Dodatkowe ewidencje prowadzone z księgą podatkową

Prowadzę księgę podatkową. Jakie ewidencje obecnie obowiązkowo trzeba prowadzić wraz z księgą zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów?

Przedsiębiorcy rozliczający podatek dochodowy w oparciu o księgę podatkową są zobowiązani na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów do prowadzenia dodatkowych ewidencji (podatnicy zakładają je, gdy dotyczy ich obowiązek ich założenia). Należą do nich:

1) ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,

2) ewidencja sprzedaży, o której mowa w § 7 ust. 1 rozporządzenia,

3) ewidencja kupna i sprzedaży wartości dewizowych, o której mowa w § 6 rozporządzenia, tj. ewidencja wszystkich operacji powodujących zmianę stanu wartości dewizowych i waluty polskiej - dotyczy działalności kantorowej, prowadzi się ją według zasad określonych w przepisach Prawa dewizowego.

Do prowadzenia ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych przedsiębiorców prowadzących księgę podatkową zobowiązuje § 5 rozporządzenia. Ewidencję tę należy prowadzić według zasad określonych w art. 22n ust. 2-6 ustawy o pdof. Zapisów w ewidencji dotyczących środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych trzeba dokonywać najpóźniej w miesiącu przekazania ich do używania (art. 22n ust. 4 ustawy o pdof). Wprowadzenie składników majątku trwałego do ewidencji w późniejszym terminie uznawane jest za ich ujawnienie. Należy zaznaczyć, że odpisów amortyzacyjnych dokonuje się począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym te składniki majątku zostały wprowadzone do ewidencji. W przypadku braku ewidencji wartości odpisów amortyzacyjnych nie można zaliczyć do kosztów podatkowych. Odpisy amortyzacyjne wpisywane są do księgi w kolumnie 13 "Pozostałe wydatki".

Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży spoczywa na podatnikach, którzy:

• zlecili prowadzenie księgi biuru rachunkowemu, z wyjątkiem podatników ewidencjonujących obrót przy zastosowaniu kas rejestrujących (§ 7 ust. 1 rozporządzenia),
• dla przedsiębiorstwa wielozakładowego posiadają tylko jedną podatkową księgę w miejscu wskazanym jako siedziba podatnika i w poszczególnych zakładach prowadzą ewidencję sprzedaży (§ 8 ust. 3 rozporządzenia),
• prowadzą handel obwoźny lub obnośny i w miejscu wykonywania działalności nie przechowują podatkowej księgi (§ 8 ust. 6 rozporządzenia),
• ewidencjonują przychody w księdze na zasadach dotyczących biur rachunkowych, czyli w terminie do 20. dnia następnego miesiąca, z wyłączeniem podatników dokonujących sprzedaży dokumentowanej wyłącznie fakturami (§ 27 ust. 3 rozporządzenia).

Ewidencja sprzedaży powinna zawierać co najmniej numer kolejny wpisu, datę uzyskania przychodu nieudokumentowanego fakturami lub rachunkami, kwotę przychodu. Zapisów dotyczących przychodów dokonuje się w niej raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym. Natomiast przychody wykazane w tej ewidencji można wpisywać do księgi w kolumnie 7 "Wartość sprzedanych towarów i usług" w jednej pozycji na koniec każdego miesiąca (§ 17 ust. 1 i § 18 ust. 5 rozporządzenia). Ewidencji sprzedaży nie prowadzi się, gdy obrót ewidencjonowany jest przy zastosowaniu kas rejestrujących lub sprzedaż dokumentowana jest wyłącznie fakturami.

Od 1 stycznia 2020 r. zniesiono obowiązek prowadzenia ewidencji wyposażenia, tj. rzeczowych składników majątku związanych z wykonywaną działalnością, niezaliczonych, zgodnie z przepisami ustawy o pdof, do środków trwałych, o wartości początkowej przekraczającej 1.500 zł. Podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów mogą więc prowadzić ewidencję wyposażenia jedynie dobrowolnie, jeśli widzą taką potrzebę. Od 1 stycznia 2020 r. zniesiono też obowiązek prowadzenia kart przychodów pracowników, które wcześniej należało prowadzić dla pracowników otrzymujących należności ze stosunku pracy, o których mowa w art. 12 ustawy o pdof. 

Ponadto warto przypomnieć, że od 1 stycznia 2019 r. wydatków z tytułu używania prywatnego samochodu osobowego na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej podatnicy nie zaliczają do kosztów w oparciu o prowadzoną ewidencję przebiegu pojazdu (tj. z uwzględnieniem limitu kilometrówki), tylko na zasadach wskazanych w art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o pdof. Przedsiębiorca nie ma już obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dla takiego samochodu osobowego.

Podatnicy prowadzący księgę nie muszą także prowadzić ewidencji magazynowej towarów, materiałów czy produktów. Zakup towarów handlowych, materiałów podstawowych i pomocniczych ujmują bezpośrednio w kolumnie 10 "Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu". Podobnie jest z kosztami składającymi się na koszt wytworzenia wyrobów gotowych - księguje się je bezpośrednio w odpowiednich kolumnach księgi (np. 10, 12 "Wynagrodzenia w gotówce i w naturze", 13 "Pozostałe wydatki"). Materiały, towary, wyroby gotowe, półprodukty, produkcja w toku, braki i odpady zasadniczo nie są odrębnie ewidencjonowane w sposób pozwalający określić ich aktualną ilość i wartość. Te dane podatnik ustala, sporządzając spis z natury, np. na koniec każdego roku podatkowego (§ 24-26 rozporządzenia). Podatnicy prowadzący księgę mogą jednak dobrowolnie zaprowadzić ewidencję magazynową, szczególnie w przypadku dużej skali obrotów lub gdy magazynowane są składniki majątku o wysokiej wartości, albo gdy odpowiadają za nie pracownicy materialnie odpowiedzialni.