Prezenty przekazywane kontrahentom a księgi

Jestem czynnym podatnikiem VAT. Zamierzam przekazać kontrahentom prezenty o niewielkiej wartości (np. kubki termiczne). Czy czynność ta będzie podlegała opodatkowaniu VAT? Jak ująć takie prezenty dla kontrahentów w księgach rachunkowych?

Opodatkowaniu VAT podlega odpłatna dostawa towarów oraz odpłatne świadczenie usług. Przez podlegającą opodatkowaniu dostawę towarów rozumie się także przekazanie nieodpłatnie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa, w szczególności przekazanie lub zużycie towarów m.in. na cele osobiste podatnika lub jego pracowników oraz wszelkie inne darowizny, jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do odliczenia VAT z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych. Przy czym opodatkowaniu VAT nie podlega nieodpłatne przekazanie towarów w sytuacji, gdy przedmiotem tego przekazania są prezenty o małej wartości i próbki, jeżeli przekazanie to następuje na cele związane z działalnością podatnika.

Przez prezenty o małej wartości rozumie się przekazywane przez podatnika jednej osobie towary:

1) o łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 zł (bez podatku), jeżeli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości tych osób,

2) których przekazania nie ujęto w powyższej ewidencji, jeżeli jednostkowa cena nabycia towaru (bez podatku), a gdy nie ma ceny nabycia, jednostkowy koszt wytworzenia, określone w momencie przekazywania towaru, nie przekraczają 20 zł.

Przez próbkę rozumie się identyfikowalny jako próbka egzemplarz towaru lub jego niewielką ilość, które pozwolą na ocenę cech i właściwości towaru w jego końcowej postaci, przy czym ich przekazanie (wręczenie) przez podatnika ma na celu promocję tego towaru oraz nie służy zasadniczo zaspokojeniu potrzeb odbiorcy końcowego w zakresie danego towaru, chyba że zaspokojenie potrzeb tego odbiorcy jest nieodłącznym elementem promocji tego towaru i ma skłaniać tego odbiorcę do zakupu promowanego towaru.

Nie będzie więc podlegało opodatkowaniu VAT przekazanie kontrahentowi towarów, których jednostkowa cena nabycia (bez VAT), a gdy nie ma ceny nabycia, jednostkowy koszt wytworzenia, określone w momencie przekazania towaru, nie przekracza 20 zł. Nie jest również opodatkowane przekazanie prezentów, których wartość mieści się w przedziale od 20,01 zł do 100 zł, jednak pod warunkiem prowadzenia dodatkowej ewidencji osób obdarowanych (przykład 1).

Przepisy o VAT nie wskazują, jak taka ewidencja powinna wyglądać. Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 1 kwietnia 2021 r., nr 0112-KDIL3.4012.39.2021.2.MS, wyjaśnił, że przy tworzeniu takiego rejestru istotna jest funkcja, jaką ma on spełniać, czyli określenie tożsamości obdarowanych osób. Ewidencja ta powinna zawierać dane osób, którym przekazano prezenty o małej wartości, ich wartość, określenie przedmiotu przekazania oraz datę, dzięki której można ustalić wartość prezentów przekazanych w danym roku podatkowym.

Natomiast jeżeli wartość przekazanego towaru przekracza 100 zł, podatnik ma obowiązek opodatkować VAT wartość nieodpłatnego świadczenia (przykład 2). Gdy nieodpłatne przekazanie klientom prezentu podlega opodatkowaniu, to w celu udokumentowania tej czynności podatnik może wystawić dowolny dokument, np. dokument wewnętrzny.

Należy pamiętać, że obowiązek rozliczenia VAT od nieodpłatnego przekazania towaru nie wystąpi również w przypadku, gdy towary są przekazywane w opakowaniu zbiorczym (np. paczce), pod warunkiem że cena jednostkowa netto poszczególnych towarów nie przekracza 20 zł.

