Księgę można prowadzić w formie papierowej lub elektronicznej

Rozpoczynam działalność gospodarczą i będę się rozliczał z podatku dochodowego na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Czy mogę prowadzić ją w formie papierowej, czy w 2021 r. trzeba prowadzić ją wyłącznie w formie elektronicznej?

Podatnik w 2021 r. może prowadzić księgę podatkową w formie papierowej (zbroszurowanej) lub w programie komputerowym. Dopuszczają to przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Decyzję o sposobie prowadzenia księgi podatkowej podejmuje podatnik. Nie informuje o niej urzędu skarbowego.

Zgodnie z § 8 ust. 1 powołanego rozporządzenia podatnik jest obowiązany zbroszurować księgę i kolejno ponumerować jej karty. Przepis ten dotyczy właśnie księgi podatkowej prowadzonej w formie papierowej. Można więc sporządzić karty odpowiadające wzorowi księgi z załącznika nr 1 do rozporządzenia, a następnie ponumerować je i zszyć (zbroszurować). Można też zakupić i korzystać z gotowych broszur podatkowej księgi przychodów i rozchodów do wypełniania, po upewnieniu się, że zawierają wzór księgi zgodny z aktualnie obowiązującymi przepisami rozporządzenia.

W 2021 r. można prowadzić księgę w formie papierowej lub elektronicznej.

W sytuacji prowadzenia księgi podatkowej w formie papierowej (ręcznie) podatnik nie będzie miał obowiązku przekazywania w postaci elektronicznej całości lub części księgi na żądanie organu podatkowego (jako JPK_PKPiR). Przypomnijmy, że zgodnie z art. 193a § 1 Ordynacji podatkowej (Dz. U. z 2020 r. poz. 1325 ze zm.) w przypadku prowadzenia ksiąg podatkowych przy użyciu programów komputerowych, organ podatkowy może żądać przekazania całości lub części tych ksiąg oraz dowodów księgowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, wskazując rodzaj ksiąg podatkowych oraz okres, którego dotyczą. Jedną z takich struktur JPK jest struktura właściwa dla podatkowej księgi przychodów i rozchodów, tj. JPK_PKPiR.

Księga podatkowa może też być prowadzona w programie komputerowym (jest tak najczęściej). W myśl § 28 ust. 1 powołanego rozporządzenia, w przypadku prowadzenia księgi w systemie teleinformatycznym warunkiem uznania księgi za prawidłową jest:

1) określenie na piśmie szczegółowej instrukcji obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia księgi,

2) stosowanie programu komputerowego zapewniającego bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz umożliwiającego wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem księgi,

3) przechowywanie zapisanych danych na informatycznych nośnikach danych, w sposób chroniący je przed zniszczeniem lub zniekształceniem, naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania lub ich modyfikacją w sposób nieuprawniony.

Podatnik posługujący się programem komputerowym, który nie zapewnia wydrukowania księgi według wzoru określonego w załączniku nr 1 do powołanego rozporządzenia, jest obowiązany założyć księgę w formie papierowej według odpowiedniego wzoru. Po zakończeniu miesiąca musi wtedy sporządzić wydruk komputerowy zawierający podsumowanie zapisów za dany miesiąc i wpisać do odpowiednich kolumn księgi sumy miesięczne wynikające z tego wydruku.

Natomiast jeśli podatnik ma program komputerowy spełniający wymienione warunki, nie musi drukować księgi co miesiąc. Wystarczy, że może to zrobić w dowolnej chwili (pkt 2). Nie zakłada też papierowej wersji księgi.

Podatnicy, którzy prowadzą księgę podatkową przy użyciu programu komputerowego, zgodnie z § 28 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, na żądanie urzędu skarbowego będą musieli przekazać ją w formie pliku JPK_PKPIR.

Trzeba zaznaczyć, że obecnie w każdym przypadku - niezależnie od tego, czy księga jest prowadzona papierowo czy komputerowo - ewidencja VAT musi być prowadzona w formie elektronicznej przy użyciu programów komputerowych, co wynika z art. 109 ust. 8a ustawy o VAT (Dz. U. z 2020 r. poz. 106 ze zm.). Dane z tej ewidencji wraz z częścią deklaracyjną podatnicy mają obowiązek przekazywać organom podatkowym, bez wezwania, w formie plików JPK_VAT. Z kolei wystawiane faktury podatnik będzie musiał przesyłać na żądanie organu podatkowego jako JPK_FA, jeśli będzie wystawiał je przy użyciu programu komputerowego. Jeżeli będzie wystawiał je ręcznie, nie będzie miał takiego obowiązku.