Ewidencja należności w księgach rachunkowych

Składową aktywów jednostki są należności. Należą one do kontrolowanych przez jednostkę zasobów majątkowych o wiarygodnie określonej wartości, powstałych w wyniku przeszłych zdarzeń, które spowodują w przyszłości wpływ do jednostki korzyści ekonomicznych. Do należności z tytułu dostaw i usług zalicza się wymagające zapłaty w określonej kwocie należności (w tym sporne, których nie skierowano na drogę sądową) za dostarczone odbiorcom produkty, tj. wyroby gotowe, wykonane roboty i usługi, oraz towary. Są one pomniejszane o przyznane odbiorcom rabaty, opusty i skonta, łącznie z należnym VAT i naliczonymi odsetkami oraz zatrzymanymi przez odbiorców kaucjami gwarancyjnymi. Należności trzeba wyksięgować z ksiąg, gdy nie spełniają już definicji aktywów określonej w art. 3 ust. 1 pkt 12 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.).

Należności mogą być:

1) bezsporne - są to kwoty środków pieniężnych należne jednostce, zagwarantowane prawem i niekwestionowane przez dłużnika, a na dzień bilansowy potwierdzone przez niego na piśmie,

2) sporne - należą do nich niezapłacone i kwestionowane przez dłużnika kwoty, co do których odmowa zapłaty jest udokumentowana na piśmie (najczęściej dochodzone na drodze sądowej),

3) wątpliwe - to środki pieniężne prawnie należne jednostce, jednak ich wyegzekwowanie jest zagrożone, np. z powodu trudności finansowych dłużnika, nie są one kwestionowane przez dłużników,

4) przedawnione - są to kwoty obciążające dłużników, które po upływie terminu określonego prawem nie mogą być egzekwowane, bowiem wierzyciel utracił prawo dochodzenia ich od dłużnika w drodze powództwa cywilnego,

5) nieściągalne - to środki należne jednostce, lecz niemożliwe do wyegzekwowania,

6) umorzone - to kwoty obciążające dłużników, co do których podjęto decyzję o zaniechaniu ich wyegzekwowania.

Należności umorzone, przedawnione i nieściągalne, podlegają odpisaniu w pozostałe koszty operacyjne lub koszty finansowe, ponieważ nie przyniosą one jednostce korzyści ekonomicznych.

Nie stanowią należności z tytułu dostaw i usług należności ze sprzedaży składników aktywów trwałych, a także zaliczki na poczet ich dostaw, oraz należności ze sprzedaży aktywów finansowych.

W księgach należności z tytułu dostaw i usług ujmuje się na koncie 20 "Rozrachunki z odbiorcami" z analityką według poszczególnych odbiorców (por. art. 17 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Może być także prowadzona analityka z podziałem na kontrahentów krajowych i zagranicznych. Odpowiedni zapis dotyczący prowadzenia ewidencji analitycznej trzeba zamieścić w polityce rachunkowości. Należy prowadzić tę ewidencję w sposób pozwalający ustalić na dowolny dzień, co najmniej na dzień bilansowy, wartość niezapłaconych należności od każdego z kontrahentów (por. art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości).

Rozrachunki na koncie 20 ujmowane są przede wszystkim na podstawie faktur i rachunków oraz ich korekt, dokumentów celnych, a także dowodów zapłaty oraz poleceń księgowań (np. różnice kursowe, zasądzone koszty sądowe), not odsetkowych i not księgowych.

Po stronie Wn konta 20 ujmuje się m.in.: powstanie i zwiększenie należności (łącznie z VAT należnym), roszczenia podwyższające należność główną, np. odsetki za zwłokę, kary umowne, kwoty zasądzone od kontrahentów, zwrócone kontrahentom nadpłacone przez nich kwoty z tytułu dostaw i usług, dodatnie różnice kursowe (zrealizowane lub z wyceny na dzień bilansowy) od należności i roszczeń w walutach obcych. Natomiast po stronie Ma księguje się zmniejszenie należności z tytułu dostaw i usług, np. na skutek ich spłaty, uznania reklamacji, przyznanych rabatów i skont, a także wniesienie wierzytelności jako wkładu do innego podmiotu, sprzedaż lub cesję należności na rzecz innej jednostki, przeniesienie należności na konto roszczeń spornych, gdy skierowano pozew przeciwko dłużnikowi do sądu, odpisanie należności umorzonych, przedawnionych lub nieściągalnych, ujemne różnice kursowe (zrealizowane lub z wyceny na dzień bilansowy) od należności i roszczeń w walutach obcych.

Z reguły konto 20 wykazuje saldo po stronie Wn - wskazujące kwotę należności jednostki z tytułu dostaw i usług. Przy czym możliwe jest wystąpienie salda po stronie Ma tego konta na skutek np. otrzymanych zaliczek na przyszłe dostawy lub usługi, udzielonych rabatów, skont lub nadpłat odbiorców.

Przykładowe zapisy na koncie 20 "Rozrachunki z odbiorcami"