Przygotowanie do inwentaryzacji za 2024 r.

Jeśli rok obrotowy jednostki jest tożsamy z rokiem kalendarzowym, to od początku czwartego kwartału 2024 r. można rozpocząć prace inwentaryzacyjne dotyczące 2024 r. Właściwe przeprowadzenie inwentaryzacji jest warunkiem niezbędnym do prawidłowego sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego.

Zagadnienia dotyczące inwentaryzacji zostały opisane w rozdziale 3 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.). Nie określono w nim jednak kwestii formalnych oraz technicznych dotyczących przeprowadzenia prac inwentaryzacyjnych. Ustalając reguły stosowane w tym zakresie przez jednostkę, można korzystać ze wskazówek zawartych w stanowisku Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów (Dz. Urz. Min. Fin. z 2016 r. poz. 55). Co prawda zaproponowane w nim rozwiązania dotyczą inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów, ale mogą być także pomocne przy inwentaryzacji innych aktywów i pasywów.

Kiedy rozpocząć inwentaryzację?

Zgodnie z art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości inwentaryzacji należy dokonać, co do zasady, na ostatni dzień roku obrotowego, którym w przypadku podmiotów przyjmujących za rok obrotowy rok kalendarzowy jest 31 grudnia danego roku. Jednak inwentaryzację niektórych składników można rozpocząć 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończyć do 15. dnia następnego roku. Taką inwentaryzację można co prawda przeprowadzić na dowolny dzień w ciągu ostatnich 3 miesięcy roku obrotowego, wskazane jest jednak przeprowadzenie spisu z natury lub potwierdzenie salda w dacie, w której możliwe jest uzgodnienie uzyskanych wyników z danymi wynikającymi z ksiąg. Zwykle jednostki za datę spisu lub potwierdzenia salda przyjmują ostatni dzień miesiąca, np. 31 października lub 30 listopada. Minimalizuje to ryzyko popełnienia pomyłki dotyczącej ustalonego stanu. Zakres prac związanych z przygotowaniem inwentaryzacji zależy od wielkości jednostki i posiadanych zasobów majątkowych. Etapy przygotowania do inwentaryzacji zostały przedstawione w ramce.

Kto odpowiada za inwentaryzację?

Kierownik jednostki odpowiada za przeprowadzenie inwentaryzacji drogą spisu z natury. Nie może tej odpowiedzialności scedować na inną osobę lub podmiot, nawet jeśli przeprowadzenie inwentaryzacji zostało zlecone firmie zewnętrznej (outsourcing). Gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, odpowiedzialność ta spoczywa na wszystkich członkach tego organu. Stanowi o tym art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości.

Ze względu na to, że inwentaryzacja jest częścią rachunkowości, której terminowe i właściwe przeprowadzenie wpływa na rzetelność i kompletność ksiąg rachunkowych oraz sprawozdania finansowego, dział księgowości powinien pomagać kierownikowi jednostki w jej zorganizowaniu.

Do obowiązków kierownika jednostki należy przede wszystkim:

• wydanie zarządzenia w sprawie inwentaryzacji,
• powołanie komisji inwentaryzacyjnej i wyznaczenie jej przewodniczącego,
• powiadomienie biegłego rewidenta o terminach inwentaryzacji, jeżeli sprawozdanie finansowe jednostki podlega badaniu,
• nadzór nad przebiegiem spisu i rozliczeniem jego wyników.

Wydane przez kierownika jednostki wewnętrzne przepisy dotyczące inwentaryzacji mogą mieć charakter dokumentów bieżących (wydawane każdorazowo przed rozpoczęciem inwentaryzacji, np. zarządzenie kierownika jednostki w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury i harmonogram spisu z natury) i stałych (dotyczących zagadnień typowych, powtarzających się corocznie, z uwzględnieniem rodzaju, istotności i zróżnicowania zapasów, które są aktualizowane okresowo, np. instrukcje inwentaryzacyjne, plan sytuacyjny jednostki i jej podział na pola spisowe). Regulacje wewnętrzne w jednostce mogą zostać ograniczone do zarządzenia jej kierownika w sprawie inwentaryzacji. Przy czym wskazane jest jednak opracowanie harmonogramu spisu z natury i instrukcji inwentaryzacyjnej, ponieważ ułatwia to organizację i właściwe przeprowadzenie spisu.

