Nagroda rzeczowa w księgach otrzymującego

Otrzymaliśmy nagrodę rzeczową w związku z uczestnictwem w akcji marketingowej zorganizowanej przez kontrahentów. Jak ująć ją w księgach rachunkowych? Jakie są zasady wyceny takiej nagrody rzeczowej?

Wszystko zależy od tego, w jaki sposób nagroda będzie wykorzystywana w działalności jednostki.

Otrzymane przez jednostkę nagrody rzeczowe mogą zostać zaliczone do środków trwałych, jeżeli będą spełniać warunki określone w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.), a więc:

• zostaną przeznaczone na potrzeby jednostki,
• ich przewidywany okres ekonomicznej użyteczności dla jednostki określany w momencie przyjęcia do używania jest dłuższy niż rok,
• są kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania.

Otrzymany nieodpłatnie składnik majątku należy wprowadzić do ewidencji bilansowej według wartości początkowej ustalonej na podstawie art. 28 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem zasadniczo wartością początkową powinna być cena nabycia. Jeżeli jednak nie jest możliwe ustalenie ceny nabycia składnika aktywów, a w szczególności przyjętego nieodpłatnie - jego wyceny dokonuje się według ceny sprzedaży takiego samego lub podobnego przedmiotu. Zatem jeśli w dokumencie otrzymanym od kontrahenta wskazano cenę nabycia nieodpłatnie przekazywanego składnika majątku, można przyjąć ją za wartość początkową środka trwałego. Jednak gdy cena nabycia nie wynika z żadnego takiego dokumentu, należy oszacować wartość rynkową otrzymanego środka trwałego i przyjąć ją za wartość początkową.

Wprowadzenie nieodpłatnie otrzymanego środka trwałego do ewidencji powinno nastąpić przy uwzględnieniu art. 41 ust. 1 i ust. 2 ustawy o rachunkowości. Z przepisów tych wynika, że przyjęte nieodpłatnie środki trwałe ujmuje się w korespondencji z rozliczeniami międzyokresowymi przychodów. Zaliczone do rozliczeń międzyokresowych przychodów kwoty zwiększają stopniowo pozostałe przychody operacyjne, równolegle do odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych od środków trwałych.

Ewidencja otrzymanej nagrody rzeczowej spełniającej definicję środka trwałego i jej amortyzacji może więc przebiegać zapisami:

1. OT - wartość początkowa środka trwałego:

- Wn konto 01 "Środki trwałe",
- Ma konto 84 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów".

2. PK - odpisy amortyzacyjne i rozliczenie przychodu:

- Wn konto 40-0 "Amortyzacja",
- Ma konto 07-1 "Odpisy umorzeniowe środków trwałych"

oraz równolegle

- Wn konto zespołu 5,
- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów"

oraz równolegle

- Wn konto 84 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów",
- Ma konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne".

Zdarzenie takie przedstawia przykład 1.

W sytuacji gdy dany składnik majątku spełnia definicję środków trwałych, lecz jego ustalona wartość początkowa jest niższa niż ustalona przez jednostkę w polityce rachunkowości graniczna kwota, której osiągnięcie skutkuje przyjęciem składnika majątku do środków trwałych, może on jako wyposażenie zostać odpisany bezpośrednio w koszty zużycia materiałów. Dokonuje się tego w korespondencji z pozostałymi przychodami operacyjnymi (art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. h ustawy o rachunkowości). Zapis księgowy wyglądałby więc wówczas następująco:

- Wn konto 40-1 "Zużycie materiałów i energii",
- Ma konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne"

oraz równolegle

- Wn konto zespołu 5,
- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Taki przypadek przedstawia przykład 2.

Przykład 1 Założenia Dnia 17 lipca 2024 r. przedsiębiorca otrzymał od kontrahenta nieodpłatnie laptop, jako nagrodę za udział w promocji sprzedaży jego produktów. Wartość tego laptopa, zgodnie z protokołem przekazania, wyniosła 2.800 zł. Przedsiębiorca zdecydował, że będzie on wykorzystywany w prowadzonej przez niego działalności gospodarczej. Laptop został wprowadzony do ewidencji środków trwałych w miesiącu jego otrzymania. Roczny odpis amortyzacyjny wynosi: 2.800 zł × 30% = 840 zł, a miesięczny (840 zł : 12 m-cy) = 70 zł. Zgodnie z polityką rachunkowości odpisy amortyzacyjne są dokonywane począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym środek trwały przyjęto do używania. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów tylko w zespole 4. Dekretacja Opis operacji Kwota Konto Wn Ma 1. PK - nieodpłatne otrzymanie laptopa zaliczonego do środków trwałych: 2.800 zł 01 84 2. PK - miesięczny odpis amortyzacyjny: 70 zł 40 07-1 3. PK - rozliczenie w pozostałe przychody operacyjne: 70 zł 84 76-0 Księgowania Przykład 2 Założenia Przedsiębiorca, nabywając prenumeratę czasopism, otrzymał nieodpłatnie czajnik elektryczny. Postanowił, że czajnik ten będzie przekazany do zakładowej kuchni. Wartość tego czajnika nie została określona w żadnym dokumencie, przedsiębiorca ustalił ją na 150 zł. Zgodnie z zapisami polityki rachunkowości składniki majątku spełniające definicję środków trwałych o wartości poniżej 5.000 zł nie są uznawane za środki trwałe, tylko odpisuje się ich wartość w koszty w miesiącu przyjęcia do używania. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów działalności operacyjnej tylko na kontach zespołu 4. Dekretacja Opis operacji Kwota Konto Wn Ma 1. PK - nieodpłatne otrzymanie czajnika zaliczonego do wyposażenia: 150 zł 40-1 76-0 Księgowania

Jednostka może zdecydować także, że przedmiot otrzymany od kontrahenta w formie nagrody rzeczowej zostanie przeznaczony do sprzedaży. W takim przypadku będzie stanowić składnik majątku obrotowego - towar. Jego wartość określoną na podstawie ceny nabycia lub - w przypadku jej braku - ceny rynkowej (art. 28 ust. 2 ustawy o rachunkowości) należy wówczas ująć na koncie 33 "Towary" lub - gdy jednostka nie prowadzi bieżącej ewidencji towarów - na koncie 73-1 "Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)", w korespondencji z kontem pozostałych przychodów operacyjnych. W zapisie księgowym wygląda to następująco:

- Wn konto 33 "Towary" lub konto 73-1 "Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)",
- Ma konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne".

Ewidencja sprzedaży nagrody rzeczowej zaliczonej do towarów będzie przebiegać na zasadach ogólnych zapisami:

1. Faktura sprzedaży:

a) wartość netto

- Ma konto 73-0 "Sprzedaż towarów",

b) VAT należny

- Ma konto 22-1 "Rozrachunki z tytułu VAT należnego",

c) wartość brutto

- Wn konto 20 "Rozrachunki z odbiorcami".

2. WZ - wydanie z magazynu (gdy jest prowadzona ewidencja magazynowa i nagroda rzeczowa została w momencie otrzymania ujęta na koncie 33 "Towary"):

- Wn konto 73-1 "Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)",
- Ma konto 33 "Towary".

Otrzymane przez jednostkę nagrody rzeczowe, które nie mają dla jednostki żadnej ekonomicznej wartości i nie będą wykorzystywane do prowadzonej przez nią działalności gospodarczej, nie podlegają ujęciu w księgach.