Ewidencja kosztów wyłącznie na kontach zespołu 5

Ewidencja kosztów działalności operacyjnej wyłącznie według miejsc ich powstania (tzw. układ funkcjonalny) polega na ich bieżącym księgowaniu na właściwe miejsca kosztów w zespole 5 bezpośrednio z dokumentów źródłowych bądź rozdzielników tych dokumentów, zapisem: Wn konto zespołu 5, Ma konto zespołu 0, 1, 2, 3, 8.

Bieżąca ewidencja kosztów podstawowej działalności operacyjnej na kontach zespołu 5, bez ich uprzedniej rejestracji na kontach kosztów według rodzajów, skutkuje sporządzaniem rachunku zysków i strat według wariantu kalkulacyjnego. Zgodnie z tym wariantem koszty działalności operacyjnej wykazuje się w trzech pozycjach: koszt wytworzenia sprzedanych produktów, koszty sprzedaży, koszty ogólnego zarządu.

Na kontach odpowiadających co najmniej powyższym pozycjom (produkcja podstawowa, ogólny zarząd, sprzedaż) powinno się gromadzić dotyczące danego okresu koszty zwykłej działalności operacyjnej jednostki. W praktyce podział kosztów według układu funkcjonalnego powinien być dostosowany do specyfiki i potrzeb danej jednostki, co może wiązać się z wyodrębnieniem dodatkowych miejsc powstawania kosztów. Przykładowo, jeśli w jednostce występują komórki, które świadczą swoje usługi na rzecz pozostałych wydziałów przedsiębiorstwa, to konieczne jest wyodrębnienie konta produkcji pomocniczej.

Typowe koszty według miejsca ich powstawania wraz z krótkim opisem przedstawiono w poniższej tabeli.

Jeżeli jednostka prowadzi kilka typów podstawowej działalności operacyjnej, przykładowo produkcję wyrobów i równocześnie świadczenie usług lub produkcję wyrobów i ich sprzedaż we własnych sklepach, to dla każdej z tych działalności należy wyodrębnić oddzielne konto w zespole 5.

Uwaga: Wykaz kont księgi głównej (w tym kont zespołu 5) może stanowić załącznik do polityki rachunkowości, który w miarę potrzeb można aktualizować.

W przypadku gdy poniesione w bieżącym okresie koszty działalności operacyjnej dotyczą przyszłych okresów sprawozdawczych, w okresie ich poniesienia księguje się je w ciężar konta 64-0, zapisem: Wn konto 64-0, Ma konto zespołu 1, 2, 3, 8. Po zakończeniu każdego miesiąca zarachowuje się je, w części przypadającej na bieżący miesiąc, na odpowiednie miejsce powstawania kosztów w zespole 5.

Jeśli w jednostce wyodrębniono działalność pomocniczą, to po rozliczeniu kosztów w czasie ewentualne koszty działalności pomocniczej odnosi się na odpowiednie stanowiska kosztów zespołu 5. W dalszej kolejności ustalony po zakończeniu każdego miesiąca koszt wytworzenia produktów przenosi się z konta 50 "Koszty działalności podstawowej - produkcyjnej", w zależności od przyjętego rozwiązania, w ciężar konta 58 "Rozliczenie kosztów działalności" lub konta 60 "Produkty gotowe i półprodukty" albo 70-1 "Koszt sprzedanych produktów". Pominięcie w ewidencji konta 58 jest możliwe, jeśli jednostka prowadzi ewidencję produktów na kontach zespołu 6 i 7 według kosztu rzeczywistego.

Uwaga: Decyzję w sprawie sposobu rozliczania kosztów wytworzenia produktów, tj. za pośrednictwem konta 58 lub z jego pominięciem, podejmuje kierownik jednostki i zapisuje w polityce rachunkowości.

Na dzień bilansowy koszt wytworzenia sprzedanych produktów, koszty zarządu i koszty sprzedaży przeksięgowywane są na konto 86.

Co istotne jednostki sporządzające rachunek zysków i strat w wariancie kalkulacyjnym, w dodatkowych informacjach i objaśnieniach w części dotyczącej rachunku zysków i strat powinny wykazać dane o kosztach wytworzenia produktów na własne potrzeby oraz o kosztach rodzajowych, tj. amortyzacji, zużyciu materiałów i energii, usługach obcych, podatkach i opłatach, wynagrodzeniach, ubezpieczeniach i innych świadczeniach (w tym emerytalnych), pozostałych kosztach rodzajowych. Dlatego też istotne jest, aby przy prowadzeniu wyłącznie ewidencji na kontach zespołu 5, wyodrębnić do kosztów według miejsc ich powstawania taką ewidencję analityczną, która umożliwi określenie wysokości poszczególnych kosztów rodzajowych.

Ewidencja kosztów na kontach zespołu 5, tj. w tzw. układzie funkcjonalnym, pozwala na uzyskanie szerokiego zakresu informacji o kosztach, ponieważ umożliwia:

• uwzględnienie przy rozliczaniu kosztów występowania kosztów produkcji niezakończonej,
• prezentację kosztów wskazującą na zaawansowanie procesu technologicznego i wydzielenie kosztów kolejnych etapów produkcji,
• rozłożenie kosztów na poszczególne miejsca ich powstawania (koszty produkcji, sprzedaży, zakupu, zarządu),
• przeprowadzenie kalkulacji rzeczywistego kosztu wytworzenia produktów.

Biorąc pod uwagę korzyści wynikające z ujmowania kosztów w zespole 5, można wnioskować, że taki wariant ewidencji kosztów jest przydatny w jednostkach prowadzących:

• kilka typów działalności gospodarczej równocześnie, gdzie istnieje potrzeba ustalenia kosztów tych działalności do obliczenia wyników na nich osiąganych,
• tylko jeden typ działalności gospodarczej, w których charakter i rozmiary tej działalności (szeroki asortyment wyrobów, różne techniki wytwarzania i fazy produkcji) wymagają ustalenia struktury kosztów danego typu działalności oraz odmian wyrobów i usług,
• tylko jeden typ działalności gospodarczej, przy której nie występują problemy kalkulacji, ale ze względu na rozbudowaną strukturę organizacyjną zachodzi potrzeba kontroli kosztów w miejscach ich powstawania.

Uwaga: Decyzję w sprawie ewidencji i rozliczania kosztów podstawowej działalności operacyjnej wyłącznie na kontach zespołu 5 podejmuje kierownik jednostki i zapisuje w polityce rachunkowości.