Wycofanie z użytkowania środka trwałego ze względu na jego zły stan techniczny

Zamierzamy zlikwidować środek trwały ze względu na jego zły stan techniczny. Jakich zapisów powinniśmy dokonać w księgach rachunkowych?

Jeżeli urządzenie należące do jednostki, o której mowa w pytaniu, stało się niezdatne do użytku, to tym samym przestało spełniać definicję środka trwałego i dlatego należy wyksięgować je z ewidencji bilansowej. Warto pamiętać, że w praktyce można wyodrębnić dwa zdarzenia dotyczące likwidacji środka trwałego, tj. wycofanie z używania środka trwałego oraz fizyczną likwidację środka trwałego. Jednostka może bowiem zdecydować o wyksięgowaniu środka trwałego z ewidencji bilansowej, jednak nie przeznaczać go w tym momencie do fizycznej likwidacji.

Wszelkie czynności faktyczne i prawne skutkujące zaprzestaniem ujmowania środka trwałego w księgach rachunkowych jednostki, w tym w szczególności na skutek likwidacji (ale także sprzedaży, nieodpłatnego przekazania, przekazania na podstawie umowy leasingu finansowego, przekazania w formie aportu, zamiany, przekwalifikowania do nieruchomości inwestycyjnych, wymiany w okresie gwarancji) stanowią rozchód środka trwałego. Z chwilą rozchodu środka trwałego następuje zakończenie jego amortyzacji, wyłączenie z ewidencji środków trwałych i kasacja numeru inwentarzowego. Wartość księgowa netto rozchodowanego środka trwałego (z wyłączeniem przekwalifikowania, wniesienia w formie aportu oraz wymiany w okresie gwarancji) obciąża bieżący wynik finansowy i stanowi element wyniku z tytułu rozchodu niefinansowych aktywów trwałych (por. pkt 3.11, 9.1 i 9.2 KSR nr 11). Jeżeli zatem środek trwały, który został wprowadzony do ewidencji środków trwałych utraci zdolność do użytkowania lub jego użytkowanie jest nieopłacalne ze względu np. na fizyczne zużycie lub uszkodzenie, zużycie moralne wynikające z postępu technicznego, zmianę przepisów, zdarzenie losowe lub zmianę rodzaju prowadzonej przez jednostkę działalności, to wystąpienie tych okoliczności może uzasadniać dokonanie odpisu z tytułu trwałej utraty wartości takiego środka trwałego (zgodnie z postanowieniami KSR nr 4) lub postawienie go w stan likwidacji (por. pkt 9.5 KSR nr 11).

Według KSR nr 11 postawienie środka trwałego w stan likwidacji oznacza podjęcie udokumentowanej decyzji o wycofaniu środka trwałego z użytkowania oraz zaprzestanie jego ujmowania w księgach rachunkowych. Prowadzi to do jego likwidacji, która polega na:

• fizycznym unicestwieniu (rozbiórka, demontaż, złomowanie), albo
   
• wyłączeniu środka trwałego z ksiąg rachunkowych, bez przeprowadzania fizycznej likwidacji, albo
   
• wykorzystaniu likwidowanego środka trwałego jako bazy (elementu konstrukcyjnego) nowego środka trwałego.

Do momentu fizycznej likwidacji, środek trwały, który został postawiony w stan likwidacji, ujmuje się w ewidencji pozabilansowej. Zaprzestanie ujmowania środka trwałego w ewidencji pozabilansowej mimo nie przeprowadzenia jego fizycznej likwidacji następuje wtedy, gdy jest to uzasadnione względami ekonomicznymi lub brakiem technicznych możliwości fizycznej likwidacji (por. pkt 9.6-9.8 KSR nr 11). Ujęcie środka trwałego w ewidencji pozabilansowej może odbywać się, na podstawie dowodu "LT - Likwidacja środka trwałego", zapisem: Wn konto 09-1 "Środki trwałe w likwidacji". Natomiast jeżeli środek trwały zostanie fizycznie zlikwidowany, to jego wartość należy z tego konta wyksięgować, zapisem: Ma konto 09-1 "Środki trwałe w likwidacji".

Dowód LT - Likwidacja środka trwałego dostępny jest w serwisie  www.druki.gofin.pl

Warto przypomnieć, że dokument LT jest sporządzany przede wszystkim w związku z wycofaniem środka trwałego z używania i przeznaczeniem go do likwidacji. Dowód ten sporządza się na podstawie innych dokumentów wewnętrznych, w tym np. decyzji kierownika jednostki o postawieniu środka trwałego w stan likwidacji, protokołu komisji likwidacyjnej zatwierdzonego przez kierownika jednostki, protokołu fizycznej likwidacji środka trwałego, czy wystawionej faktury w przypadku jego sprzedaży. Do wystawionego dowodu LT załącza się powyższe dokumenty. Należy pamiętać, że dokument LT uznaje się za dowód księgowy będący podstawą zapisów w księgach rachunkowych, jeśli zawiera co najmniej dane określone w art. 21 ustawy o rachunkowości.

Jeśli postawiony w stan likwidacji środek trwały nie został jeszcze w pełni zamortyzowany, to jego nieumorzoną wartość odnosi się w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych (por. art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy o rachunkowości).

Przyczyną likwidacji środka trwałego może być również uczynienie z niego elementu konstrukcyjnego nowego środka trwałego. W takiej sytuacji jednostka przenosi wartość netto likwidowanego środka trwałego do środków trwałych w budowie pod datą udokumentowanego rozpoczęcia budowy nowego środka trwałego, którego bazę stanowi wcześniej użytkowany przez jednostkę środek trwały. Przeniesienie następuje tylko wtedy, gdy zostały spełnione łącznie dwa warunki (por. pkt 9.10 KSR nr 11):

1) zaprzestano użytkowania dotychczasowego środka trwałego,

2) w wyniku poniesienia nakładów powstaje środek trwały o innej charakterystyce i przeznaczeniu, co powoduje przyjęcie do użytkowania po zakończeniu budowy nowego obiektu środka trwałego.