Dokumentowanie operacji gospodarczych

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe (dokumenty) stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. Dowody księgowe dzielą się na:

1) dowody źródłowe, w tym:

a) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,

b) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,

c) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki,

2) dowody zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;

3) dowody korygujące poprzednie zapisy;

4) dowody zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;

5) dowody rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. W takiej sytuacji dowód zastępczy trwale zastępuje zewnętrzny dowód obcy. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

Uwaga: Decyzje w sprawie zakresu i warunków stosowania dowodów zastępczych podejmuje kierownik jednostki i zapisuje w polityce rachunkowości.

Przykładowy wzór dowodu zastępczego prezentujemy poniżej.

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach. Taki sposób dokonywania zapisów może także nastąpić w wyniku wprowadzenia do ksiąg dokumentów elektronicznych, stanowiących dowody księgowe. Zalicza się do nich w szczególności: elektroniczne faktury, wydruki z systemu bankowości internetowej, elektroniczne dokumenty magazynowe, elektroniczny bilet lotniczy, dane z systemów billingowych itp.

Zapisy wprowadzone automatycznie do ksiąg rachunkowych uważa się za równoważne zapisom dokonanym na podstawie dowodów źródłowych, jeżeli spełniają co najmniej następujące warunki:

• podczas rejestrowania uzyskują trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych określoną w art. 21 ust. 1 pkt 2-4 ustawy o rachunkowości;
• możliwe jest stwierdzenie źródła pochodzenia zapisów oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie do ksiąg rachunkowych i modyfikację;
• stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów;
• dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.

Jeżeli dowód księgowy jest wystawiony w walucie obcej, to powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk. Ponadto treść sporządzonych w języku obcym dowodów, jednostka jest zobowiązana na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta przetłumaczyć na język polski.

Uwaga: Decyzję w sprawie rodzajów dowodów księgowych sporządzanych w jednostce, wzory tych dokumentów oraz wykaz osób upoważnionych do przyjmowania, sporządzania i kontroli dowodów podejmuje kierownik jednostki i zapisuje w polityce rachunkowości lub instrukcji obiegu dokumentów stanowiącej element polityki rachunkowości.

Co ważne, w każdej jednostce powinny być wyraźnie rozgraniczone dowody księgowe od dokumentów niepodlegających księgowaniu. Ponadto, jeżeli operacje są dokumentowane dwoma lub więcej dowodami lub egzemplarzami tego samego dowodu, to kierownik jednostki wyznacza dowód (egzemplarz), który będzie podstawą ujęcia danej operacji w księgach rachunkowych.