaje się za:

a) rzetelne - jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty,

b) prowadzone bezbłędnie - jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych,

c) sprawdzalne - jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, w tym m.in. udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych, a w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapewniona jest kontrola kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych.

Wynika to z art. 24 ust. 2-4 ustawy o rachunkowości.

W księgach rachunkowych zapisy dokonywane są w oparciu o dowody księgowe. Minimalne wymogi, jakie muszą spełniać te dowody, zostały określone w art. 22 ustawy o rachunkowości. Z tego przepisu wynika, że dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21 ustawy o rachunkowości, oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.

Każdy dowód księgowy po zakwalifikowaniu go do ujęcia w księgach rachunkowych podlega dekretacji. Polega ona na wskazaniu miejsca ujęcia go w ewidencji księgowej. Na dowodzie umieszcza się tzw. dekret z następującymi informacjami:

• datą przeprowadzenia dekretacji,
   
• wskazaniem numerów kont i stron tych kont (Wn lub Ma), na których należy księgować odpowiednie kwoty,
   
• podpisem osoby upoważnionej do dekretacji dokumentu.

Kolejnym krokiem jest wprowadzenie dowodu księgowego do ksiąg rachunkowych zgodnie z utworzonym dekretem. Właśnie podczas dokonywania tych zapisów mogą zostać popełnione pomyłki. Mogą one wynikać zarówno z błędnego odczytania dekretu lub kwoty operacji gospodarczej, jak i z nieprawidłowo dokonanego dekretu. Najczęściej zdarzają się błędy polegające na zaksięgowaniu:

• prawidłowej kwoty na niewłaściwych kontach (lub koncie),
   
• nieprawidłowej kwoty na właściwych kontach,
   
• nieprawidłowej kwoty na niewłaściwych kontach (lub koncie),
   
• operacji na właściwych kontach, lecz po niewłaściwej stronie kont.

Błędy w zapisach księgowych mogą być związane również z:

• dwukrotnym ujęciem tej samej operacji gospodarczej, np. dwukrotne ujęcie faktury kosztowej, dwukrotnie zafakturowany przychód,
   
• pominięciem danej operacji w trakcie księgowania, np. niezaksięgowanie faktury kosztowej lub faktury dokumentującej sprzedaż, brak odpisów amortyzacyjnych.

Dokonując korekty błędnych zapisów w księgach rachunkowych, trzeba uwzględnić zasady przedstawione w art. 25 ustawy o rachunkowości. Jeżeli jednostka prowadzi księgi rachunkowe:

a) ręcznie - korekta dokonywana jest przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty; poprawki takie muszą być dokonane jednocześnie we wszystkich księgach rachunkowych i nie mogą nastąpić po zamknięciu miesiąca,

b) przy użyciu komputera - błędy poprawia się przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi (storno czarne) albo tylko ujemnymi (storno czerwone).

W razie ujawnienia błędów po zamknięciu miesiąca dozwolone są tylko korekty polegające na wprowadzeniu do ksiąg dowodu korygującego błędne zapisy, czyli tak jak przy prowadzeniu ksiąg przy użyciu komputera.

W celu skorygowania błędnie dokonanego zapisu wystawia się dowód "PK - Polecenie księgowania". Powinien on spełniać wymagania dla dowodu księgowego, określone w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości. W treści dowodu podaje się również:

a) dane identyfikujące błędnie zaksięgowaną operację,

b) dane księgowe zapisane błędnie,

c) dane poprawne oraz inne dane uzasadniające korektę błędnie dokonanego zapisu.