Ujęcie w kosztach firmy wydatków poniesionych w ramach podróży służbowej pracownika
Pracownik naszej jednostki przebywał 3 dni w podróży służbowej na terenie kraju. Na poczet tej podróży wypłaciliśmy mu zaliczkę. W ciężar jakiego konta zaksięgować koszty tej podróży? Jak postąpić w sytuacji, jeśli delegacja była związana z zakupem środka trwałego?
| Dla celów bilansowych koszty poniesione w ramach podróży służbowej pracownika zalicza się do kosztów działalności operacyjnej i ujmuje - zgodnie z zasadą memoriału, w księgach rachunkowych okresu, którego dotyczą, niezależnie od terminu ich zapłaty - na koncie 40 "Koszty według rodzajów" lub na odpowiednim koncie zespołu 5. Natomiast w sytuacji, gdy podróż służbowa związana jest bezpośrednio z nabyciem lub wytworzeniem środka trwałego (bądź nabyciem wartości niematerialnej i prawnej), koszty tej podróży zwiększają wartość początkową tego składnika majątku. |
Warto przy tym podkreślić, iż jednostki nie mają ustawowego obowiązku wyodrębniania w księgach rachunkowych kosztów podróży służbowych. Koszty te nie są bowiem wymienione w załącznikach do ustawy o rachunkowości w ramach kosztów działalności operacyjnej. Jednostka może przykładowo w swojej polityce rachunkowości przyjąć, że koszty podróży służbowych będzie księgować na koncie analitycznym prowadzonym do konta 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe" (w analityce: Koszty podróży służbowych) lub może wyodrębnić konto syntetyczne w ramach zespołu 4, np. 40-8 "Koszty podróży służbowych".
Rozliczenie poniesionych kosztów podróży służbowych następuje w korespondencji z kontem 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami". Dlatego przedstawione przez pracownika do rozliczenia "Polecenie wyjazdu służbowego" lub "Rozliczenie kosztów podróży służbowej" wraz z dołączonymi fakturami, rachunkami, oświadczeniem pracownika lub paragonami dokumentującymi poniesione wydatki mogą zostać ujęte w księgach rachunkowych, zapisem:
| 1) w przypadku delegacji obciążającej koszty podstawowej działalności operacyjnej: |
| - Wn konto 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe" (w analityce: Koszty podróży służbowych) lub konto zespołu 5, - Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami", |
| 2) w przypadku delegacji obciążającej koszty środków trwałych w budowie: |
| - Wn konto 08 "Środki trwałe w budowie", - Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami". |
Rozliczenie zobowiązania wobec pracownika z tytułu podróży służbowej z uwzględnieniem pobranych przez niego zaliczek księguje się zapisem:
| - Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami", - Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący" lub 10 "Kasa". |
Gdyby pobrana przez pracownika zaliczka na podróż służbową była wyższa od kosztów tej podróży, wówczas w związku ze zwrotem niewykorzystanej kwoty zaliczki należałoby dokonać księgowania odwrotnego w postaci: Wn konto 13-0 lub 10, Ma konto 23-4.
Jeżeli pracownik nie rozliczy się z podróży i nie zwróci niewykorzystanej części zaliczki (jeśli ją pobrał), to pracodawca ma prawo dokonać jej potrącenia z wynagrodzenia za pracę - i to bez zgody pracownika (art. 87 § 1 pkt 3 K.p.). Potrącenie z wynagrodzenia pracownika nierozliczonej zaliczki ujmuje się w księgach rachunkowych, zapisem:
| - Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń", - Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami". |
Przykład
Koszty delegacji obciążające koszty podstawowej działalności operacyjnej
I. Założenia:
- W dniach 4-6 czerwca 2018 r. pracownik odbył krajową podróż służbową. Na wniosek pracownika wypłacono mu z kasy zaliczkę na poczet wydatków podczas tej podróży w wysokości: 800 zł.
- Po powrocie pracownik przedstawił rozliczenie kosztów podróży służbowej na formularzu "Polecenie wyjazdu służbowego", załączając do niego faktury i rachunki dokumentujące poniesione wydatki na łączną kwotę: 936 zł. W tym samym dniu zatwierdzony został zwrot kosztów podróży służbowej. Kwota należna pracownikowi z tytułu tej podróży, w wysokości: 936 zł - 800 zł = 136 zł, została wypłacona pracownikowi z kasy jednostki.
- Koszty odbytej przez pracownika podróży służbowej obciążają koszty podstawowej działalności operacyjnej jednostki. Do ewidencji kosztów jednostka stosuje wyłącznie konta zespołu 4, a koszty podróży służbowych ujmuje na koncie 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe" (w analityce: Koszty podróży służbowych).
II. Dekretacja:
| Opis operacji | Kwota | Konto | |
| Wn | Ma | ||
| 1. KW - wypłata zaliczki na podróż służbową | 800 zł | 23-4 | 10 |
| 2. PK - koszty podróży służbowej wynikające z zatwierdzonego rozliczenia | 936 zł | 40-6 | 23-4 |
| 3. KW - rozliczenie zobowiązania wobec pracownika z tytułu podróży służbowej z uwzględnieniem pobranej przez niego zaliczki | 136 zł | 23-4 | 10 |
III. Księgowania:
Przykład
Koszty delegacji obciążające koszty środków trwałych w budowie
I. Założenia:
- W dniach 26-27 czerwca 2018 r. pracownik odbył krajową podróż służbową związaną bezpośrednio z nabyciem środka trwałego. Na wniosek pracownika wypłacono mu przelewem zaliczkę na poczet wydatków podczas tej podróży w wysokości: 500 zł.
- Po powrocie pracownik przedstawił rozliczenie kosztów podróży służbowej na formularzu "Polecenie wyjazdu służbowego", załączając do niego faktury i rachunki dokumentujące poniesione wydatki na łączną kwotę: 472 zł. Niewykorzystaną kwotę zaliczki w wysokości: 500 zł - 472 zł = 28 zł pracownik zwrócił do kasy jednostki.
- Koszty odbytej przez pracownika podróży służbowej obciążają konto 08 "Środki trwałe w budowie".
II. Dekretacja:
| Opis operacji | Kwota | Konto | |
| Wn | Ma | ||
| 1. WB - wypłata zaliczki na podróż służbową | 500 zł | 23-4 | 13-0 |
| 2. PK - koszty podróży służbowej wynikające z zatwierdzonego rozliczenia | 472 zł | 08 | 23-4 |
| 3. KP - zwrot do kasy niewykorzystanej zaliczki: 500 zł - 472 zł = | 28 zł | 10 | 23-4 |
III. Księgowania:
| Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz, wejdź do serwisu | ||
| www.RozliczenieDelegacji.pl » |
Serwis Głównego Księgowego
Gazeta Podatkowa
z obszernym komentarzem »
Firma »
Aplikacja mobilna dla Księgowych »
Księgowego,Kadrowego,VAT »
Serwisy internetowe »
Pobierz darmową aplikację »
Posłuchaj »
Terminarz
DRUKI
Darmowe druki aktywne
KALKULATORY
Narzędzia księgowego i kadrowego
PRZEPISY
Ustawy, rozporządzenia - teksty ujednolicone
Forum - Rachunkowość
Forum aktywnych księgowych
| ||||||||||||
|
||||||||||||