Należności krótkoterminowe

Należności krótkoterminowe (pozycja B.II) w znaczeniu określonym ustawą o rachunkowości (art. 3 ust. 1 pkt 18 lit. c) obejmują ogół należności z tytułu dostaw i usług (salda debetowe wynikające z zapisów na koncie 20 "Rozrachunki z odbiorcami") oraz całość lub część należności z innych tytułów niezaliczanych do aktywów finansowych, które staną się wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego. Oznacza to, iż w bilansie na dzień 31 grudnia 2018 r. wykazane będą - jako krótkoterminowe - te należności, których spłata ma nastąpić do 31 grudnia 2019 r. oraz wszystkie należności z tytułu dostaw i usług wynikające z ewidencji analitycznej do konta 20.

Zinwentaryzowany stan należności krótkoterminowych podlegających wykazaniu w bilansie wycenia się, stosując art. 28 ust. 1 pkt 7 ustawy o rachunkowości, w kwocie wymaganej zapłaty, z zachowaniem zasady ostrożności, a więc łącznie z odsetkami z tytułu zwłoki w zapłacie, jeśli jednostka, korzystając z przysługującego jej uprawnienia (art. 481 § 1 K.c.), naliczyła je dłużnikowi albo jeżeli odsetki należą się jej zgodnie z umową zawartą na piśmie z kontrahentem. Stan należności krótkoterminowych zwiększają na dzień bilansowy również zasądzone przez sąd odsetki z tytułu zwłoki w zapłacie oraz zwrot kosztów postępowania sądowego. Stan należności wynikający z zapisów księgowych, ustalony na dzień bilansowy, wykazuje się w aktywach bilansu w wielkości pomniejszonej o odpisy aktualizujące wartość należności (obowiązek tego zmniejszenia wynika z art. 46 ust. 2 pkt 3 ustawy o rachunkowości).

W bilansie nie mogą figurować należności umorzone, przedawnione lub nieściągalne. Dlatego należności, które utraciły wartość, wymagają odpisania, a więc wyłączenia z aktywów. Następuje to drogą ich wyksięgowania w ciężar odpisów aktualizujących wartość tych należności (jeżeli uprzednio dokonano takich odpisów) lub w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych, lub kosztów finansowych, zależnie od charakteru odpisywanej należności.

Niespłacone na dzień bilansowy należności krótkoterminowe wyrażone w walucie obcej wycenia się - zgodnie z art. 30 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości - po obowiązującym na ten dzień średnim kursie ogłoszonym dla danej waluty przez NBP. Powstałe na skutek tej wyceny dodatnie lub ujemne różnice kursowe odnosi się odpowiednio na przychody lub koszty finansowe.

W bilansie należności krótkoterminowe wykazuje się następująco:

Za należności krótkoterminowe z tytułu dostaw i usług uważa się - jak już wskazano - ogół należności wynikających z rozrachunków jednostki przede wszystkim z tytułu sprzedaży towarów, materiałów, wyrobów gotowych i usług oraz opakowań, wynikających z zapisów na koncie 20 "Rozrachunki z odbiorcami" (saldo debetowe tego konta). Do rozrachunków z tytułu dostaw i usług zalicza się również rozliczenia z tytułu:

• sprzedaży realizowanej na warunkach umowy komisu,
   
• wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów i z tytułu ich eksportu,
   
• udzielanych przez sprzedawców bonifikat, rabatów i opustów przy sprzedaży towarów, produktów i usług,
   
• reklamacji zgłoszonych przez nabywców do dostawców, dotyczących zrealizowanych dostaw i usług.

Należności z tytułu dostaw i usług prezentuje się w bilansie w podziale na należności o okresie spłaty:

• do 12 miesięcy - w tej pozycji wykazuje się te należności z tytułu dostaw i usług, które są wymagane w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego, tzn. w bilansie na dzień 31 grudnia 2018 r. wykazane będą należności płatne do 31 grudnia 2019 r.,
   
• powyżej 12 miesięcy - w tej pozycji wykazuje się należności z tytułu dostaw i usług, których ostateczny termin zapłaty wypada w okresie dłuższym niż 12 miesięcy od dnia bilansowego, czyli w bilansie na dzień 31 grudnia 2018 r. wykazane będą w tej pozycji należności płatne po 31 grudnia 2019 r., czyli w 2020 r. i dalszych latach.

