Wykorzystywanie prywatnego samochodu pracownika podczas podróży służbowej

W jaki sposób ujmuje się w księgach rachunkowych zwrot kosztów używania do celów służbowych samochodu będącego własnością pracownika?

W przypadku gdy pracownik w podróży służbowej wykorzystuje swój prywatny samochód do celów służbowych pracodawca jest zobowiązany do zwrotu kosztów związanych z używaniem tego samochodu na potrzeby firmy.

W świetle art. 77⁵ § 1 K.p., za podróż służbową uznaje się wykonywanie przez pracownika na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, bądź poza stałym miejscem pracy pracownika.

Zwrot kosztów używania przez pracownika prywatnego pojazdu do celów służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika, określają przepisy rozporządzenia w sprawie podróży służbowej. W świetle § 3 ust. 3 tego rozporządzenia, na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży służbowej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu, ustalonej przez pracodawcę. Przy czym stawka za jeden kilometr przebiegu nie może być wyższa niż określona w rozporządzeniu z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.), dalej zwane rozporządzeniem w sprawie zwrotu kosztów. 

Stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu - określone w rozporządzeniu sprawie zwrotu kosztów - które nie mogą być wyższe niż:

a) dla samochodu osobowego:

• o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ - 0,5214 zł,
   
• o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ - 0,8358 zł,

b) dla motocykla - 0,2302 zł,

c) dla motoroweru - 0,1382 zł.

Jeśli zwrot kosztów zostanie dokonany w wyższych kwotach, to nadwyżka nie będzie stanowiła kosztów podatkowych. W razie braku ewidencji przebiegu pojazdu, zwrócone pracownikowi kwoty nie stanowią dla pracodawcy kosztów uzyskania przychodów.

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać następujące dane:

• nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazd,
   
• numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
   
• kolejny numer wpisu,
   
• datę i cel wyjazdu,
   
• opis trasy (skąd - dokąd),
   
• liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
   
• stawkę za jeden kilometr przebiegu,
   
• kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 kilometr przebiegu,
   
• podpis pracodawcy i jego dane.

Należności pracownika za przejazdy w podróżach służbowych stanowią przychód ze stosunku pracy, mogący jednak korzystać ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) updof. W oparciu o ten przepis, wolne od podatku dochodowego są bowiem diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej. Jeśli pracodawca wypłaci pracownikowi kwotę wyższą niż wynikająca z przepisów, np. zwróci pracownikowi koszty przejazdu w wysokości wyższej niż limit kilometrówki, to nadwyżka ponad tę kwotę podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Zwrócona pracownikowi kwota za używanie prywatnego samochodu podczas podróży służbowej jest również wolna od składek ZUS, o ile nie przekracza stawki określonej w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowych. W przypadku gdy pracodawca - tytułem zwrotu kosztów przejazdu własnym samochodem - wypłaci pracownikowi kwotę wyższą niż wyliczona na podstawie wskazanych przepisów, nadwyżkę ponad tę kwotę należy wliczyć pracownikowi do podstawy wymiaru składek ZUS i następnie oskładkować.

Przypominamy, iż jednostki nie mają ustawowego obowiązku wyodrębniania w księgach rachunkowych kosztów podróży służbowych. Koszty te nie są bowiem wymienione w załącznikach do ustawy o rachunkowości w ramach kosztów działalności operacyjnej. Jednostka może więc w swojej polityce rachunkowości przyjąć, że koszty podróży służbowych będzie księgować na koncie analitycznym prowadzonym do konta 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe" (w analityce: Koszty podróży służbowych) lub może wyodrębnić konto syntetyczne w ramach zespołu 4.

Przykład

I. Założenia:

1. Pracownik odbył krajową podróż służbową prywatnym samochodem osobowym o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³.
    
2. W ewidencji przebiegu pojazdu dokonano następujących wpisów:

3. Pracodawca wypłacił pracownikowi należne diety w wysokości: 60 zł, zwrócił koszty noclegu na podstawie przedłożonego rachunku w wysokości: 280 zł oraz koszty używania prywatnego samochodu do celów służbowych w wysokości: 755,56 zł (tj.: 904 km × 0,8358 zł).
    
4. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów w układzie rodzajowym, a koszty kilometrówki dotyczącej podróży służbowej, jak i inne koszty związane z podróżami służbowymi księguje na koncie 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe" (w analityce: Koszty podróży służbowych).

II. Dekretacja:

III. Księgowania: