Likwidacja materiałów w ewidencji księgowej

Posiadamy w magazynie nieprzydatne materiały, które objęte są ewidencją ilościowo-wartościową w cenach zakupu. Zamierzamy je zutylizować we własnym zakresie. Jak ująć w księgach rachunkowych wydanie materiałów do utylizacji oraz koszty tej utylizacji? W jaki sposób udokumentować taką likwidację?

Jeżeli jednostka prowadzi ewidencję materiałów w cenach zakupu, to likwidację składników nienadających się do użytku może ująć w księgach rachunkowych zapisem:

- Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne",

- Ma konto 31 "Materiały".

Materiały, w tym zużywane w procesie produkcji wyroby gotowe, które nieodwracalnie utraciły możliwość ich zużycia nie spełniają kryteriów wymaganych dla aktywów jednostki w znaczeniu określonym w art. 3 ust. 1 pkt 12 ustawy o rachunkowości. Nie przyniosą bowiem w przyszłości wpływu do jednostki przewidywanych korzyści ekonomicznych. Takie materiały należy wyksięgować z ewidencji bilansowej, odnosząc ich wartość w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych.

W momencie likwidacji materiałów, na wartość których jednostka utworzyła uprzednio odpis aktualizujący (zapisem: Wn konto 76-1, Ma konto 34-2 "Odpisy aktualizujące wartość materiałów"), należy dokonać zapisów:

a) wartość materiałów w cenach ewidencyjnych (zakupu) - Ma konto 31,

b) wyksięgowanie odpisu aktualizującego wartość materiałów - Wn konto 34-2,

c) wartość przewyższająca kwotę odpisu aktualizującego - Wn konto 76-1.

W sytuacji gdy likwidacja zapasów wykonywana jest w całości lub częściowo we własnym zakresie, występują w jednostce tzw. świadczenia na własne potrzeby. Na wartość tych świadczeń składają się m.in. wynagrodzenia pracowników zatrudnionych przy likwidacji materiałów i narzuty na te wynagrodzenia. W jednostce prowadzającej ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 i 5 oraz sporządzającej porównawczy rachunek zysków i strat, koszty te wskazane jest ujmować w księgach rachunkowych za pośrednictwem kont 79-0 "Obroty wewnętrzne" i 79-1 "Koszty obrotów wewnętrznych". Taka ewidencja umożliwia bowiem prawidłowe sporządzenie rachunku zysków i strat oraz uzgodnienie - na koniec okresu sprawozdawczego, tzw. zamkniętego kręgu kosztów.

Ewidencja księgowa kosztów likwidacji materiałów może przebiegać zapisami:

1. LP - wynagrodzenia pracowników zatrudnionych przy likwidacji materiałów

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Wynagrodzenia),

- Ma konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń"

oraz równolegle

- Wn konto 53 "Koszty działalności pomocniczej",

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

2. PK - składki ZUS w części finansowanej przez pracodawcę

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia),

- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne"

oraz równolegle

- Wn konto 53 "Koszty działalności pomocniczej",

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

3. PK - rozliczenie kosztów działalności pomocniczej

- Wn konto 79-1 "Koszty obrotów wewnętrznych",

- Ma konto 53 "Koszty działalności pomocniczej"

oraz równolegle

- Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne",

- Ma konto 79-0 "Obroty wewnętrzne".

Doboru dowodów obrotu magazynowego dla potrzeb ewidencji i rozliczania kosztów dokonuje kierownik jednostki. Należy bowiem zauważyć, że niektóre dowody mogą służyć ewidencji tej samej operacji, np. protokół likwidacji zapasów może być podstawą do ich zdjęcia ze stanu magazynowego, podobnie jak dowód WZ czy RW. W takim przypadku w dokumentacji obiegu dokumentów jednostka powinna określić, który dowód będzie służył do ujęcia rozchodu likwidowanych zapasów w księgach rachunkowych.

Likwidacji nieprzydatnych zapasów (w tym materiałów) dokonuje się najczęściej na podstawie decyzji kierownika jednostki w tej sprawie oraz sporządzonego w związku z tym protokołu potwierdzającego fizyczną ich likwidację.

Protokół taki tworzony jest w dniu dokonania likwidacji, a podstawą jego sporządzenia jest wniosek komisji likwidacyjnej zatwierdzony przez kierownika jednostki. W przypadku utylizacji dokonywanej przez firmę zewnętrzną dodatkowym dokumentem potwierdzającym taką likwidację może być dokument wystawiony przez firmę utylizującą. Co ważne, aby sporządzony protokół likwidacji mógł stanowić podstawę do ujęcia likwidacji zapasów w księgach rachunkowych powinien spełniać wymogi określone dla dowodu księgowego w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości. W swej treści powinien więc zawierać m.in. dane identyfikujące zniszczone zapasy (w tym: rodzaj, ilość, cenę jednostkową, wartość zapasów) oraz przyczyny utraty wartości użytkowej (lub handlowej). Protokół podpisują osoby, które go sporządziły oraz osoby odpowiedzialne materialnie za stan magazynowy zapasów. Wskazane jest, aby był on także zatwierdzony przez kierownika jednostki.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r. poz. 395 ze zm.)