Postać i forma sprawozdania finansowego

Na podstawie art. 45 ust. 1f ustawy o rachunkowości, każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe zobowiązana jest do sporządzenia sprawozdania finansowego w postaci elektronicznej. Oznacza to, że wszystkie sprawozdania finansowe powinny zostać sporządzone w postaci pliku, który można zapisać i odczytać przy użyciu programu komputerowego (np. w postaci pliku tekstowego, graficznego, czy mieszanego). Możliwe jest stosowanie następujących typów e-sprawozdań, tj.:

• w formie ustrukturyzowanej - w postaci pliku zapisanego w formacie XML, zgodnym z regułami określonymi we właściwej strukturze XSD,
• w formie nieustrukturyzowanej - w postaci pliku zapisanego w dowolnym formacie,
• w formacie zgodnym z rozporządzeniem Komisji (UE) 2019/815 - w postaci pliku zapisanego w formacie XHTML,
• w innym formacie przeszukiwalnym - w postaci pliku zapisanego w formacie umożliwiającym automatyczne przeszukanie dokumentu.

Sprawozdanie finansowe ustrukturyzowane, to sprawozdanie sporządzone w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych (format XML zgodny z regułami określonymi we właściwej strukturze XSD). Takie sprawozdanie sporządzają:

• jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), za wyjątkiem jednostek stosujących MSR (por. art. 45 ust. 1g, 1ga i 1h ustawy o rachunkowości),
• podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych (podatnicy PIT) prowadzący księgi rachunkowe obowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego (por. art. 45 ust. 5 updof),
• podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych (podatnicy CIT) obowiązani do sporządzania sprawozdania finansowego, z wyłączeniem podmiotów zwolnionych podmiotowo z podatku CIT oraz podmiotów, które na podstawie odrębnych przepisów mają obowiązek przekazywania sprawozdań finansowych do KRS (por. art. 27 ust. 2 updop).

Obowiązek sporządzenia w formie ustrukturyzowanej dotyczy następujących elementów sprawozdania finansowego:

• wprowadzenia do sprawozdania finansowego,
• bilansu,
• rachunku zysków i strat,
• zestawienia zmian w kapitale (funduszu) własnym,
• rachunku przepływów pieniężnych,
• rozliczenia różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym (zyskiem, stratą) brutto (tzw. noty podatkowej).

Z kolei dodatkowe informacje i objaśnienia, ze względu na ich specyfikę, nie zostały ustrukturyzowane. Jak już wskazano wcześniej, wyjątek stanowi tu jeden punkt tej informacji, dotyczący rozliczenia różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym (zyskiem, stratą) brutto (tzw. nota podatkowa), który należy sporządzić w formie ustrukturyzowanej. Pozostałe elementy dodatkowych informacji i objaśnień jednostka sporządza w postaci elektronicznej, przy czym nie musi to być format XML. Co istotne, sprawozdanie finansowe należy utworzyć jako jeden plik XML, który będzie zawierał wszystkie elementy tego sprawozdania zarówno ustrukturyzowane, jak i nieustrukturyzowane (tzn. część dodatkowych informacji i objaśnień bez noty podatkowej).

Sprawozdanie finansowe w formie nieustrukturyzowanej, to sprawozdanie sporządzone w formie dowolnego pliku, który można zapisać i odczytać za pomocą programu komputerowego, tzn. w postaci pliku tekstowego, graficznego lub mieszanego zapisanego w dowolnym formacie np. XAdES, PAdES, CAdES, XMLsig, .xml, .txt, .rtf, .pdf, .xps, .odt, .ods, .odp, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .csv, .jpg, .tif. Może to być także skan dokumentu papierowego (np. w formie pliku PDF) opatrzony podpisem elektronicznym. Sprawozdanie finansowe w formie nieustrukturyzowanej sporządzają np. spółki cywilne.

Sprawozdanie finansowe w formacie XHTML, to sprawozdanie sporządzone zgodnie z rozporządzeniem Komisji (UE) 2019/815, czyli w formacie niewymagającym zastosowania określonych mechanizmów, tak aby mogło zostać przedstawione w formie czytelnej dla odbiorcy. Sprawozdanie w formacie XHTML sporządzają obowiązkowo emitenci, których papiery wartościowe zostały dopuszczone do obrotu na rynku regulowanym (dalej zwani emitentami). W formacie tym mogą również przygotowywać swoje sprawozdania finansowe jednostki niebędące emitentami sporządzające sprawozdania zgodnie z MSR (por. art. 45 ust. 1ga i 1h ustawy o rachunkowości).

Sprawozdanie finansowe sporządzone w innym formacie przeszukiwalnym oznacza sprawozdanie sporządzone w formacie danych, przy użyciu którego dokument elektroniczny jest zapisany w taki sposób, aby możliwe było posłużenie się ogólnie dostępnym oprogramowaniem, przeznaczonym do odczytu lub edycji dokumentów zapisanych w tym formacie, w celu skutecznego przeszukania oraz skopiowania ciągu znaków alfanumerycznych zawartych w treści tego dokumentu. W takim formacie sprawozdanie przygotowują jednostki niebędące emitentami sporządzające sprawozdania finansowe zgodnie z MSR (por. art. 45 ust. 1h ustawy o rachunkowości).