Odpisywanie towarów w koszty w momencie zakupu

Kierownik jednostki może podjąć, na podstawie art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości, decyzję o odpisywaniu w koszty wartości towarów na dzień ich zakupu. Takie postępowanie musi być połączone z ustalaniem stanu tych składników aktywów i jego wyceną oraz korektą kosztów o wartość tego stanu, nie później niż na dzień bilansowy. Jeżeli jednostka wybiera uproszczoną metodę ewidencji zapasów, to powinna uwzględnić art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości, z którego wynika, że jednostka może w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki. Zwykle taką metodę ewidencji zapasów wybierają jednostki handlowe, w których działalność handlowa polegająca na sprzedaży towarów jest prowadzona w niedużym zakresie, a za zapasy i sprzedaż odpowiadają zaufane osoby. Uproszczona ewidencja nie pozwala bowiem na kontrolowanie bieżącego stanu zapasów towarów, a także nie daje możliwości rozliczania osób odpowiedzialnych za te składniki aktywów.

Wybierając uproszczoną metodę ewidencji towarów nie ujmuje się ich na koncie 33 "Towary", tylko odnosi ich wartość bezpośrednio na dzień ich zakupu w ciężar kosztów działalności podstawowej, jako rzeczowe aktywa obrotowe nabyte w celu odprzedaży w stanie nieprzetworzonym - na konto 73-1 "Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)".

Na dzień bilansowy w kosztach, do których zostały odniesione wartości sprzedanych towarów, powinna pozostać tylko wartość faktycznie sprzedanych towarów. Należy zatem, zgodnie z art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości, nie później niż na dzień bilansowy, dokonać ustalenia stanu tych składników aktywów i jego wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu. Można dokonywać tego również częściej w ciągu roku, np. raz na miesiąc, czy raz na kwartał, w zależności od potrzeb danej jednostki. Ustalenie stanu zapasów, jego wycena i korekta kosztów o wartość tego stanu w ciągu roku może odbywać się na podstawie prowadzonej ewidencji ilościowej.

Uwaga: Dokonywanie korekty kosztów tylko na dzień bilansowy jest wystarczające dla celów bilansowych. Jednak dla celów podatkowych wskazane jest, aby takiej korekty dokonywać w każdym okresie, za który jednostka ustala i wpłaca zaliczki na podatek dochodowy (miesięcznie lub kwartalnie).

Ustalenie stanu zapasów na dzień bilansowy odbywa się na podstawie spisu z natury. Z art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości wynika, że spis z natury zapasów nieobjętych bieżącą ewidencją przeprowadza się zawsze w ostatnim dniu roku obrotowego. Nie można w tym przypadku zastosować art. 26 ust. 3 pkt 1 ww. ustawy, z którego wynika, że termin i częstotliwość inwentaryzacji przyjmuje się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację składników aktywów rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku. Przepis ten bowiem nie dotyczy m.in. produktów gotowych, produktów w toku, towarów i materiałów, do których stosuje się uproszczoną ewidencję wynikającą z art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości.

Ze stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów wynika, że nieobjęte bieżącą ewidencją księgową zapasy, odpisywane w ciężar kosztów w momencie zakupu lub wytworzenia podlegają obowiązkowo spisowi na ostatni dzień roku obrotowego. Ze względu na to, że zapasy te nie są objęte bieżącą ewidencją księgową (por. pkt 14 ww. stanowiska):

• wyniki spisu z natury nie są porównywane z danymi tej ewidencji i nie są ustalane różnice inwentaryzacyjne,
• odrębnego ustalenia wymagają ceny jednostkowe służące do wyceny tych zapasów.

Jeżeli jednostka ustali, w drodze spisu z natury, i wykaże w arkuszach spisowych składniki zapasów nieobjętych bieżącą ewidencją księgową, to do wyceny materiałów i towarów przyjmuje ceny zakupu lub nabycia z zastosowaniem metody pierwsze przyszło pierwsze wyszło (FIFO).

Korekta kosztów o wartość ustalonego w drodze spisu z natury stanu zapasów towarów, które nie zostały zużyte lub sprzedane, polega na ujęciu w księgach wartości tych zapasów na koncie 33 "Towary".

Przykład

I. Założenia:

1. Zgodnie z polityką rachunkowości jednostka "X" odnosi wartość towarów w ciężar kosztów na dzień ich zakupu. Korekty kosztów o wartość niesprzedanych towarów dokonuje na koniec każdego miesiąca, a na początek następnego miesiąca wartość zapasów zalicza ponownie w ciężar kosztów.
2. W czerwcu 2021 r. jednostka kupiła towary o wartości: 61.500 zł (w tym VAT: 11.500 zł).
3. Na koniec czerwca 2021 r. ustalono, w drodze spisu z natury, że wartość towarów na stanie magazynowym wynosiła: 35.000 zł.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

A. Zapisy w księgach na koniec czerwca 2021 r.

B. Zapisy w księgach na początek lipca 2021 r.

Innym rozwiązaniem jest pozostawienie wartości zapasów towarów na koncie 33 do dnia kolejnego okresu sprawozdawczego. W takiej sytuacji na koniec kolejnego okresu rozliczeniowego dokonuje się dodatkowego księgowania kwoty zwiększającej lub zmniejszającej wartość zapasów.