Czynności związane z przygotowaniem do inwentaryzacji

Czynnikiem decydującym o prawidłowym przeprowadzeniu inwentaryzacji jest jej właściwe przygotowanie. W procesie przygotowania do przeprowadzenia inwentaryzacji można wyróżnić następujące czynności:

• wydanie przez kierownika jednostki zarządzenia w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji,
   
• powołanie przez kierownika jednostki komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych przeprowadzających inwentaryzację,
   
• określenie obowiązków i praw osób powołanych do przeprowadzenia spisu z natury,
   
• opracowanie dokumentacji związanej z przygotowaniem inwentaryzacji, w tym m.in. regulacji wewnętrznych, bieżących i stałych, planu sytuacyjnego, harmonogramu inwentaryzacji oraz instrukcji inwentaryzacyjnej,
   
• organizacyjne przygotowanie do inwentaryzacji pól spisowych oraz aktywów,
   
• przeprowadzenie instruktażu (szkolenia) osób przeprowadzających inwentaryzację.

Istotne jest, aby do inwentaryzacji przygotować się odpowiednio wcześnie, co może spowodować znaczną oszczędność czasu i pieniędzy. Z punktu 39 stanowiska w sprawie inwentaryzacji zapasów wynika, że przygotowanie inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury obejmuje:

a) ścisłe (jednoznaczne) określenie w zarządzeniu kierownika jednostki w sprawie inwentaryzacji zapasów w drodze spisu z natury przedmiotu, daty i czasu trwania spisu (por. pkt 34 ww. stanowiska),

b) wyznaczenie przez komisję inwentaryzacyjną pól spisowych i upewnienie się, że są wyposażone w zalegalizowane urządzenia pomiarowe,

c) określenie, na mocy decyzji kierownika jednostki, wykonawców czynności spisowych - własny personel lub podmiot zewnętrzny (por. pkt 11 ww. stanowiska); członków zespołów spisowych, w zakresie sposobu wykonania czynności spisowych, wskazanie obowiązków z tym związanych, przeprowadzenie odpowiednich symulacji,

d) zapewnienie wyposażenia spisujących w urządzenia pomiarowe, odzież ochronną, arkusze spisowe, przybory piśmienne itp.,

e) zapewnienie przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej nadzoru nad poprawnym przebiegiem spisu i jego terminową realizacją.

Wskazane w ww. pkt b) odpowiednie wyznaczenie pól spisowych ułatwia przeprowadzenie spisu z natury. Wyznacza się je tak, aby obejmowały:

• zapasy, za które ponosi odpowiedzialność jedna osoba lub grupa osób o wspólnej odpowiedzialności,
   
• jednoznacznie wyodrębniony obszar odpowiadający lokalizacji miejsc składowania zapasów,
   
• rodzaj i ilość zapasów, których spisanie jest możliwe w ciągu jednego dnia.

Jeżeli miejsca składowania zajmują dużą powierzchnię, to wskazany jest wówczas ich podział na dwa lub więcej pól spisowych. Rozgranicza się je np. liniami zaznaczonymi farbą lub kredą albo taśmami. Można także określić pola poprzez użycie nazw magazynów, miejsc składowania, czy regałów. Ważne jest, aby wyraźnie wyodrębnić pola spisowe, tak aby nie było wątpliwości, do którego pola spisowego należą określone zapasy. Co więcej, należy także zaznaczyć granice odpowiedzialności osób przeprowadzających spis z natury za określone pola spisowe. Polom spisowym nadaje się odpowiednie nazwy i/lub numery, tak aby można było je zidentyfikować.

Zakres przygotowań do przeprowadzenia spisu z natury może być bardzo różny i zależy od wielkości jednostki, ilości i różnorodności składników majątku jakimi dysponuje, a także od stopnia sformalizowania działań w jednostce.

Przed spisem z natury wszystkie składniki podlegające spisowi należy starannie do niego przygotować. Uporządkować magazyny, jeden asortyment zebrać w jednym miejscu, drobne przedmioty zebrać w pojemniki, trudne do zmierzenia uformować w hałdy, sterty, kopce. Należy też wyodrębnić składniki zniszczone lub niepełnowartościowe. Przed rozpoczęciem spisu z natury jednostka powinna również uporządkować ewidencję magazynową oraz uzgodnić ją z ewidencją księgową. Istotnym elementem przygotowań spisu z natury jest podział magazynów, powierzchni sklepów i innych na rejony (pola) spisowe, tak aby wydzielone pola spisowe pokrywały się z zakresem odpowiedzialności materialnej osoby mającej dane przedmioty pod swoją opieką. Wyznaczenie w dużych jednostkach pól spisowych umożliwia przeprowadzenie w tym samym czasie spisu z natury przez kilka zespołów spisowych. Rejony spisowe powinny być wyraźnie od siebie wydzielone. Polami spisowymi mogą być oddzielne pomieszczenia, piętra, stoiska, określone regały. Można je oddzielać od siebie na przykład taśmami.

Na czynności bezpośrednio poprzedzające spis z natury składają się:

• wydanie zespołom spisowym odpowiedniej liczby opieczętowanych i ponumerowanych formularzy spisowych, a także taśm, linii mierniczych, kalkulatorów i innych materiałów niezbędnych do prawidłowego przeprowadzenia spisu z natury, a w razie potrzeby również odpowiedniej odzieży,
   
• zabezpieczenie ewidencji magazynowej, która zawiera dane o ilości zapasów, przed dostępem spisujących oraz kontrolerów spisu,
   
• złożenie pisemnych oświadczeń przez osoby odpowiedzialne za powierzone im mienie, że ogół dowodów dokumentujących obroty do chwili rozpoczęcia spisu został wprowadzony do ewidencji prowadzonej przez te osoby i przekazany do księgowości jednostki.

Stan składników aktywów ustala się przez ich przeliczenie, zważenie lub zmierzenie, a tych, które znajdują się w opakowaniach - przez przeliczenie opakowań z uwzględnieniem ich zawartości. Dokonuje się tego pod warunkiem, że opakowanie znajduje się w stanie nienaruszonym, a ilość i rodzaj składników znajdujących się w opakowaniu zostały wyrywkowo sprawdzone w czasie ich przyjęcia przez jednostkę bądź w czasie spisu lub wynikają z rodzaju opakowania stosowanego jako typowe w obrocie danym składnikiem majątku. Ilość składników aktywów trudnych do zmierzenia, małowartościowych i ciężkich, a zajmujących dużo miejsca, można określić na podstawie obliczeń technicznych. Obliczenia techniczne powinny być uwidocznione w specjalnym załączniku do arkusza spisowego. W arkuszu podaje się bowiem tylko ostateczny wynik szacunków.

Spis z natury dokonywany jest przez osoby (zespoły, komisje) powołane przez kierownika jednostki i powinien być przeprowadzony z udziałem osób odpowiedzialnych lub współodpowiedzialnych materialnie za powierzone im mienie. Spośród wieloosobowego (także dwuosobowego) zespołu powołanego do przeprowadzenia spisu, kierownik jednostki powołuje przewodniczącego odpowiedzialnego za rzetelne przeprowadzenie spisu z natury i za inne czynności związane z inwentaryzacją. Przewodniczący lub inna upoważniona osoba otrzymuje arkusze spisu odpowiednio oznakowane - w sposób umożliwiający kontrolę ich wykorzystania zgodnie z przeznaczeniem.