Ujęcie w księdze spóźnionej faktury za zakup towarów

Rozliczam się z podatku dochodowego na podstawie księgi podatkowej. W marcu 2022 r., po rozliczeniu księgi za luty 2022 r., wpłynęły do firmy faktury zakupu towarów z 22 i 25 lutego 2022 r. Czy muszę poprawiać zapisy w księdze za luty 2022 r., czy mogę faktury te ująć w księdze za marzec br.?

Zasadą jest, że przy prowadzeniu księgi podatkowej za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. Stanowi o tym art. 22 ust. 6b ustawy o pdof. W przypadku zakupu towarów handlowych nie zawsze udokumentowaniu kosztu służy faktura, może to być inny dowód.

Jak wskazano w § 16 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zakup towarów handlowych musi być wpisany do księgi podatkowej niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży. Jeśli zostały one otrzymane przed fakturą, zasadniczo zapisu dokonuje się w księdze w dacie otrzymania na podstawie sporządzonego w tym dniu dowodu, tj. opisu towaru lub zawierającej odpowiednie dane specyfikacji (§ 15 ust. 2 i ust. 4 rozporządzenia). Wpływająca później faktura jest następnie łączona z opisem (specyfikacją) i zasadniczo nie podlega ewidencji w księdze, chyba że zawiera różnicę w stosunku do wartości ujętej w kosztach - wtedy wprowadza się ją do księgi w dniu jej otrzymania.

Podatnicy prowadzący księgę według zasad określonych w § 27 rozporządzenia dla biur rachunkowych i przedsiębiorstw wielozakładowych mogą dokonywać zapisów w porządku chronologicznym na podstawie odpowiednich dowodów w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do dnia 20. każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. W takim przypadku zgodnie z § 15 ust. 3 rozporządzenia, jeżeli podatnik otrzymał towar handlowy oraz fakturę na ten towar handlowy w tym samym miesiącu, opis (specyfikację) dołącza do otrzymanej faktury, a zapisów w księdze dokonuje na podstawie otrzymanej faktury. Zdaniem redakcji w takim przypadku zapisu w księdze bezpośrednio na podstawie faktury można dokonać również w przypadku, gdy wpłynie ona w miesiącu następującym po miesiącu, w którym podatnik otrzymał towar, pod warunkiem że data faktury będzie wskazywać, że została wystawiona w tym samym miesiącu, w którym miała miejsce dostawa towaru (nie powinno to być kwestionowane).

Niezależnie jednak od tego, czy zapisy w księdze są dokonywane bieżąco, czy według zasad dla biur rachunkowych i przedsiębiorstw wielozakładowych, koszt zakupionych towarów handlowych - w sytuacji, gdy nie wpłynęła faktura dokumentująca ich zakup - powinien zostać ujęty w księdze w kolumnie przeznaczonej do wpisywania kosztów podatkowych (kolumna 10 "Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu") w miesiącu ich otrzymania na podstawie opisu towaru lub specyfikacji. Jeśli więc w sytuacji opisanej w pytaniu mamy do czynienia z takim przypadkiem, że zakupione towary zostały ujęte w kolumnie 10 księgi podatkowej na podstawie opisu lub specyfikacji w lutym br., a w marcu br., po rozliczeniu księgi za luty br., do firmy wpłynęła opóźniona faktura dokumentująca ich zakup, to o ile nie zawiera ona różnicy w wartości towarów, nie podlega ewidencji w księdze (należy ją natomiast połączyć z opisem czy specyfikacją i łącznie przechowywać). Jeżeli wystąpiła różnica, to należy zaksięgować ją w kolumnie 10 (ze znakiem plus lub minus, w zależności od rodzaju różnicy) w dacie otrzymania faktury (w marcu br.).

Natomiast jeśli w sytuacji opisanej w pytaniu zakup towarów nie został ujęty w kolumnie 10, gdyż dostawa towarów miała miejsce po dacie wynikającej z faktury zakupu (lub w tej dacie) - zakup ten powinien być wpisany do księgi w kolumnie 10 na podstawie tej faktury pod datą jej wystawienia (zgodnie z art. 22 ust. 6b ustawy o pdof). W przypadku więc, gdy księga za luty br. jest już zamknięta, a podatnik otrzymał fakturę za zakup towarów wystawioną w tym miesiącu (a dostawa towarów nie wpłynęła przed dniem jej wystawienia), powinien "cofnąć się" do tego miesiąca i doksięgować koszt w kolumnie 10 w dacie wystawienia faktury (w kolumnie 17 "Uwagi" można wówczas odnotować fakt opóźnionego otrzymania faktury). Spowoduje to także konieczność dokonania nowych podsumowań księgi za luty br.