Nowe zasady sporządzania dokumentów finansowych od 1 października 2018 r.

Od 1 października 2018 r. zaczną obowiązywać nowe regulacje dotyczące zasad sporządzania sprawozdań finansowych, a także ich przekazywania do urzędu skarbowego (patrz pkt 4 i 5 dodatku). Z początkiem października br. wprowadzony zostanie obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych w formie elektronicznej. Na mocy ustawy z dnia 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw stosowne zmiany przepisów zostaną wprowadzone do ustawy o rachunkowości, ustaw o podatkach dochodowych (od osób fizycznych i prawnych), a także ustawy o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym.

E-sprawozdania finansowe

Nowy art. 45 ust. 1f ustawy o rachunkowości stanowić będzie, że sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje kwalifikowanym e-podpisem lub podpisem ePUAP.

Sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS sporządzane będą w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych (w praktyce chodzi tu o strukturę JPK). Wynikać tak będzie z art. 45 ust. 1g ustawy o rachunkowości.

Przy tym sprawozdania finansowe sporządzane zgodnie z MSR przygotowane mają być w strukturze logicznej oraz formacie, jeżeli zostaną one udostępnione we wskazany sposób (nowy art. 45 ust. 1h ustawy o rachunkowości). W przypadku podmiotów sporządzających sprawozdania finansowe zgodnie z MSR nie jest pewne, czy możliwe będzie przygotowanie odpowiedniej struktury.

Poza tym podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS sprawozdanie z działalności będą sporządzać w postaci elektronicznej i opatrywać kwalifikowanym e-podpisem albo podpisem ePUAP (art. 49 ust. 7 ustawy o rachunkowości, w brzmieniu od 1 października 2018 r.).

Skonsolidowane sprawozdania finansowe

Zmiany dotkną również skonsolidowanych sprawozdań finansowych oraz sprawozdań z działalności grupy kapitałowej, a także sprawozdań z płatności i skonsolidowanych sprawozdań z płatności.

Według nowych regulacji, skonsolidowane sprawozdanie finansowe ma być sporządzane w postaci elektronicznej oraz opatrzone kwalifikowanym e-podpisem lub podpisem ePUAP. Skonsolidowane sprawozdanie finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS sporządzane ma być w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Nie dotyczy to sprawozdań finansowych sporządzanych zgodnie z MSR.

Do sprawozdania z działalności grupy kapitałowej będzie miał zastosowanie art. 49 ust. 7 ustawy o rachunkowości. Oznacza to, że w przypadku podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców, sprawozdanie to będzie musiało być sporządzone w postaci elektronicznej i opatrzone kwalifikowanym e-podpisem lub podpisem ePUAP.

Sprawozdanie z badania

Sprawozdanie z badania jest podpisywane przez biegłego rewidenta. Od 1 października 2018 r. art. 86 ust. 1 ustawy o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (Dz. U. z 2017 r. poz. 1089) stanowić będzie dodatkowo, że w przypadku podmiotów podlegających wpisowi do rejestru przedsiębiorców KRS sprawozdanie z badania sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym biegłego rewidenta.

Od 1 października 2018 r. sprawozdania finansowe do KRS będą przekazywane wyłącznie w wersji elektronicznej.

Zasady składania sprawozdań do KRS

Reguły przekazywania dokumentów finansowych do KRS od 1 października 2018 r. nie ulegną zasadniczym zmianom. Obowiązywać będą zasady wprowadzone z dniem 15 marca 2018 r. Tym samym złożenie dokumentów finansowych do KRS przez podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS będzie następować wyłącznie drogą elektroniczną w trybie bezpłatnego zgłoszenia, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Ministra Sprawiedliwości. Wyjątkowo, w razie negatywnej weryfikacji zgłoszenia, realizacja obowiązków sprawozdawczych będzie następować w trybie wniosku wyłącznie drogą elektroniczną przez portal S24 (art. 19e ust. 7 ustawy o KRS).

Pamiętać przy tym należy, że przepisy przewidują możliwość złożenia do KRS dokumentów sprawozdawczych w formie skanów dokumentów sporządzonych w postaci papierowej tylko do 30 września 2018 r. Będzie to jednoznaczne z tym, że w praktyce, co do zasady, wszystkie dokumenty sprawozdawcze, jakie będą przekazywane do KRS będą musiały być przekazane w pełnej formie elektronicznej. Możliwość złożenia elektronicznych kopii przewiduje art. 19e ust. 3 ustawy o KRS. Dotyczy on tylko dokumentów wymienionych w art. 69 ust. 1c i ust. 1d oraz ust. 4 ustawy o rachunkowości. Z kolei wymóg przekazania dokumentów w formie elektronicznej, poza sprawozdaniami finansowymi czy innymi, dla których ustawodawca przewidział obowiązek sporządzenia ich w formie elektronicznej, dotyczyć będzie także uchwały (postanowienia) o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i skonsolidowanego sprawozdania grupy kapitałowej oraz o podziale zysku lub pokryciu straty. Przy tym w przypadku tych dokumentów nie został wprowadzony obowiązek sporządzenia ich w formie elektronicznej. Z dniem 1 października 2018 r. wejdzie w życie art. 19e ust. 5 ustawy o KRS. Stanowić on będzie, że elektroniczne poświadczenie przez zgłaszającego lub wnioskodawcę uchwały bądź postanowienia o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i skonsolidowanego sprawozdania finansowego grupy kapitałowej oraz o podziale zysku lub pokryciu straty następuje z chwilą wprowadzenia tych dokumentów do systemu teleinformatycznego.

Sprawozdanie z KRS trafi do US

Od 1 października 2018 r. art. 20 ust. 1g ustawy o KRS będzie przewidywał, że po zamieszczeniu w repozytorium dokumentów finansowych sprawozdania finansowego lub sprawozdania z badania będą one przesyłane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych (patrz pkt 4 i 5 dodatku).