Nie zalicza się do rozrachunków z tytułu dostaw i usług należności wynikających ze sprzedaży rzeczowych składników aktywów trwałych (środków trwałych i środków trwałych w budowie) oraz wartości niematerialnych i prawnych, a także zaliczek na poczet dostaw wymienionych wyżej składników aktywów trwałych. Nie należą do rozrachunków z tytułu dostaw i usług również należności wynikające ze sprzedaży długoterminowych i krótkoterminowych aktywów finansowych, zaliczanych - w myśl ustawy o rachunkowości - do inwestycji. Wymienione rozrachunki z tytułu sprzedaży składników majątku trwałego, w tym długoterminowych aktywów finansowych oraz wszystkie rozrachunki z tytułu krótkoterminowych inwestycji ujmuje się w księgach nie na koncie 20, jak to ma miejsce w przypadku rozrachunków z tytułu dostaw i usług, lecz na koncie 24 "Pozostałe rozrachunki".

W pozycji tej wykazuje się należności wynikające z rozrachunków publicznoprawnych, a więc takich, do których stosuje się przepisy ustawy Ordynacja podatkowa, np. z tytułu podatków, dotacji, ceł, składek ZUS, opłat na PFRON. Są tutaj prezentowane kwoty ujęte na koncie 22 "Rozrachunki publicznoprawne" należne od budżetu państwa, jednostek samorządu terytorialnego, urzędów celnych, w tym m.in.:

• nadpłata podatku dochodowego od osób fizycznych i od osób prawnych,
   
• nadwyżka VAT naliczonego nad należnym wynikająca z deklaracji za grudzień,
   
• nadpłaty z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, FP, FGŚP i FEP,
   
• nadpłata podatku od nieruchomości,
   
• nadpłata podatku od środków transportu,
   
• zwrot cła oraz kwoty wpłacone na poczet zabezpieczeń celnych.

Jeżeli nie zniekształca to obrazu sytuacji finansowej jednostki, w pozycji tej można również wykazać VAT naliczony wykazany w fakturach dostawców, niepodlegający do czasu spełnienia określonych w przepisach podatkowych warunków odliczenia od podatku należnego. Zasadniczo VAT ten wykazuje się w aktywach bilansu w pozycji B.IV. "Krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe". Co ważne, od należności publicznoprawnych nie dokonuje się odpisów aktualizujących.

W tej pozycji wykazuje się należności niedochodzone na drodze sądowej oraz wynikające z rozrachunków z innych tytułów niż publicznoprawne lub dostawy i usługi. Są to np.:

• należności od pracowników ze stosunku pracy, z tytułu udzielonych zaliczek na koszty podróży służbowych, zaliczek na zakupy, udzielonych pożyczek, niedoborów dochodzonych przez jednostkę lub zasądzonych przez sąd,
   
• należności od członków spółdzielni, wspólników i akcjonariuszy spółek handlowych, z wyjątkiem należności z tytułu zadeklarowanych, a nieopłaconych na dzień bilansowy udziałów lub akcji,
   
• wypłacone w ciągu roku obrotowego kwoty do rozliczenia (pobrane przejściowo) przez właścicieli spółek cywilnych, jawnych, partnerskich, komandytowych, komandytowo-akcyjnych,
   
• należności z tytułu sprzedaży środków trwałych, środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych, inwestycji w nieruchomości, papierów wartościowych,
   
• odszkodowania należne z tytułu ubezpieczeń majątkowych i osobowych,
   
• należności z innych tytułów, np. wpłacone do innych jednostek kaucje, wadia.

W pozycji B.II.2 lit. d) aktywów bilansu wykazuje się stan należności dochodzonych na drodze sądowej (skierowanych na drogę postępowania sądowego), zarówno spornych (gdy dłużnik kwestionuje swoje zobowiązanie) jak i bezspornych (kiedy wierzyciel chce przerwać bieg przedawnienia albo uzyskać prawo do egzekucji). W tej pozycji wykazuje się wartość należności z uwzględnieniem art. 46 ust. 2 ustawy o rachunkowości, tj. w wartości figurującej jako saldo konta 24-6 "Należności dochodzone na drodze sądowej" skorygowanej o odpisy aktualizujące. Jednostki najczęściej dokonują odpisów aktualizujących od roszczeń spornych dochodzonych na drodze sądowej, ze względu na duże prawdopodobieństwo ich nieodzyskania w całości lub części. Odpisy aktualizujące, na podstawie art. 35b ust. 2 ustawy o rachunkowości, zalicza się do pozostałych kosztów operacyjnych lub kosztów finansowych - zależnie od rodzaju należności, której dotyczy odpis. Może to być bowiem należność główna (ujęta przykładowo zapisem: Wn konto 20, Ma konto 73-0) oraz odsetki naliczone od tej należności (ujęte zapisem: Wn konto 20, Ma konto 75-0).

Stan tych należności powinien być uzgodniony z wykazem lub rejestrem spraw spornych prowadzonym przez komórkę prawną (radcę prawnego) jednostki, celem wyjaśnienia spraw budzących wątpliwości i zastrzeżenia w zakresie ich ściągalności.