Różnice pomiędzy kwotami wynikającymi z ksiąg oraz wskazanymi przez kontrahenta na potwierdzeniu sald

Inwentaryzacji w drodze potwierdzenia prawidłowości salda wykazanego w księgach rachunkowych jednostki dokonuje się w odniesieniu do aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej, należności, w tym udzielonych pożyczek oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów (por. art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości). Nie inwentaryzuje się drogą potwierdzenia salda należności spornych i wątpliwych, od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych. Należności takie jednostka inwentaryzuje drogą porównania danych ujętych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji ich wartości (art. 26 ust. 1 pkt 3 ww. ustawy).

W praktyce, z prośbą o potwierdzenie salda rozrachunków występuje najczęściej wierzyciel, wysyłając do dłużnika informację o stanie należności, z kolei dłużnik potwierdza saldo bądź zgłasza zastrzeżenia, udzielając informacji, które pozycje są niezgodne. W ten sposób przeprowadzona zostaje inwentaryzacja należności u wierzyciela i jednocześnie zobowiązań u dłużnika. Jeśli jednostka posiada wobec tego samego kontrahenta zarówno należności, jak i zobowiązania, to wskazane jest wysłać potwierdzenie salda kontrahentowi, zawierające stany i jedynych, i drugich, w celu ich uzgodnienia.

Natomiast w stosunku do aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych, to bank występuje z prośbą o potwierdzenie salda.

W wyniku przeprowadzonego uzgodnienia stanu rozrachunków z kontrahentami mogą wystąpić różnice pomiędzy kwotami figurującymi w księgach rachunkowych jednostki a kwotami wskazanymi przez kontrahenta. Różnice te jednostka wyjaśnia, ustalając przyczyny ich powstania, sposób ich rozliczenia oraz ujmuje je (jeżeli uznaje korekty salda za zasadne), w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, którego inwentaryzacja dotyczy. W praktyce najczęstszą przyczyną niezgodności jest ujęcie faktury w księgach wierzyciela w innym okresie rozliczeniowym niż w księgach dłużnika, bądź płatność za daną fakturę następuje na koniec miesiąca, a na rachunek bankowy wierzyciela wpływa w kolejnym okresie sprawozdawczym. Salda takie, mimo "rozbieżności czasowej" uznaje się za prawidłowe (potwierdzone). Niekiedy niezgodność polega na tym, że nabywca nie dysponuje fakturą. Wtedy należy wystawić duplikat tej faktury. Inną przyczyną różnic może być ujęcie należności albo zapłaty za fakturę na niewłaściwym koncie rozrachunkowym. Taka niezgodność wymaga dokonania odpowiednich zapisów korygujących w księgach rachunkowych.

Jeżeli we wskazanym przez jednostkę terminie kontrahent nie potwierdzi salda należności, a jednostka uzna, że saldo nie może być potwierdzone z przyczyn uzasadnionych, to przeprowadza inwentaryzację niepotwierdzonego salda metodą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji ich wartości. Wynika tak z art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości. Wskazane jest w takiej sytuacji udokumentowanie przyczyn, dla których należności zinwentaryzowano metodą weryfikacji, zamiast uzgodnienia sald. Mogą to być wysłane do kontrahenta monity, notatki z rozmów telefonicznych, e-maile. Dowody te można załączyć do protokołu z weryfikacji salda tej należności, której nie udało się zinwentaryzować przez potwierdzenie.

Jeśli u braku potwierdzenia salda leżą spory, reklamacje bądź różnego rodzaju roszczenia, to mogą one powodować uznanie należności za sporną i w konsekwencji mogą uzasadniać utworzenie odpisu aktualizującego w księgach rachunkowych.

Na podstawie art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości, jednostka może przeprowadzić inwentaryzację należności drogą potwierdzenia sald na dowolny dzień w okresie 3 miesięcy przed końcem roku obrotowego i 15 dni następnego roku obrotowego. Potwierdzeniu poddaje się zazwyczaj stany należności ustalone w księgach rachunkowych na koniec wybranych miesięcy, na przykład na 30 listopada. Jednak uzgadniając saldo na koniec listopada trzeba pamiętać, że w bilansie wykazuje się kwotę należności na dzień bilansowy, czyli na 31 grudnia. W takiej sytuacji trzeba ustalić o jaką kwotę zmieniły się należności między dniem potwierdzenia salda a 31 grudnia. Obowiązek taki wynika z art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości, w myśl którego ustalenie stanu powinno nastąpić przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda - przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg nie może być ustalony po dniu bilansowym.