Trzeba zaznaczyć, że gdy roczne sprawozdanie finansowe podlega badaniu przez firmę audytorską, kierownik takiej jednostki powinien, odpowiednio wcześniej, powiadomić audytora o terminie spisu. Pozwoli to na udział biegłego rewidenta badającego sprawozdania finansowe w spisie istotnych składników zapasów (por. art. 66 ust. 5 ustawy o rachunkowości).

Zadania komisji inwentaryzacyjnej

Powołana przez kierownika jednostki komisja inwentaryzacyjna może być stała lub zawiązana jedynie do realizacji wskazanego zadania, np. spisu z natury zapasów, które powinno być właściwie opisane w zarządzeniu w sprawie inwentaryzacji. Wówczas trzeba w nim określić m.in.: rodzaj składników i stosowaną metodę ich inwentaryzacji, datę przeprowadzenia inwentaryzacji, tj. daty rozpoczęcia i zakończenia czynności spisowych, datę faktycznego dokonania inwentaryzacji oraz skład komisji inwentaryzacyjnej. Przewodniczącego komisji w obu przypadkach wskazuje kierownik jednostki. Jeśli średnioroczne zatrudnienie w danym podmiocie nie przekracza 10 osób, zadania komisji inwentaryzacyjnej może wykonywać jedna osoba (komisarz spisowy).

Komisja inwentaryzacyjna ma za zadanie m.in. zorganizować inwentaryzację zapasów drogą spisu z natury, jego przeprowadzenie, wyjaśnienie powstania ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych i przedłożenie kierownikowi jednostki propozycji co do sposobu ich rozliczenia. Czynności spisowe może wykonywać komisja inwentaryzacyjna, odrębnie powołane przez kierownika jednostki - na jej wniosek - zespoły spisowe lub mieszane zespoły spisowe, w skład których wchodzi jeden członek komisji inwentaryzacyjnej (pkt 20 stanowiska KSR w sprawie inwentaryzacji).

W skład komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych mogą wchodzić pracownicy jednostki lub osoby niebędące jej pracownikami, znające przepisy dotyczące inwentaryzacji, w tym i zasady przeprowadzania spisu z natury. Co istotne, członkami komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych nie powinny być osoby:

a) odpowiedzialne za zapasy objęte spisem z natury,

b) prowadzące ewidencję księgową zapasów objętych spisem z natury,

c) niebędące w stanie - z innych względów - zapewnić rzetelności i bezstronności spisu, np. osoby mające dostęp do stanów ewidencyjnych zapasów magazynowych.

Przygotowanie pól spisowych

W celu przeprowadzenia inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury trzeba odpowiednio przygotować rejony i pola spisowe oraz znajdujące się na nich aktywa. Zapasy podlegające spisowi należy posegregować według asortymentów i czytelnie oznaczyć w celach identyfikacyjnych.

Z pkt 8 lit. k) stanowiska w sprawie inwentaryzacji wynika, że przez pole spisowe rozumie się całość lub ściśle określoną część jednostki (z podaniem numeru i/lub nazwy), w której znajdują się zapasy powierzone osobie odpowiedzialnej. Może to być magazyn, składowisko, hala, sklep lub wyodrębnione ich części. Grupa pól spisowych tworzy rejon spisowy.

Właściwe wyznaczenie pól spisowych ułatwia przeprowadzenie spisu z natury.

Gdy miejsca składowania zapasów zajmują dużą powierzchnię, rekomenduje się, aby podzielić je na dwa lub więcej pól spisowych. Można je rozgraniczyć liniami zaznaczonymi farbą lub kredą albo taśmami. W celu zidentyfikowania pól spisowych nadaje się im określone nazwy i/lub numery, np. przyporządkowuje się im nazwy magazynów lub regałów, w których są składowane.

Pola spisowe należy wyraźnie wyodrębnić, aby nie pojawiły się wątpliwości, do którego pola spisowego należą określone zapasy. Istotne jest, aby wydzielenie pól spisowych w ramach jednego pomieszczenia było jednoznaczne. Dzięki temu można wykluczyć m.in. podwójne spisanie tego samego składnika zapasów.