Wydatki na nabycie sprzętów przeznaczonych na wynajem

W prowadzonej działalności gospodarczej zdecydowałem się na rozszerzenie zakresu świadczonych usług o wynajem narzędzi ogrodowych. Czy koszty zakupu tych narzędzi powinienem wpisać w księdze w kolumnie 10, czy 13?

Nabyte sprzęty stanowią składniki rzeczowego majątku przedsiębiorstwa. Koszty podatkowe związane z ich nabyciem powinny zatem być ujęte w kolumnie 13 księgi - "pozostałe wydatki".

Treść ust. 10 i 13 objaśnień zawartych w załączniku nr 1 do rozporządzenia wskazuje, że w księdze tej:

• kolumna 10 "Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu" jest przeznaczona do wpisywania zakupu materiałów oraz towarów handlowych według cen zakupu,
• kolumna 13 "pozostałe wydatki" jest przeznaczona do wpisywania pozostałych kosztów (poza wymienionymi w kolumnach 10-12), z wyjątkiem kosztów, których zgodnie z art. 23 updof, nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów; w kolumnie tej wpisuje się w szczególności takie wydatki, jak: amortyzację środków trwałych i wartość zakupionego wyposażenia.

W sytuacji podatnika oznacza to, że aby prawidłowo zaewidencjonować poniesione koszty, powinien ocenić, czy nabyte sprzęty stanowią w jego działalności towary handlowe lub materiały, czy też są to składniki majątku trwałego podlegające sklasyfikowaniu jako środki trwałe lub wyposażenie. Przy dokonywaniu tej oceny powinien kierować się obowiązującymi w tym zakresie regulacjami.

Zwracamy więc uwagę, że pojęcia towar handlowy oraz materiały (podstawowe i pomocnicze) zostały zdefiniowane w § 3 pkt 1 lit. a-c rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. W świetle tych definicji:

• towarami handlowymi są wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzerobionym, w tym produkty uboczne uzyskiwane przy prowadzeniu działów specjalnych produkcji rolnej,
• materiałami (surowcami) podstawowymi są materiały, które w procesie produkcji lub przy świadczeniu usług stają się główną substancją gotowego wyrobu, w tym materiały stanowiące część składową (montażową) wyrobu lub ściśle z wyrobem złączone (np. opakowania - puszki, butelki) oraz opakowania wysyłkowe wielokrotnego użytku (np. transportery, palety), jeżeli opakowania te nie są środkami trwałymi,
• materiałami pomocniczymi są materiały niebędące materiałami podstawowymi, które są zużywane w związku z działalnością gospodarczą i bezpośrednio oddają wyrobowi swoje właściwości.

Z kolei jak wynika z opisu zawartego w ust. 13 przywołanych wcześniej objaśnień do podatkowej księgi, pod pojęciem wyposażenia rozumie się rzeczowe składniki majątku, związane z wykonywaną działalnością, niezaliczone, zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym, do środków trwałych. W rozumieniu art. 22a ust. 1 updof, za środki trwałe podlegające amortyzacji uważa się m.in. maszyny, urządzenia i inne przedmioty stanowiące własność (współwłasność) podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania, o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, które podatnik wykorzystuje na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddaje do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu. Przy czym z dalszych regulacji wynika, że jeżeli wartość początkowa składnika majątku nie przekracza 10.000 zł, podatnik może wybrać jedno z trzech rozwiązań:

• nie ujmować go w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych i nie dokonywać od niego odpisów amortyzacyjnych, tylko odnieść wydatki poniesione na jego nabycie w koszty uzyskania przychodów w miesiącu oddania do używania (art. 22d ust. 1 updof),
• ująć go w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych i zamortyzować jednorazowo w miesiącu oddania do używania albo w miesiącu następnym (art. 22f ust. 3 updof),
• ująć go w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych i amortyzować na ogólnych zasadach (art. 22f ust. 3 updof).

Z przywołanych regulacji wynika, że podstawowym kryterium rozróżnienia czy mamy do czynienia z towarami (towarami handlowymi i materiałami) czy z rzeczowymi składnikami majątku, decyduje ich przeznaczenie i sposób wykorzystania. W analizowanym przypadku podatnik nabył narzędzia ogrodowe z zamiarem ich odpłatnego wynajmowania w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Będzie zatem czerpał korzyści z tych przedmiotów, jednak ich wydanie do korzystania przez osoby trzecie nie będzie skutkować przeniesieniem prawa ich własności (odsprzedażą) ani zużyciem przy świadczeniu usługi. W tych okolicznościach nie budzi wątpliwości, że nabyte sprzęty wchodzą do rzeczowego majątku trwałego przedsiębiorstwa. W rezultacie kosztów nabycia sprzętów podatnik nie powinien wpisywać w księdze w kolumnie 10, gdyż nie są to koszty zakupu towarów handlowych ani materiałów.

Biorąc pod uwagę jednostkową wartość początkową tych sprzętów i przewidywany czas ich wykorzystywania na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, podatnik powinien zdecydować o ich zaliczeniu do środków trwałych lub uznaniu za wyposażenie. Wówczas koszty zakupu sprzętów będą podlegały zaliczeniu do kosztów poprzez:

• odpisy amortyzacyjne - w przypadku zakwalifikowania ich do środków trwałych lub
• jednorazowo - w przypadku uznania ich za wyposażenie.

W obu przypadkach koszty należy wpisać w podatkowej księdze w kolumnie 13 "pozostałe wydatki".