Terminy i metody przeprowadzania inwentaryzacji poszczególnych aktywów i pasywów

Celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, porównanie z zapisami w księgach rachunkowych, zidentyfikowanie różnic inwentaryzacyjnych, przyczyn ich powstania oraz odpowiednie ich rozliczenie.

Rzeczywisty stan aktywów i pasywów - zgodnie z ustawą o rachunkowości - ustala się poprzez:

1) sporządzenie spisów z natury stanu rzeczowych i pieniężnych składników aktywów,

2) uzgodnienie sald środków pieniężnych z bankami (zwłaszcza stanów środków na rachunkach bankowych, stanów lokat, kredytów itp.), a także należności od odbiorców,

3) porównanie danych o stanach wynikających z ksiąg rachunkowych, z danymi wynikającymi z odpowiednich dokumentów, ich analizy oraz weryfikacji.

Należy zauważyć, że jednostki nie mają swobody wyboru metody przeprowadzania inwentaryzacji. Ustawa o rachunkowości określa metody przeprowadzania inwentaryzacji z przypisaniem do nich konkretnych składników aktywów i pasywów.

Podstawowym terminem inwentaryzacji, wynikającym z art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości jest ostatni dzień każdego roku obrotowego. W jednostkach, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, inwentaryzację należy więc przeprowadzić na 31 grudnia każdego roku obrotowego.

Jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację:

1) aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych w postaci materialnej, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji, z zastrzeżeniem pkt 3, a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie - drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic;

2) aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej, należności, w tym udzielonych pożyczek, z zastrzeżeniem pkt 3, oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów - drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic;

3) środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów niewymienionych w pkt 1 i 2 oraz wymienionych w pkt 1 i 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe - drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.

Stosownie do treści art. 26 ust. 3 ustawy o rachunkowości, nie narusza obowiązku przeprowadzenia inwentaryzacji na ostatni dzień roku obrotowego przeprowadzenie jej w odniesieniu do:

1) składników aktywów inwentaryzowanych drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda - z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 ww. ustawy - w dopuszczalnym ustawowo przedziale czasu, tj. na 3 miesiące przed i 15 dni po ostatnim dniu roku obrotowego,

2) zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową - raz w ciągu 2 lat,

3) nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie - raz w ciągu 4 lat,

4) zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki - raz w roku,

5) zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną - raz w roku.

Terminy z uwzględnieniem metod inwentaryzacji poszczególnych składników aktywów i pasywów przedstawia poniższa tabela.

Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji, niezależnie od tego, czy inwentaryzację przeprowadzono na 31 grudnia danego roku, w jego ostatnim kwartale, czy do 15. dnia następnego roku obrotowego. Przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych (por. art. 27 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości).