Wycena należności na dzień bilansowy

Od stycznia 2020 r. przeszliśmy z księgi podatkowej na pełną księgowość. W jaki sposób będziemy zobowiązani wycenić na koniec 2020 r. należności z tytułu dostaw i usług?

W księgach rachunkowych należności z tytułu dostaw i usług na dzień ich powstania lub nabycia ujmowane są w wartości nominalnej. Stanowi o tym art. 28 ust. 11 pkt 2 ustawy o rachunkowości. Wprowadza się je do ksiąg rachunkowych na konto 20 "Rozrachunki z odbiorcami". Na dzień bilansowy należności wyceniane są w kwocie wymaganej zapłaty z zachowaniem zasady ostrożności (art. 28 ust. 1 pkt 7 ustawy o rachunkowości). Na ten dzień jednostka powinna doprowadzić daną należność do kwoty, której uregulowania oczekuje. Oznacza to, że wierzytelność może zostać powiększona o naliczone odsetki lub kary umowne. W przypadku należności spornych kwotę wymaganej zapłaty, po wygraniu sprawy w sądzie, może zwiększyć zasądzony zwrot kosztów sądowych.

Poza tym, jeśli sprzedawca spełnił świadczenie wynikające z umowy i nie otrzymał zapłaty w terminie wskazanym w umowie, to poza odsetkami ustawowymi za opóźnienie w transakcjach handlowych, ma prawo obciążyć nabywcę równowartością kwoty 40 euro, jako rekompensaty za koszty odzyskiwania należności. Rekompensata nie zależy od rzeczywistych kosztów ponoszonych przez sprzedawcę w celu odzyskania należności (nie ma on obowiązku wykazania, że koszty te poniósł). Sprzedawca ma także prawo domagać się od nabywcy zwrotu poniesionych kosztów odzyskiwania należności, gdy przekroczyły one równowartość 40 euro, o ile uzasadni ich wysokość. Tak wynika z pkt 6.3 stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie rozrachunków z kontrahentami.

W księgach naliczone odsetki od należności zalicza się do przychodów finansowych zapisem:

- Wn konto 20,

- Ma konto 75-0 "Przychody finansowe".

Natomiast kary umowne, zasądzone koszty postępowania sądowego oraz rekompensatę za koszty odzyskiwania należności, którą obciążono kontrahenta, odnosi się do pozostałych przychodów operacyjnych. Ich ewidencja księgowa może być następująca:

- Wn konto 20,

- Ma konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne".

Zdarza się, że na dzień bilansowy po stronie Ma konta rozrachunkowego z odbiorcą figuruje nadpłata należności z tytułu dostaw lub usług. Jednostka powinna pozostawić ją na tym koncie do czasu jej zwrotu lub rozliczenia w inny sposób. Wartość nadpłaty wykazuje się w bilansie po stronie pasywów jako zobowiązanie krótkoterminowe jednostki.

Jeśli jednostka ma wątpliwości co do pewności uregulowania należności w kwocie wymaganej zapłaty, należy zaktualizować jej wartość. Dlatego wyceniając należności na dzień bilansowy (zgodnie z zasadą ostrożności), trzeba zweryfikować, czy ustalona na dzień bilansowy kwota wymaganej zapłaty odpowiada realnej wartości należności, czyli kwocie możliwej do uzyskania. Gdy z ustaleń wynika, że uregulowanie wierzytelności w całości lub w części nie jest prawdopodobne, należy dokonać odpisu aktualizującego jej wartość. Ma on na celu doprowadzenie wierzytelności do realnej wartości, którą można odzyskać od dłużnika. Aby dokonać odpisu aktualizującego należność, musi zachodzić wysokie prawdopodobieństwo, że jest ona nieściągalna, samo opóźnienie w zapłacie nie może być powodem dokonania odpisu. Sytuacje, w których przeprowadzenie odpisu jest uzasadnione, wskazano w art. 35b ustawy o rachunkowości.

W księgach odpisy aktualizujące wartość należności ujmuje się odpowiednio jako pozostałe koszty operacyjne lub koszty finansowe (przykład). Ze względu na to, że jednostka nie ma możliwości dochodzenia spłaty należności przedawnionych, nie wykazuje ich w księgach ani w bilansie. Ich wartość najpóźniej na dzień bilansowy należy wyksięgować zapisem:

- Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne" lub 75-1 "Koszty finansowe",

- Ma konto 20 "Rozrachunki z odbiorcami" lub konto 28 "Odpisy aktualizujące wartość należności" - gdy wcześniej utworzono odpis aktualizujący przedawnioną należność.

Należności figurujące na koncie 20 po skorygowaniu ich o kwotę odpisu aktualizującego z konta 28 przedstawia się w aktywach bilansu sporządzanego według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości odpowiednio w pozycjach B.II.1 lit. a), B.II.2 lit. a) lub B.II.3 lit. a). Są to wymagające zapłaty należności, w tym sporne, ale nieskierowane na drogę sądową, za dostarczone odbiorcom wyroby, towary i usługi, przedstawiane są w podziale na wymagające spłaty w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego i powyżej 12 miesięcy.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.)