Koszty zakupu towarów w księdze podatkowej

W ramach rozpoczętej w styczniu br. działalności gospodarczej rozliczam się na podstawie księgi podatkowej. Pod jaką datą i na podstawie jakich dowodów wpisywać do księgi zakup towarów?

Zakup towarów ujmuje się w księdze w kolumnie 10 "Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu".

Za dzień poniesienia kosztu, w przypadku podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów, uważa się generalnie dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. Stanowi o tym art. 22 ust. 6b ustawy o pdof. Datą zdarzenia gospodarczego, pod którą ujmuje się wydatki w księdze podatkowej, zasadniczo jest więc dzień wystawienia dowodu księgowego. Również zgodnie z pkt 3 objaśnień stanowiących załącznik nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów w kolumnie 2 "Data zdarzenia gospodarczego" należy wpisywać dzień miesiąca wynikający z dokumentu stanowiącego podstawę dokonywania wpisu, tj. datę poniesienia wydatku, otrzymania towaru lub uzyskania przychodu albo datę zestawienia sprzedaży.

Trzeba mieć także na uwadze, że zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych musi być wpisany do księgi zasadniczo niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży (§ 16 ust. 1 rozporządzenia). Jednak reguła ta nie dotyczy podatników, którzy prowadzą księgę podatkową na zasadach przewidzianych dla biur rachunkowych. W ich przypadku zapisów w księdze, także w tym zakresie, dokonuje się w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Wydatki związane z zakupem towarów ujmuje się w księdze podatkowej na podstawie dowodu księgowego potwierdzającego dokonanie operacji gospodarczej. Zatem podstawą zapisu jest przede wszystkim faktura lub rachunek otrzymany od sprzedawcy. W przypadku dokonania zakupu od osób prywatnych zapisów w księdze można dokonać np. w oparciu o umowę kupna-sprzedaży lub o dowód wewnętrzny sporządzony samodzielnie przez podatnika (dotyczy to sytuacji wskazanych w § 13 ust. 2 rozporządzenia).

Zdarza się, że towar handlowy lub materiał (podstawowy lub pomocniczy), którego zakup dokumentowany jest fakturami dostawców, zostaje dostarczony do zakładu lub dokonuje się nim obrotu przed otrzymaniem faktury. Należy wówczas sporządzić szczegółowy opis otrzymanego materiału (lub towaru handlowego), który będzie stanowił podstawę zapisu w księdze. Dowód ten powinien zawierać co najmniej następujące dane:

• imię i nazwisko (firmę) oraz adres dostawcy, 
• ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość materiału (lub towaru handlowego),
• datę oraz podpis osoby przyjmującej towar.

Jeśli zakup udokumentowany jest specyfikacją dostawcy, która spełnia wymogi określone dla opisu, to podatnik może nie sporządzać opisu, a zapisów w księdze dokonać na podstawie tej specyfikacji. Opis należy przechowywać jako dowód zakupu, a następnie połączyć z nadesłaną fakturą. Ewentualna różnica w stosunku do wartości podanej w fakturze musi być wpisana do księgi (ewidencji) w dniu otrzymania faktury. Jednak, jeżeli podatnik otrzymał materiał lub towar handlowy oraz fakturę zakupu w tym samym miesiącu, opis lub specyfikację dołącza do otrzymanej faktury, a zapisów w księdze dokonuje na jej podstawie (§ 15 ust. 2-4 rozporządzenia).

Wpłat dokonanych na poczet przyszłych dostaw towarów, np. tytułem zaliczek lub przedpłat, zasadniczo nie ujmuje się w księdze podatkowej. Jak stanowi art. 22 ust. 1 ustawy o pdof, za koszty uzyskania przychodów uważa się koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tej ustawy. Dlatego do momentu realizacji dostawy towarów dokonane wpłaty zaliczkowe nie podlegają ewidencji w księdze w kolumnach przeznaczonych do wpisywania kosztów podatkowych (nie wpisuje się ich w kolumnie 10 księgi). Można ująć je dobrowolnie, np. w kolumnie 17 "Uwagi".