Ujęcie samochodu firmowego w ewidencji środków trwałych

Gdy przewidywany okres ekonomicznej użyteczności nabytego samochodu jest dłuższy niż rok i jest on kompletny i zdatny do użytku oraz przeznaczony na potrzeby jednostki, to może zostać uznany za środek trwały. Wykorzystywanie w prowadzonej działalności gospodarczej środków trwałych, takich jak np. firmowy samochód, generuje różnego rodzaju koszty. Wśród nich można wymienić m.in. amortyzację, ubezpieczenia, zakup paliwa, czy naprawy.

Środkami trwałymi są rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Zalicza się do nich m.in. środki transportu. W przypadku gdy nabyty samochód spełnia warunki określone w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości, to pojazd ten można uznać za środek trwały.

W księgach rachunkowych środki trwałe ujmuje się w ich wartości początkowej. Gdy samochód został pozyskany przez jednostkę w drodze kupna, to wartością początkową będzie cena jego nabycia. Stanowi ją cena zakupu składnika aktywów, obejmująca kwotę należną sprzedającemu, bez podlegających odliczeniu podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego. W przypadku importu powiększona jest o obciążenia o charakterze publicznoprawnym oraz o koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem składnika aktywów do stanu zdatnego do używania lub wprowadzenia do obrotu, łącznie z kosztami transportu, jak też załadunku, wyładunku, składowania lub wprowadzenia do obrotu. Cenę nabycia obniżają rabaty, opusty, inne podobne zmniejszenia i odzyski.

Jeżeli nie jest możliwe ustalenie ceny nabycia składnika aktywów, a w szczególności przyjętego nieodpłatnie, w tym w drodze darowizny - jego wyceny dokonuje się według ceny sprzedaży takiego samego lub podobnego przedmiotu (art. 28 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Ponadto cena nabycia obejmuje ogół kosztów poniesionych przez jednostkę za okres budowy, montażu, przystosowania i ulepszenia środka trwałego, do dnia bilansowego lub przyjęcia go do używania, w tym również m.in. niepodlegający odliczeniu podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy (art. 28 ust. 8 ustawy).

Ważne jest zatem określenie daty przyjęcia samochodu firmowego do używania, ponieważ wszystkie koszty poniesione w celu doprowadzenia środka trwałego do używalności przed wprowadzeniem go do ewidencji bilansowej zwiększą jego wartość początkową. Przykładowo opłaty za dowód rejestracyjny i tablice rejestracyjne samochodu firmowego będącego środkiem trwałym jednostki, poniesione przed wprowadzeniem go do ewidencji, zwiększą jego wartość początkową. Zdarza się, że zwiększy ją również kwota VAT związana z zakupem samochodu osobowego w części niepodlegającej odliczeniu (art. 86a ust. 1 ustawy o VAT - Dz. U. z 2017 r. poz. 1221 ze zm.).

Samochód stanowiący środek trwały jednostki podlega amortyzacji bilansowej. Podstawą amortyzacji jest wartość początkowa pojazdu ujęta na koncie 01 "Środki trwałe". Amortyzacji bilansowej dokonuje się w oparciu o art. 32 ustawy o rachunkowości. W myśl tego przepisu odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych od środka trwałego dokonuje się drogą systematycznego, planowego rozłożenia jego wartości początkowej na ustalony okres amortyzacji. Rozpoczęcie amortyzacji następuje nie wcześniej niż po przyjęciu środka trwałego do używania, a jej zakończenie - nie później niż z chwilą zrównania wartości odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych z wartością początkową środka trwałego lub przeznaczenia go do likwidacji, sprzedaży lub stwierdzenia jego niedoboru, z ewentualnym uwzględnieniem przewidywanej przy likwidacji ceny sprzedaży netto pozostałości środka trwałego.

Odpisy amortyzacyjne księguje się w koszty działalności operacyjnej zapisem:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Amortyzacja),

- Ma konto 07-1 "Odpisy umorzeniowe środków trwałych"

oraz równolegle

- Wn konto zespołu 5,

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Na dzień przyjęcia środka trwałego do używania trzeba ustalić okres lub stawkę i metodę jego amortyzacji. Poprawność stosowanych okresów i stawek amortyzacji środków trwałych powinna być przez jednostkę okresowo weryfikowana, powodując odpowiednią korektę dokonywanych w następnych latach obrotowych odpisów amortyzacyjnych (art. 32 ust. 3 ustawy o rachunkowości).