Zbiorcze ujmowanie przychodów w księdze

Prowadzę księgę podatkową. Kiedy mogę ujmować przychody w księdze zbiorczymi zapisami, tzn. raz dziennie lub raz na miesiąc?

Z przepisów ustawy o pdof wynika, że za datę powstania przychodu z działalności gospodarczej uważa się dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi, albo częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień wystawienia faktury albo uregulowania należności. Jeżeli strony ustalą, że usługa jest rozliczana w okresach rozliczeniowych, za datę powstania przychodu uznaje się ostatni dzień okresu rozliczeniowego określonego w umowie lub na wystawionej fakturze, nie rzadziej niż raz w roku. W pozostałych przypadkach za datę powstania przychodu uznaje się dzień otrzymania zapłaty (art. 14 ust. 1c-1i ustawy o pdof).

Jednak przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów dopuszczają w określonych przypadkach zbiorcze ewidencjonowanie przychodów w księdze podatkowej, w zależności od tego, jaką ewidencję dla celów VAT podatnik prowadzi.

Jeżeli podatnik nie jest czynnym podatnikiem VAT i nie ewidencjonuje przychodów w kasie fiskalnej, na żądanie kupującego lub usługobiorcy powinien wystawiać rachunki potwierdzające dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi. Rachunki powinien ujmować w księdze w dacie powstania przychodu. Gdy kupujący lub usługobiorca nie zażąda wystawienia rachunku, u takiego podatnika może wystąpić sprzedaż nieudokumentowana. Przychody z takiej sprzedaży można ewidencjonować w zeszycie i na koniec dnia podsumować zapisy za ten dzień. Ustaloną kwotę przychodu za dany dzień ujmuje się w wystawionym na koniec dnia dowodzie wewnętrznym nazywanym dziennym zestawieniem sprzedaży nieudokumentowanej. Dowody takie ujmuje się w księdze codziennie, po zakończeniu sprzedaży w danym dniu (§ 18 ust. 1 i 2 rozporządzenia).

Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży, o której mowa w § 7 ust. 1 rozporządzenia, mogą dokonywać zapisów dotyczących przychodu, wykazanych w tej ewidencji, w jednej pozycji na koniec każdego miesiąca (§ 18 ust. 5 rozporządzenia).

W przypadku gdy podatnik dla udokumentowania przychodu wystawia faktury, zapisów w księdze podatkowej powinien dokonywać na podstawie tych faktur, każdego dnia. Przy czym gdy w danym dniu wystawia wiele faktur, zapisów w księdze może dokonać jedną sumą wynikającą z ich dziennego zestawienia, zawierającego następujące dane:

• datę i kolejny numer zestawienia, 
   
• numery od-do faktur objętych zestawieniem,
   
• sumę zbiorczą tych faktur,
   
• podpis podatnika lub osoby, która sporządziła zestawienie.

Przewiduje tak § 18 ust. 3 i 4 rozporządzenia.

W sytuacji gdy podatnik prowadzi odrębną ewidencję, o której mowa w art. 109 ust. 1 lub 3 ustawy o VAT (Dz. U. z 2020 r. poz. 106 ze zm.), zapisy w księdze dotyczące przychodów ze sprzedaży towarów i usług mogą być dokonywane na koniec miesiąca łączną kwotą wynikającą z miesięcznego zestawienia sporządzonego na podstawie danych wynikających z tej ewidencji. Mowa o tym w § 20 ust. 1 rozporządzenia. Zestawienie to powinno zawierać następujące dane:

• datę i kolejny numer zestawienia,
   
• sumę przychodów ze sprzedaży pomniejszoną o należny podatek VAT oraz o wartość towarów i usług niestanowiącą przychodów w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym i powiększoną o przychody nieobjęte obowiązkiem ewidencjonowania dla celów podatku VAT.

Natomiast podatnicy, którzy ewidencjonują obrót przy zastosowaniu kas rejestrujących, dokonują zapisów w księdze na podstawie danych wynikających z raportów dobowych lub na koniec każdego miesiąca na podstawie danych wynikających z raportów miesięcznych (§ 19 ust. 1 i 2 rozporządzenia). W obu przypadkach dane te trzeba skorygować o kwoty mające wpływ na wysokość przychodu (np. zwroty towarów, uznane reklamacje, oczywiste pomyłki), wynikające z odrębnych ewidencji albo opisane na odwrocie raportu dobowego lub miesięcznego. Warto dodać, że gdy na sprzedaż zarejestrowaną w kasie fiskalnej wystawiono potem fakturę, to faktura ta nie podlega ujęciu w księdze. Podatnik powinien wówczas przechowywać kopie wystawionych faktur połączone w sposób trwały ze zwróconymi oryginałami paragonów fiskalnych.