E-sprawozdania finansowe - wybrane wyjaśnienia Min. Fin.

Na stronie internetowej Ministerstwa Finansów (www.mf.gov.pl) opublikowano zbiór najczęściej zadawanych pytań i odpowiedzi z zakresu e-sprawozdań finansowych. Dalej przedstawimy część z nich i dla uproszczenia podajemy nr pytań, w celu łatwiejszego odszukania ich na stronie MF.

Zdaniem MF:

Kto powinien sporządzać sprawozdanie finansowe w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych? (pytanie nr 4)

Sprawozdanie finansowe w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych sporządzają:

• jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS),
   
• M podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzący księgi rachunkowe obowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego.

Uwaga od redakcji: W związku z nowelizacją art. 27 ust. 2 ustawy o PDOP od 1 stycznia 2020 r. sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej udostępnianej na podstawie art. 45 ust. 1g lub 1h ustawy o rachunkowości muszą również sporządzać podatnicy CIT inni niż wpisani do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego w celu przekazania takiego sprawozdania wraz ze sprawozdaniem z badania (o ile sprawozdanie finansowe podlega obowiązkowi badania), w terminie 10 dni od daty jego zatwierdzenia za pomocą środków komunikacji elektronicznej Szefowi KAS.

Czy jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego mają obowiązek składania sprawozdań finansowych do właściwego urzędu skarbowego? (pytanie nr 9)

Nie, jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego nie mają obowiązku składania sprawozdań finansowych do urzędu skarbowego, w ich przypadku Krajowy Rejestr Sądowy przekaże złożone sprawozdanie do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych (w konsekwencji do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej).

Za pomocą jakich narzędzi można otworzyć udostępnione pliki struktur logicznych sprawozdań finansowych? (pytanie nr 11)

Do przeglądania lub edycji udostępnionych plików struktur logicznych sprawozdań finansowych należy użyć narzędzi umożliwiających przeglądanie lub edycję plików w formacie XSD (XML Schema Definition).

Czy dostępna jest aplikacja do generowania sprawozdań finansowych w postaci elektronicznej? (pytanie nr 13)

Ministerstwo Finansów, w celu umożliwienia sporządzenia sprawozdania finansowego w postaci elektronicznej, przygotowało bezpłatne narzędzie - Aplikację e-Sprawozdania Finansowe, przeznaczoną dla jednostek, które chcą sporządzić sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej, zgodnej z formatem i strukturą logiczną opublikowaną przez Ministerstwo Finansów na stronach BIP. Aplikacja wspiera wytworzenie sprawozdań finansowych w strukturach przygotowanych na podstawie Załączników Nr 1, 4, 5 i 6 do ustawy o rachunkowości.M/p>

Informacje o Aplikacji są dostępne w zakładce Aplikacja.

Czy jednostka wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS może przesłać sprawozdanie finansowe do KRS za pomocą opublikowanej przez Ministerstwo Finansów aplikacji e-Sprawozdania Finansowe? (pytanie nr 15)

Nie, przygotowana przez Ministerstwo Finansów aplikacja nie jest przeznaczona do wypełniania przedmiotowych obowiązków przez jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS. Aplikacja e-Sprawozdania Finansowe została przygotowana w celu umożliwienia sporządzenia sprawozdania finansowego. Jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS zobowiązane są przesłać sprawozdanie finansowe do KRS za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego przez Ministerstwo Sprawiedliwości.

Informacje o Aplikacji są dostępne w zakładce Aplikacja.

Czy spółka jawna której wspólnikami są osoby fizyczne musi wykazywać w informacji dodatkowej do sprawozdania finansowego różnicę pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym? (pytanie nr 24)

W rachunku zysków i strat spółki jawnej osób fizycznych nie jest prezentowana kwota podatku dochodowego, zatem wartość wynik finansowy brutto jest równy wartości wyniku finansowego netto. Wynika to z faktu, że spółka jawna osób fizycznych nie jest podatnikiem podatku dochodowego lecz jej wspólnicy, którzy indywidualnie rozliczają się z podatku dochodowego od osób fizycznych. Zatem spółka jawna osób fizycznych nie wykazuje pkt 2.6 dodatkowych informacji i objaśnień (z załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości) - "rozliczenie różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym (zyskiem, stratą brutto)".

