Duplikat faktury kosztowej potwierdzający transakcję zawartą w poprzednim roku podatkowym

We wrześniu 2023 r. podatnik otrzymał duplikat faktury (wystawiony w tym samym miesiącu) dotyczącej kosztów naprawy firmowego samochodu. Faktura pierwotna została wystawiona 13 grudnia 2022 r., jednak nigdy nie dotarła do podatnika. Czy koszt należało ująć w podatkowej księdze za 2022 r., czy w księdze prowadzonej w roku bieżącym? Zaznaczamy, że księga prowadzona jest metodą uproszczoną.

Uważamy, że na podstawie duplikatu faktury potwierdzającej koszt poniesiony w 2022 r. podatnik powinien ująć ten koszt w podatkowej księdze i w rozliczeniu podatku dochodowego za ten rok. Zgodnie z przepisami ustawy o VAT duplikat faktury to faktura wystawiona ponownie. Data wystawienia takiej faktury nie określa terminu poniesienia kosztu podatkowego, gdyż ten został określony w dacie wystawienia faktury pierwotnej.

W myśl § 11 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia, podstawę zapisów w księdze stanowią dowody księgowe, którymi są faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami. Do kategorii faktur zalicza się również duplikaty faktur. Ich wystawienie jest możliwe m.in. w sytuacji określonej w art. 106l ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2023 r. poz. 1570 ze zm.). Z powołanego przepisu wynika, że w przypadku gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie, podatnik lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia, wystawia ponownie fakturę. Faktura ta jest wystawiana na wniosek nabywcy - zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika.

Faktura wystawiona ponownie musi zawierać datę wystawienia oraz może zawierać wyraz "DUPLIKAT" (art. 106l ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług).

Zatem faktura zawierająca oznaczenie "DUPLIKAT" jest to faktura wystawiona ponownie. Ponieważ jednak zawiera ona datę wystawienia, na gruncie przepisów o podatku dochodowym pojawiają się wątpliwości, w jakim okresie należy ujmować tak udokumentowany koszt w podatkowej księdze oraz w rozliczeniu podatku.

Generalnie zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych jest wpisywany do księgi, niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży (§ 16 ust. 1 rozporządzenia). Z kolei zapisów dotyczących pozostałych wydatków dokonuje się, jeden raz dziennie, po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym, z uwzględnieniem zasad określonych w art. 22 updof (§ 16 ust. 2 rozporządzenia).

Tymczasem zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 22 ust. 4 updof, koszty uzyskania przychodów są, co do zasady, potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. U podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów, za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodu uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu (art. 22 ust. 6b updof).

Czy zatem w świetle przywołanych regulacji podatnik, który nie otrzymał faktury pierwotnej za naprawę firmowego samochodu z powodu jej zaginięcia, powinien zaewidencjonować koszt na podstawie otrzymanego duplikatu faktury pod datą wystawienia tego dokumentu (tj. we wrześniu 2023 r.), czy może koszt ten powinien zaliczyć do kosztów roku poprzedniego - w dacie wystawienia faktury pierwotnej (tj. 13 grudnia 2022 r.)? Do tej kwestii nie odnoszą się przepisy ustawy o PIT ani rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi.

Ustosunkowując się do tego problemu, uważamy, że skoro faktura "DUPLIKAT" jest fakturą wystawioną ponownie, to stanowi potwierdzenie wcześniej poniesionego kosztu, czyli kosztu udokumentowanego fakturą pierwotną. Zatem daty wystawienia faktury "DUPLIKAT" nie można utożsamiać z datą poniesienia kosztu.

W opisanym w pytaniu stanie faktycznym na podstawie duplikatu faktury wystawionej we wrześniu 2023 r., podatnik powinien wynikający z niej koszt ująć w podatkowej księdze przychodów i rozchodów prowadzonej za 2022 r. - pod datą wystawienia faktury pierwotnej.