Ponadto w interpretacji indywidualnej z dnia 5 listopada 2020 r., nr 0113-KDIPT1-1.4012.645.2020.2.AK, Dyrektor KIS uznał, że nieodpłatne wydanie towarów, np. testerów, ekspozytorów, drukowanych materiałów reklamowych i informacyjnych oraz towarów własnych zużywanych na cele promocyjno-reklamowe w social mediach, nie podlega opodatkowaniu VAT. Zdaniem organu odbiorca tych towarów ich nie konsumuje, zatem w wyniku dokonanej dostawy nie zostaje zaspokojona jakakolwiek potrzeba ani nie pojawia się wskutek tego przysporzenie majątkowe. Materiały te spełniają jedynie funkcję promocyjną, reklamową, ekspozycyjną produktów podatnika oraz mają na celu zwiększyć ich rozpoznawalność, co ma prowadzić do zwiększenia sprzedaży.

Wydatek poniesiony na zakup prezentu dla kontrahenta jednostki, który ma na celu wykreowanie z tym kontrahentem pozytywnych relacji, należy zaliczyć do kosztów reprezentacji. W księgach rachunkowych koszty reprezentacji zalicza się do kosztów podstawowej działalności operacyjnej. Ujmuje się je w zespole 4 z reguły na koncie 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe". Jednostka może dobrowolnie - w zależności od potrzeb - rozbudować ewidencję analityczną do tego konta, wprowadzając odrębne konto analityczne dla kosztów reprezentacji. W zespole 5 koszty reprezentacji księguje się na koncie 55 "Koszty zarządu". Trzeba pamiętać, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Mowa o tym w art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o pdof (Dz. U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.) oraz art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o pdop (Dz. U. z 2023 r. poz. 2805 ze zm.).

Gdy nieodpłatne przekazanie prezentu kontrahentowi powoduje obowiązek wykazania VAT należnego, księguje się go, na podstawie np. faktury wewnętrznej, na koncie 40-3 "Podatki i opłaty", a w zespole 5 na koncie 55 "Koszty zarządu". VAT ten może być kosztem uzyskania przychodów, mimo że sam wydatek na reprezentację nie stanowi kosztu uzyskania przychodów (por. art. 23 ust. 1 pkt 43 lit. b ustawy o pdof oraz art. 16 ust. 1 pkt 46 lit. b ustawy o pdop).

Przykład 1 Założenia Jednostka zakupiła 10 kubków termicznych i podarowała je 10 swoim kontrahentom. Faktura dokumentująca ich zakup przedstawiała kwotę brutto 688,80 zł (w tym VAT podlegający odliczeniu 128,80 zł). Nie wystąpił obowiązek wykazania VAT należnego od nieodpłatnego przekazania, gdyż wartość przekazanych towarów nie przekraczała 100 zł (była jednak wyższa niż 20 zł) i jednostka zaprowadziła ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości obdarowanych osób. Dekretacja Opis operacji Kwota Konto Wn Ma 1. Faktura dokumentująca zakup prezentów dla kontrahentów:                a) wartość brutto 688,80 zł 30 21    b) VAT naliczony podlegający odliczeniu 128,80 zł 22-2 30    c) wartość netto - odniesienie w koszty  560,00 zł 40-6 30    oraz równolegle 560,00 zł 55 49 2. WB - zapłata za fakturę: 688,80 zł 21 13-0 Księgowania Przykład 2 Założenia Jednostka zakupiła 8 butelek luksusowego alkoholu i podarowała je 8 swoim kontrahentom. Kwota brutto z faktury ich zakupu to 2.460 zł (w tym VAT podlegający odliczeniu 460 zł). Wystąpił obowiązek wykazania VAT należnego od nieodpłatnego przekazania, gdyż wartość przekazanych towarów przekraczała 100 zł. Dekretacja Opis operacji Kwota Konto Wn Ma 1. Faktura dokumentująca zakup prezentów dla kontrahentów:    a) wartość brutto 2.460 zł 30 21    b) VAT naliczony podlegający odliczeniu 460 zł 22-2 30    c) wartość netto - odniesienie w koszty 2.000 zł 40-6 30    oraz równolegle 2.000 zł 55 49 2. Faktura wewnętrzna - VAT należny od nieodpłatnego przekazania: 460 zł 40-3 22-1    oraz równolegle 460 zł 55 49 3. WB - zapłata za fakturę: 2.460 zł 21 13-0 Księgowania