Którą strukturę wybrać do sporządzenia sprawozdania finansowego? (pytanie nr 26)

W celu ułatwienia jednostce wyboru odpowiedniej struktury danych sprawozdania finansowego na stronach Portalu Podatkowego, w zakładce Pliki do pobrania, zamieszczony został dokument "Informacja o strukturach e-SF.pdf", zawierający szczegółowe informacje o opublikowanych strukturach, ich powiązaniach i zastosowaniu.

Jak podpisać plik XML sprawozdania finansowego? (pytanie nr 28)

Sprawozdanie finansowe sporządzone w postaci elektronicznej (plik XML) musi zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym (dotychczas nazywanym podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP) przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - przez wszystkich członków tego organu

Czy sprawozdanie finansowe w formie elektronicznej musi być zostać podpisane podpisem elektronicznym przez wszystkich członków zarządu, również cudzoziemców? (pytanie nr 29)

Sprawozdanie finansowe (zgodnie z art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości) podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu. Sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej, stosownie do powyższej regulacji, powinno być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - przez wszystkich członków tego organu.

Czy sprawozdanie finansowe w postaci elektroniczne może być podpisane za pomocą elektronicznego podpisu kwalifikowanego wydanego w innym kraju UE? (pytanie nr 33)

Obowiązujące od 1 października 2018 r. przepisy w zakresie elektronicznej postaci sprawozdań finansowych nie ograniczają możliwości podpisania sprawozdania wyłącznie do kwalifikowanego podpisu elektronicznego wydanego przez polskie centra certyfikacji. Oznacza to, że sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej może zostać podpisane przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego zgodnie z algorytmem XAdES, bez konieczności zaszyfrowania numeru PESEL osoby podpisującej. Kwalifikowany podpis elektroniczny wydany na terenie Unii Europejskiej, jak również w państwie spoza UE, spełniający powyższe założenia będzie ważny do podpisania sprawozdań finansowych (sporządzonych na podstawie ustawy o rachunkowości)

W jaki sposób przekazać sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej do badania przez biegłego rewidenta? (pytanie nr 36)

Ministerstwo Finansów nie ingeruje i nie narzuca jednostkom zobowiązanym do sporządzania sprawozdań finansowych w postaci elektronicznej sposobu przekazania sprawozdania do biegłego rewidenta, w celu przeprowadzenia badania. Zważywszy jednak na elektroniczną postać sporządzonego sprawozdania finansowego przekazanie sprawozdania do badania powinno nastąpić w wykorzystaniem informatycznych nośników danych bądź elektronicznych kanałów komunikacji.

W jaki sposób należy przekazać sprawozdanie finansowe do Szefa KAS? (pytanie nr 39)

Sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych obowiązani do sporządzania sprawozdań finansowych mogą przekazać do Szefa KAS za pośrednictwem dedykowanej aplikacji e-Sprawozdania Finansowe, bądź z własnych systemów z wykorzystaniem interfejsu programistycznego API udostępnionego przez Ministerstwo Finansów. Opis interfejsu API jest dostępny w zakładce Pliki do pobrania.

Czy jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS mogą sporządzić sprawozdanie finansowe w postaci pliku PDF, jako skan sprawozdania sporządzonego i podpisanego w postaci papierowej? (pytanie nr 41)

Od dnia 1 października 2018 r. każde sprawozdanie finansowe musi być sporządzone w postaci elektronicznej oraz opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym. Dodatkowo sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie Ministerstwa Finansów. Scan sprawozdania finansowego sporządzonego przez jednostkę wpisaną do rejestru przedsiębiorców KRS w postaci papierowej nie będzie odpowiadał powyższym wymogom.

Czy sprawozdanie finansowe może być podpisane przez pełnomocnika? (pytanie nr 42)

Nie. Sprawozdanie finansowe musi być podpisane (zgodnie z art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości) przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - przez wszystkich członków tego organu.

Czy sprawozdanie finansowe może być przesłane do Szefa KAS/urzędu skarbowego przez pełnomocnika? (pytanie nr 43)

Tak. Przesłanie sprawozdania finansowego do Szefa KAS/urzędu skarbowego może być zrealizowane przez ustanowionego pełnomocnika.

