Zapłata zobowiązania w walucie obcej kartą płatniczą

Spółka z o.o. posiada rachunek walutowy. W wyciągach bankowych w walucie obcej występują różne daty, tj. data wyciągu, data transakcji oraz data płatności kartą. Wyciąg bankowy z 3 stycznia 2022 r. zawiera dwie pozycje: datę księgowania - 3 stycznia 2022 r. oraz datę księgowania - 1 stycznia 2022 r. i do tej daty w tytule operacji podano datę płatności kartą - 30 grudnia 2021 r. Która z tych dat stanowi wyjściową do ustalenia właściwego kursu waluty?

Za pomocą kart płatniczych mogą być regulowane zarówno krajowe, jak i zagraniczne zobowiązania pieniężne. W sytuacji gdy zapłaty zobowiązania jednostka dokonała za pomocą firmowej karty płatniczej z rachunku walutowego, wypływ środków należy przeliczyć na polskie złote. Wypływ środków z rachunku walutowego z tytułu zapłaty zobowiązania, na dzień ujęcia w księgach rachunkowych przelicza na walutę polską odpowiednio po kursie:

1) historycznym, tj. ustalonym zgodnie z przyjętą przez jednostkę metodą wyceny rozchodu waluty z rachunku bankowego w walucie obcej (por. art. 35 ust. 8 w zw. z art. 34 ust. 4 pkt 1-3 ustawy o rachunkowości) lub

2) średnim NBP waluty obcej z dnia poprzedzającego dzień rozchodu środków z rachunku walutowego.

Decyzję w sprawie wyceny rozchodu środków z rachunku walutowego podejmuje kierownik jednostki i zapisuje w zasadach (polityce) rachunkowości.

Jak wynika z pytania bank obciążył walutowy rachunek jednostki z tytułu zapłaty transakcji kartą płatniczą dokonanej 30 grudnia 2021 r. dopiero 1 stycznia 2022 r. (data księgowania transakcji przez bank). Jeżeli jednostka rozchód środków z rachunku walutowego wycenia po kursie średnim NBP z dnia poprzedzającego dzień rozchodu, to za dzień rozchodu środków wskazane jest przyjąć datę księgowania transakcji. W tym przypadku nie ma znaczenia - naszym zdaniem - data wyciągu bankowego.

Transakcje (zakupu towarów, materiałów czy usług), za które następuje zapłata za pomocą kart płatniczych, ujmowane są w księgach rachunkowych na zasadach ogólnych, czyli takich, jakie są stosowane przy nabyciu z odroczonym terminem zapłaty. Jednak zobowiązania opłacone kartą płatniczą traktuje się, co do zasady, jako uregulowane w dniu zakupu. W związku z tym, w księgach rachunkowych konto 21 "Rozrachunki z dostawcami" nie powinno wykazywać salda i nie ma konieczności rozliczania płatności poprzez to konto. Nie oznacza to jednak, że zakupów takich nie można księgować na tym koncie. Przy dużych transakcjach dla celów kontrolnych (np. uzgodnienia salda) jest to wskazane. Z kolei jego pominięcie może dotyczyć drobnych, nieistotnych zakupów rozliczanych bezpośrednio w koszty, np. materiałów biurowych. Decyzję w tej sprawie podejmuje jednostka we własnym zakresie.

Należy jednak zauważyć, iż bank dokonuje obciążenia rachunku bankowego zazwyczaj po upływie pewnego czasu od dnia dokonania płatności kartą. W związku z tym rozliczenia transakcji przeprowadzanych z wykorzystaniem kart płatniczych można dokonywać w księgach rachunkowych na koncie 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Rozrachunki z tytułu płatności kartami) lub na koncie 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozrachunki z tytułu płatności kartami). Powstałe na kontach 23-4 lub 24 saldo (Ma) pozostawać będzie do momentu jego rozliczenia wynikającego z wyciągu bankowego potwierdzającego obciążenie rachunku bankowego płatnościami dokonanymi przy użyciu kart.

Przykład

I. Założenia:

1. Pracownik firmy "X" uregulował fakturę za hotel na kwotę: 100 EUR w dniu jej wystawienia, tj. 24 lutego 2022 r. Zapłaty dokonał kartą płatniczą z rachunku walutowego. Obciążenie rachunku walutowego nastąpiło 25 lutego 2022 r. Koszt jednostka przeliczyła po kursie z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury, który wynosił: 4,5352 zł/EUR, natomiast zapłatę przeliczyła po kursie z dnia poprzedzającego dzień obciążenia rachunku walutowego (dzień księgowania), który wynosił: 4,6284 zł/EUR.
2. Firma "X" ustaliła różnice kursowe przypadające na kwotę opłaconą firmową kartą płatniczą, w wysokości: 100 EUR × (4,6284 zł/EUR - 4,5352 zł/EUR) = 9,32 zł (ujemna różnica kursowa).
3. Według polityki rachunkowości firmy "X", w przypadku płatności za zobowiązania kartą płatniczą nie stosuje się konta rozrachunkowego dostawcy, a do ewidencji kosztów działalności podstawowej służą wyłącznie konta zespołu 4.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

Przykład

I. Założenia:

Na podstawie danych liczbowych z poprzedniego przykładu, przy założeniu, że według polityki rachunkowości firmy "X", płatności za zobowiązania kartą płatniczą rozlicza się z wykorzystaniem konta 21 "Rozrachunki z dostawcami".

II. Dekretacja:

III. Księgowania: