Koszty składek ZUS od wynagrodzeń pracowników

Dochód do opodatkowania ustalam na podstawie księgi podatkowej. Jak ujmować w księdze składki ZUS od wynagrodzeń pracowników w części finansowanej przez pracodawcę po zmianach wprowadzonych 1 stycznia 2023 r.?

Składki ZUS od wynagrodzeń pracowników w części finansowanej przez pracodawcę stanowią koszty uzyskania przychodów tego pracodawcy. Moment, w którym powstaje taki koszt, wskazuje znowelizowany z dniem 1 stycznia 2023 r. art. 22 ust. 6bb ustawy o pdof. Zgodnie z tym przepisem składki z tytułu należności, o których mowa w art. 22 ust. 6ba ustawy o pdof, określone w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych, w części finansowanej przez płatnika składek, składki na FP, FS oraz FGŚP, stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który należności te są należne, pod warunkiem że składki zostaną opłacone w terminie wynikającym z odrębnych przepisów. W przypadku uchybienia temu terminowi do składek tych stosuje się art. 23 ust. 1 pkt 55a i ust. 3d ustawy o pdof, co oznacza, że są kosztem w dacie zapłaty.

Terminy opłacania składek ZUS reguluje art. 47 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1009 ze zm.). Na podstawie tego przepisu, pracodawca będący np. przedsiębiorcą prowadzącym działalność gospodarczą na własny rachunek lub spółką cywilną, jawną czy partnerską opłaca składki za dany miesiąc nie później niż do 20. dnia następnego miesiąca.

Gdy wynagrodzenia pracowników za dany miesiąc są wypłacane na koniec tego miesiąca, w momencie "zamykania" księgi za ten miesiąc i ustalania zaliczki na podatek dochodowy (jest ona płatna do 20. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu) podatnik wie, czy termin zapłaty składek ZUS zostanie dochowany (termin przypada 20. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu). Jednak gdy wynagrodzenia za dany miesiąc wypłacane są w miesiącu następującym po tym, za który są należne, np. 5. dnia lub 10. dnia tego następującego miesiąca, podatnik rozliczając ten miesiąc (20. dnia następnego miesiąca) może jeszcze nie wiedzieć, czy dokona terminowo zapłaty składek ZUS (termin przypada wówczas 20. dnia kolejnego miesiąca). Musi wtedy ocenić, czy zapłaci te składki w terminie i będzie mógł je ująć w kosztach podatkowych miesiąca, za który są należne. Jeśli to zrobi, a jednak termin zapłaty składek ZUS nie zostanie dochowany, trzeba będzie dokonać korekty kosztów "wstecz", tzn. trzeba skorygować koszty miesiąca, w którym zostały niesłusznie (niepoprawnie) ujęte.

Jeśli chodzi o ujęcie w księdze podatkowej, to koszt składek ZUS od wynagrodzeń wypłacanych ze stosunku pracy finansowanych przez pracodawcę, podlega wpisaniu w kolumnie 13 "Pozostałe wydatki". Wynika to bezpośrednio z pkt 13 objaśnień stanowiących załącznik nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zapisy w księdze podatkowej dotyczące składek ZUS od wynagrodzeń pracowników w części opłacanej przez pracodawcę mogą być dokonywane w oparciu o wyciąg bankowy. Jest to bowiem dowód potwierdzający ich zapłatę, warunkującą zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów. Jak jednak postąpić w sytuacji, gdy wynagrodzenia za dany miesiąc wypłacane są w miesiącu następującym po tym, za który są należne, np. 5. dnia lub 10. dnia tego następującego miesiąca, i pracodawca nie opłacił jeszcze tych składek na dzień "zamknięcia" księgi za ten miesiąc, ale jest przekonany że to zrobi? Wydaje się, że musi wtedy ująć koszt składek ZUS od wynagrodzeń pracowników, w części finansowanej przez siebie, na podstawie innego dowodu - np. listy płac, jeśli przedstawia wyliczenia dotyczące tych składek, albo dowodu księgowego, o którym mowa w § 11 pkt 3 rozporządzenia, zawierającego dane określone w tym przepisie. Jednak po zapłacie składek ZUS, dla celów dowodowych, trzeba będzie podłączyć wyciąg bankowy pod listę płac czy dowód księgowy sporządzony przez podatnika, dla potwierdzenia, że istniało prawo do rozpoznania kosztu składek ZUS od wynagrodzeń pracowników w miesiącu, za które wynagrodzenia były należne.