W jakiej postaci i formacie sporządza się sprawozdanie z działalności jednostki? (pytanie nr 44)

W przypadku podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sprawozdanie z działalności jednostki sporządza się (zgodnie z art. 49 ust. 7 ustawy o rachunkowości) w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Ustawa o rachunkowości nie określa wymogów co do formy i struktury danych tego sprawozdania, co oznacza, że sprawozdanie z działalności jednostki należy sporządzić w postaci elektronicznej nieustrukturyzowanej.

W jakiej postaci i formacie sporządza się sprawozdanie z badania sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta? (pytanie nr 45)

Sprawozdanie z badania sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta podmiotów podlegających wpisowi do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego powinno być sporządzone w postaci elektronicznej oraz opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym biegłego rewidenta (o czym stanowi art. 86 ustawy z dnia 11 maja 2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym).

Jaką datę należy przyjąć za datę sporządzenia sprawozdania finansowego? (pytanie nr 51)

Kierownik jednostki ma zapewnić sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego.

Sprawozdanie finansowe podpisuje - podając zarazem datę podpisu - osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu.

W strukturze logicznej oraz formacie, określonych dla sprawozdań finansowych i udostępnionych w BIP MF przewidziano, że data sporządzenia sprawozdania finansowego wpisana będzie w odrębnym polu formularza sprawozdania finansowego. Data ta będzie traktowana jako oświadczenie wiedzy, potwierdzające występowanie określonego stanu majątkowego i finansowego na konkretny dzień bilansowy, wg stanu tej wiedzy na dzień sporządzenia sprawozdania finansowego. Równocześnie data ta, w zakresie oświadczenia wiedzy, będzie obowiązywać wszystkie osoby wchodzące w skład organu, będącego kierownikiem jednostki, niezależenie od faktycznego - np. późniejszego - terminu złożenia wymaganego podpisu przez poszczególne, odpowiedzialne osoby.

Analogiczne podejście do daty sporządzenia sprawozdania finansowego będzie obowiązywać w przypadku sprawozdań finansowych dla jednostek, w stosunku do których nie określono struktury logicznej i formatu w BIP MF (tj. dla jednostek niewpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS oraz sporządzających sprawozdania finansowe zgodnie z MSR/MSSF).

A zatem, data sporządzenia sprawozdania w sprawozdaniu finansowym w postaci elektronicznej, to data, w jakiej jednostka, tj. w praktyce osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, ujęła zdarzenia mające wpływ na kształt sprawozdania, znane jednostce w tej właśnie dacie.

Przykład: główny księgowy podpisał sprawozdanie finansowe spółki w dniu 26 marca 2019 r. I Wiceprezes podpisał sprawozdanie finansowe spółki w dniu 27 marca 2019 r. Prezes Zarządu (ostatnia osoba zobowiązana do złożenia podpisu) podpisał sprawozdanie finansowe spółki w dniu 29 marca 2019 r. Zgodnie z powyższymi danymi sprawozdanie finansowe spółki zostało sporządzone na dzień 26 marca 2019 r.

Czy data sporządzenia sprawozdania finansowego może być inna niż data podpisu kierownika jednostki? (pytanie nr 52)

Tak. Data sporządzenia sprawozdania finansowego to data na którą następuje oświadczenie wiedzy wraz z potwierdzeniem występowania określonego stanu majątkowego i finansowego na konkretny dzień bilansowy przez sporządzających to sprawozdanie finansowe oraz kierownika jednostki (jak wskazano w pytaniu nr 51). Oznacza to, iż data sporządzenia sprawozdania finansowego (na dzień bilansowy (zgodnie z przepisami art. 12 ust. 2 oraz art. 45 ust. 1 ustawy o rachunkowości)) powinna przypadać w ciągu trzymiesięcznego przedziału czasowego licząc od dnia bilansowego, co powinno zostać zapewnione przez kierownika jednostki (art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Oznacza to, iż w przypadku roku obrotowego równego kalendarzowemu, data sporządzenia powinna przypadać na dzień nie późniejszy niż 31 marca kolejnego roku obrotowego.

