Ewidencja kosztów wyłącznie na kontach zespołu 4

Ewidencja i rozliczanie kosztów działalności operacyjnej tylko według rodzajów polega na bieżącym księgowaniu wszystkich poniesionych kosztów działalności operacyjnej na podstawie dokumentów źródłowych, bez względu na okres którego dotyczą, wyłącznie na odpowiednie konta zespołu 4, zapisem:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów",
- Ma konto zespołu 0, 1, 2, 3, 8.

Na kontach zespołu 4 księguje się wszystkie poniesione przez jednostkę koszty działalności operacyjnej bez względu na to czy dany koszt uznaje się podatkowo za koszt uzyskania przychodów, czy też w części lub całości nie stanowi kosztu uzyskania przychodów. Ponadto na kontach tego zespołu ujmuje się koszty poniesione w danym okresie sprawozdawczym, bez względu na okres którego dotyczą. Koszty podlegające rozliczeniu w czasie przeksięgowuje się za pomocą konta 49 "Rozliczenie kosztów" na konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów".

Koszty działalności operacyjnej dzieli się na rodzaje, dla których wyodrębnia się konta syntetyczne (konta księgi głównej). Podział ten może odpowiadać podziałowi tych kosztów w porównawczym rachunku zysków i strat stanowiącym załącznik nr 1 do ustawy o rachunkowości, który składa się z następujących pozycji kosztów:

Uwaga: Wykaz kont księgi głównej (w tym kont zespołu 4) może stanowić załącznik do polityki rachunkowości, który w miarę potrzeb można aktualizować.

Przestawiony wykaz jest wykazem minimalnym, który w zależności od potrzeb informacyjnych może być odpowiednio rozbudowany. Rozbudowy można dokonać wprowadzając nowe konta syntetyczne, np. konto "Podróże służbowe" lub rozwinąć ewidencję analityczną. Przykładowo do konta "Amortyzacja" można utworzyć konta analityczne o nazwie "Amortyzacja środków trwałych" i "Amortyzacja wartości niematerialnych i prawnych".

Z punktu widzenia potrzeb planowania i kontroli kosztów celowe może być też uwzględnienie w ramach układu rodzajowego minimalnego układu kalkulacyjnego kosztów. Polega to na wyodrębnieniu w ramach określonych kosztów rodzajowych kosztów bezpośrednich. Przykładowy podział kosztów rodzajowych zaprezentowano w tabeli.

W ramach kont analitycznych utworzonych do kont zespołu 4 można również wprowadzić drugi poziom analityki, np. na koszty stanowiące koszty uzyskania przychodów i koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.

W ciągu roku obrotowego konta kosztów rodzajowych wykazują saldo Wn, oznaczające wysokość kosztów poniesionych przez jednostkę w bieżącym okresie, bez względu na to, jakich okresów dotyczą. Na dzień bilansowy koszty te przenosi się na konto 86 "Wynik finansowy".

Zwracamy uwagę, iż w literaturze przedmiotu nie jest zalecane w jednostkach produkcyjnych i usługowych zawężenie ewidencji kosztów podstawowej działalności operacyjnej wyłącznie do układu rodzajowego (kont zespołu 4), bez ich podziału funkcjonalnego. Jednak w praktyce taki wariant ewidencji kosztów można spotkać w jednostkach produkcyjnych i usługowych. Naszym zdaniem mogą go stosować tylko nieliczne podmioty:

• o prostej strukturze organizacyjnej, w których nie zachodzi potrzeba kontroli kosztów według miejsc ich powstawania i nośników,
• zajmujące się w głównej mierze świadczeniem usług, które nie mają potrzeby lub możliwości ustalania rzeczywistych kosztów wytworzenia usług,
• wytwarzające w krótkim cyklu produkcyjnym nieskomplikowane produkty, przy jednoczesnym niewystępowaniu produkcji niezakończonej.

Uwaga: Decyzję w sprawie ewidencji i rozliczania kosztów podstawowej działalności operacyjnej wyłącznie na kontach zespołu 4 podejmuje kierownik jednostki i zapisuje w polityce rachunkowości.

Ewidencja kosztów wyłącznie w układzie rodzajowym dostarcza jednostce informacji o tym, jakie koszty zostały poniesione w danym okresie i w jakiej wysokości oraz jak kształtuje się ich struktura. Brak jest natomiast informacji, gdzie te koszty zostały poniesione, czyli miejsc ich powstawania. Aby skutecznie kontrolować poziom kosztów oraz oceniać komórki odpowiedzialne za koszty, można dokonać podziału kosztów prostych według miejsc ich powstawania. W tym celu wprowadza się do ewidencji konta zespołu 5.