Korekta sprawozdania finansowego za 2019 r. a ustawowa data jego sporządzenia

Czy w przypadku, gdy dokonamy korekty sprawozdania finansowego za 2019 r., datą jego sporządzenia będzie dzień złożenia podpisu pod "nowym" sprawozdaniem przez osoby zobowiązane do złożenia takiego podpisu? Jakie będą konsekwencje, biorąc pod uwagę, że korekt dokonamy np. po 31 marca 2020 r.?

W przypadku jednostek, których rok obrotowy zakończy się 31 grudnia 2019 r., roczne sprawozdanie finansowe powinno zostać sporządzone do 31 marca 2020 r. W tej samej dacie sprawozdanie powinno zostać podpisane przez zobowiązane osoby (tj. osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - przez wszystkich członków tego organu). Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego.

Jeśli jednak po sporządzeniu rocznego sprawozdania finansowego, a przed jego zatwierdzeniem, jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach, które mają istotny wpływ na to sprawozdanie finansowe, lub powodujących, że założenie kontynuowania działalności przez jednostkę nie jest uzasadnione, powinna ona odpowiednio zmienić to sprawozdanie, dokonując jednocześnie odpowiednich zapisów w księgach rachunkowych roku obrotowego, którego sprawozdanie finansowe dotyczy, oraz powiadomić biegłego rewidenta, który sprawozdanie to bada lub zbadał. Jeżeli zdarzenia, które nastąpiły po dniu bilansowym, nie powodują zmiany stanu istniejącego na dzień bilansowy, to odpowiednie wyjaśnienia zamieszcza się w informacji dodatkowej (por. art. 54 ustawy o rachunkowości).

Odnosząc powyższe regulacje do sytuacji przedstawionej w pytaniu, należy przyjąć, że w wyniku korekty sprawozdania finansowego za 2019 r. sporządzona zostanie druga wersja sprawozdania finansowego za ten rok. Takie "poprawione" sprawozdanie powinno zostać sporządzone również w postaci elektronicznej (z zachowaniem odpowiedniej struktury i formatu) oraz zawierać podpisy elektroniczne zobowiązanych osób wraz z faktyczną datą podpisu. Należy przyjąć, iż nową datą sporządzenia takiego sprawozdania jest, na ogólnych zasadach, data złożenia podpisu przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych.

Jak wskazało bowiem Ministerstwo Finansów w odpowiedziach (pyt. nr 51) dotyczących e-sprawozdań finansowych (zamieszczonych na stronie internetowej www.gov.pl; pełną odpowiedź MF na pyt. nr 51 prezentujemy na str. 49 tego dodatku):

"(...) data sporządzenia sprawozdania w sprawozdaniu finansowym w postaci elektronicznej to data, w jakiej jednostka, tj. w praktyce osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, ujęła zdarzenia mające wpływ na kształt sprawozdania, znane jednostce w tej właśnie dacie."

Bez znaczenia dla prawidłowości takiego rozwiązania pozostaje fakt, że podpisanie "nowego" sprawozdania finansowego nastąpi w dacie przypadającej po 31 marca 2020 r.

Zauważmy, że w praktyce przyczyny dokonania zmian sprawozdania finansowego poprzez utworzenie jego kolejnej wersji mogą być różne. Obok ujawnienia przez jednostkę istotnych informacji wymienionych w ww. art. 54, potrzeba zmiany sprawozdania może nastąpić wskutek sugestii wprowadzenia zmian proponowanych podczas badania takiego sprawozdania przez biegłego rewidenta.

Niezależnie, ile wersji sprawozdania finansowego sporządzi jednostka, zatwierdzeniu podlega zawsze jego ostateczna wersja. Ostateczna wersja podlega złożeniu do KRS i tylko ona może być wykorzystywana w obrocie gospodarczym (np. na potrzeby banku).

Dodajmy, że zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają przechowywaniu przez okres co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło ich zatwierdzenie (por. art. 74 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Naszym zdaniem, przez ww. okres powinno być przechowywane także pierwsze sprawozdanie finansowe (jeżeli były sporządzane kolejne wersje sprawozdania uwzględniające korekty), tj. sprawozdanie sporządzone w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego - czyli w jednostkach, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym - sprawozdanie sporządzone najpóźniej na 31 marca 2020 r.