Równocześnie data ta, w zakresie oświadczenia wiedzy, będzie obowiązywać wszystkie osoby wchodzące w skład organu, będącego kierownikiem jednostki, niezależenie od faktycznego - np. późniejszego - terminu złożenia wymaganego przez ustawę o rachunkowości podpisu przez poszczególne, odpowiedzialne osoby (art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Jednakże, aby sprawozdanie finansowe zostało sporządzone kompletnie w rozumieniu przepisów ustawy rachunkowości, tj. nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego, powinno zostać podpisane również w tym przedziale czasowym przez kierownika jednostki. Zatem w przypadku roku obrotowego pokrywającego się z rokiem kalendarzowym, data sporządzenia i podpisania sprawozdania finansowego przez osobę której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki nie może być późniejsza niż dzień 31 marca kolejnego roku obrotowego (w przypadku gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy daty podpisu mogą nie być jednakowe).

Czy jednostki niebędące podatnikami podatku dochodowego mają obowiązek wypełniania rozliczenia różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym (zyskiem, stratą) brutto? (pytanie nr 58)

Jednostki niebędące podatnikami podatku dochodowego nie mają obowiązku wypełniania rozliczenia różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym (zyskiem, stratą) brutto. (...)

Czy jednostka mała sporządzająca sprawozdanie finansowe zgodnie z załącznikiem nr 5 do ustawy o rachunkowości musi obowiązkowo wypełniać rozliczenie różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym (zyskiem, stratą) brutto? (pytanie nr 59)

Wypełnienie rozliczenia różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym (zyskiem, stratą) brutto przez jednostki sporządzające sprawozdanie finansowe zgodnie z załącznikiem nr 5 nie jest obowiązkowe.

Czy jednostka mikro sporządzająca sprawozdanie finansowe zgodnie z załącznikiem nr 4 do ustawy o rachunkowości musi obowiązkowo wypełniać rozliczenie różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym (zyskiem, stratą) brutto? (pytanie nr 60)

Wypełnienie rozliczenia różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym (zyskiem, stratą) brutto przez jednostki sporządzające sprawozdanie finansowe zgodnie z załącznikiem nr 4 nie jest obowiązkowe.

Czy jednostka sporządzająca sprawozdanie finansowe zgodnie z załącznikiem nr 6 do ustawy o rachunkowości musi obowiązkowo wypełniać rozliczenie różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym (zyskiem, stratą) brutto? (pytanie nr 61)

Wypełnienie rozliczenia różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym (zyskiem, stratą) brutto przez jednostki sporządzające sprawozdanie finansowe zgodnie z załącznikiem nr 6 nie jest obowiązkowe.

Czy możliwe jest wydrukowanie sprawozdania finansowego sporządzonego w aplikacji e-Sprawozdania Finansowe? (pytanie nr 62)

W aplikacji e-Sprawozdania finansowe jednostka może sporządzić oraz wygenerować sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej tj. w pliku XML. Aplikacja umożliwia zapisanie utworzonego pliku XML w wybranej przez użytkownika lokalizacji. Tak zapisany plik może zostać wydrukowany, jak każdy inny dokument. Aplikacja posiada również moduł umożliwiający wizualizację pliku XML do formatu PDF. Plik w postaci PDF można zapisać i wydrukować jak każdy inny dokument. W pliku PDF będzie jednak informacja, że "Dokument nie jest sprawozdaniem finansowym", ponieważ jest on jedynie pomocniczą wizualizacją wprowadzonych danych.

Czy po wprowadzeniu elektronicznej formy sporządzania i podpisywania sprawozdań finansowych, wprowadzenie korekt biegłego rewidenta do tego sprawozdania, powoduje konieczność sporządzenia kolejnej elektronicznej wersji tego sprawozdania i jego podpisania? (pytanie nr 73)

Kierownik jednostki (zgodnie z art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości) zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawia je właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy.

W sytuacji, gdy (zgodnie z art. 64 ustawy o rachunkowości) sprawozdanie finansowe podlega obligatoryjnemu badaniu i występują korekty zalecane przez biegłego, powtórnie sporządzone sprawozdanie finansowe uwzględnia te korekty z zachowaniem zasady struktury, formy i podpisu sprawozdania finansowego określonego ustawą o rachunkowości.

W przypadku, gdy badanie sprawozdania finansowego nie wniosło żadnych korekt, sporządzone sprawozdanie (zgodnie z ww. art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości) pozostaje bez zmian.