Zakup towarów handlowych i materiałów

1) Prowadzę księgę podatkową. Zdarza się, że otrzymuję towar razem z fakturą na początku miesiąca (np. 3 kwietnia 2020 r.), a faktura wystawiona jest w poprzednim miesiącu (np. 27 marca 2020 r.). Czy mogę ją zaksięgować w miesiącu otrzymania towarów, tj. w kwietniu 2020 r.?

NIE. Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. Wynika to z art. 22 ust. 6b ustawy o pdof.

Podatnik rozliczający się z podatku dochodowego na podstawie podatkowej księgi obowiązany jest dokonywać w niej wpisów z uwzględnieniem zasad określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Z przepisów zawartych w § 16 ust. 1 tego rozporządzenia wynika, że zakup materiałów podstawowych i towarów handlowych musi być wpisany do księgi, z zastrzeżeniem § 27, niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży. Otrzymanie materiałów lub towarów handlowych musi być potwierdzone na dowodzie zakupu datą i podpisem osoby, która je przyjęła (§ 15 ust. 1 rozporządzenia).

Gdy faktura dokumentująca nabycie towarów handlowych została wystawiona przed dostawą towaru (np. w miesiącu poprzedzającym dostawę), to w kolumnie 2 księgi podatkowej "Data zdarzenia gospodarczego" należy wpisać datę wystawienia faktury. W tym przypadku data wystawienia faktury jest bowiem datą poniesienia kosztu uzyskania przychodu. Tak uważają organy podatkowe.

W stanie faktycznym przedstawionym w pytaniu podatnik fakturę dokumentującą zakup towarów handlowych wystawioną 27 marca 2020 r., którą otrzymał wraz z towarem 3 kwietnia 2020 r., powinien ująć w księdze podatkowej za marzec 2020 r. Tego typu sytuacje mogą spowodować, że w księdze podatkowej za ten miesiąc nie będzie zachowana chronologia zapisów. Aby to wyjaśnić, podatnik może zamieścić informację o dacie otrzymania faktury w kolumnie 17 "Uwagi".

2) Otrzymałam zakupione materiały 3 kwietnia 2020 r. Następnie wpłynęła faktura za ten zakup z datą wystawienia 10 kwietnia 2020 r. Czy do księgi podatkowej mam wpisać zakup pod datą 10 kwietnia br.?

W pytaniu nie wskazano, czy podatniczka prowadzi księgę podatkową dokonując zapisów bieżąco, czy według zasad przewidzianych dla biur rachunkowych.

Za dzień poniesienia kosztu, w przypadku podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów, uważa się zasadniczo dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. Stanowi o tym art. 22 ust. 6b ustawy o pdof. Jednak w odniesieniu do zakupu materiałów i towarów handlowych rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów przewiduje szczególne zasady.

W myśl § 15 rozporządzenia, jeżeli materiał lub towar handlowy, którego zakup - zgodnie z przepisami rozporządzenia - dokumentowany jest fakturami dostawców, został dostarczony do zakładu lub dokonano nim obrotu przed otrzymaniem faktury, należy sporządzić szczegółowy opis otrzymanego materiału lub towaru handlowego i dokonać zapisu w księdze na podstawie opisu. Powinien on zawierać:

• imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy,
   
• ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość materiału lub towaru handlowego,
   
• datę i podpis osoby, która je przyjęła.

Opis powinien być ujęty w księdze w dacie jego wystawienia (dacie otrzymania materiałów lub towarów). Przechowuje się go jako dowód zakupu i łączy z nadesłaną następnie fakturą. Ewentualna różnica w stosunku do wartości podanej w fakturze musi być wpisana do księgi w dniu otrzymania faktury.

Rolę opisu może pełnić specyfikacja dostawcy, pod warunkiem że spełnia wymogi dla opisu.

Jeśli podatnik otrzymał materiał lub towar handlowy oraz fakturę na ten materiał lub towar handlowy w tym samym miesiącu, opis (specyfikację) dołącza do otrzymanej faktury, a zapisów w księdze dokonuje na podstawie faktury (pod datą jej wystawienia). Dotyczy to podatników prowadzących księgę na zasadach przewidzianych dla biur rachunkowych, tj. dokonujących zapisu w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Pozostali muszą dokonywać zapisów bieżąco.