Zasady ustalania należności przysługujących pracownikom z tytułu krajowych podróży służbowych

W świetle art. 77⁵ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.), dalej zwanej K.p., pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Wysokość oraz warunki ustalania tych należności - zarówno z tytułu krajowych, jak i zagranicznych podróży służbowych - określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), dalej zwane rozporządzeniem w sprawie podróży służbowych. Przepisy tego rozporządzenia stosuje się jednak obowiązkowo wyłącznie w stosunku do pracowników państwowych i samorządowych jednostek sfery budżetowej. Pozostali pracodawcy mogą, ale nie muszą stosować przepisów tego rozporządzenia. W myśl bowiem art. 77⁵ § 3 K.p., warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u pracodawcy z poza sfery budżetowej określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Dopiero w przypadku, gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawierają takich postanowień, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej według przepisów rozporządzenia w sprawie podróży służbowych.

Treść rozporządzenia w sprawie podróży służbowych dostępna jest w serwisie www.przepisy.gofin.pl

Pracownikowi z tytułu podróży służbowej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, przysługują:

1) diety,

2) zwrot kosztów:

• przejazdów,
   
• dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
   
• noclegów oraz
   
• innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Dieta w czasie krajowej podróży służbowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia. Obecnie wynosi ona 30 zł za dobę podróży. Wysokość diety zależy przy tym od czasu takiej podróży. Czas ten liczy się od momentu rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego. Należność z tytułu diet oblicza się w sposób przedstawiony w poniższej tabeli.

W niektórych przypadkach prawo do diety jest wyłączone. Na podstawie § 7 ust. 3 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych, dieta nie przysługuje:

• za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika,
   
• gdy pracownikowi przebywającemu w podróży krajowej trwającej co najmniej 10 dni przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem (dieta nie przysługuje za czas przerwy w delegacji),
   
• jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

W przypadku zapewnienia bezpłatnego wyżywienia dietę obniża się o kwotę stanowiącą określony procent diety, a mianowicie o:

• 25% diety za śniadanie,
   
• 50% diety za obiad,
   
• 25% diety za kolację.

Co istotne, obniżenia dokonuje się także w sytuacji korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której hotel - jako część składową usługi noclegu - zapewnia wymienione posiłki (wszystkie lub niektóre z nich). Jeżeli więc pracownik ma zapewnione bezpłatnie całodzienne wyżywienie, wówczas dieta w ogóle nie przysługuje.

Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje, w świetle § 8 ust. 1 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych, zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety, tj.: 20 × 30 zł = 600 zł. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej podany limit.

Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku za hotel, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety, tj. 45 zł. Ryczałt ten przysługuje jednak w sytuacji, gdy nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21⁰⁰ i 7⁰⁰.

Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

Pracownikowi odbywającemu podróż służbową przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje. Środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca.

Co ważne, na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2017 r. poz. 2200 ze zm.).

Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety, tj. 6 zł. Jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów, ryczałt ten nie przysługuje. Ryczałt nie przysługuje również w przypadku, gdy na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.

Ponadto pracownikowi przebywającemu w podróży krajowej trwającej co najmniej 10 dni przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem.

Jeżeli pracownik w czasie podróży służbowej (krajowej lub zagranicznej) poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, to pracodawca zwraca je w udokumentowanej wysokości. Wydatki te obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży służbowej (por. § 4 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych).

Diety i inne należności z tytułu podróży służbowej wypłacone pracownikowi w wysokości wyższej niż określają przepisy rozporządzenia w sprawie podróży służbowych podlegają opodatkowaniu i oskładkowaniu w części przekraczającej wyznaczone limity.

Jak wynika z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) updof, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej m.in. w przepisach rozporządzenia w sprawie podróży służbowych. W konsekwencji należności wypłacane pracownikowi z tytułu podróży służbowych w wysokości przekraczającej kwoty określone w przepisach tego rozporządzenia stanowią przychód pracownika ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu, od którego płatnik jest obowiązany pobrać zaliczkę na podatek.

Jeśli natomiast chodzi o oskładkowanie ww. należności, to - na podstawie § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2017 r. poz. 1949), dalej zwanego rozporządzeniem składkowym - z podstawy wymiaru składek ZUS wyłączone są diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w przepisach rozporządzenia w sprawie podróży służbowych. Nadwyżka ponad kwotę diety obowiązującej w danym okresie powinna być więc wliczana do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne.

Pracodawca nie jest zobowiązany do wypłaty pracownikowi zaliczki na pokrycie niezbędnych kosztów krajowej podróży służbowej (taką zaliczkę powinien wypłacić w przypadku delegacji zagranicznej). Jeżeli jednak pracownik złoży wniosek o zaliczkę na poczet kosztów takiej podróży, to pracodawca obowiązany jest do jej wypłaty. Zaliczkę wypłaca się na podstawie druku "Wniosek o zaliczkę" lub innego dowodu określonego w instrukcji obiegu dokumentów (w przypadku wypłaty z kasy może to być dokument "KW - Kasa wypłaci"). Przed wypłatą zaliczki wniosek musi być zatwierdzony do wypłaty przez upoważnioną osobę, np. kierownika jednostki.

Przypominamy, iż do ewidencji rozrachunków z pracownikami z tytułu wypłaconych im zaliczek - w tym na pokrycie kosztów podróży służbowej - może służyć konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami". Po stronie Wn tego konta ujmuje się m.in. wypłacone pracownikom zaliczki do rozliczenia, a po stronie Ma - uznanie pracownika z tytułu rozliczenia pobranej zaliczki i zwrot niewydatkowanych zaliczek (kwot).

Wypłaconą pracownikowi zaliczkę - w zależności od tego czy wypłaty dokonano przelewem, czy z kasy jednostki - ujmuje się w księgach rachunkowych, zapisem:

Rozliczenia kosztów związanych z podróżą służbową pracownik dokonuje nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży. Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki. W sytuacji gdy uzyskanie dokumentu nie było możliwe, pracownik może złożyć oświadczenie o dokonanym wydatku oraz przyczynach braku jego udokumentowania i dołączyć je do rozliczenia. Jednak oświadczenia takie powinny dotyczyć tylko wyjątkowych, incydentalnych sytuacji i być dokładnie opisane.

Druki do rozliczania podróży służbowych dostępne są w serwisie www.druki.gofin.pl

Udokumentowania nie wymagają należności wypłacane w formie zryczałtowanej, do których zaliczają się: diety, ryczałty na dojazdy środkami komunikacji miejscowej, ryczałty za noclegi (jeżeli nie przedstawiono rachunku za nocleg).

Rozliczenia kosztów delegacji można dokonać na formularzu "Polecenie wyjazdu służbowego" lub dowodzie wewnętrznym "Rozliczenie kosztów podróży służbowej". Dokumenty te mogą stanowić podstawę ujęcia kosztów podróży służbowej w księgach rachunkowych, jeżeli będą spełniały wymagania dla dowodów księgowych określone w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości.