Rezerwy na świadczenia pracownicze w księgach

Jednostka jest zobligowana zaliczać do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione. Wynika to z zasady współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów, określonej w art. 6 ust. 2 ustawy o rachunkowości. W związku z tym występuje konieczność tworzenia m.in. biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów. Jednostki dokonują takich rozliczeń w wysokości prawdopodobnych zobowiązań przypadających na bieżący okres sprawozdawczy, wynikających m.in. z obowiązku wykonania, związanych z bieżącą działalnością, przyszłych świadczeń na rzecz pracowników, w tym świadczeń emerytalnych, a także przyszłych świadczeń wobec nieznanych osób, których kwotę można oszacować w sposób wiarygodny, mimo że data powstania zobowiązania nie jest jeszcze znana. Stanowi o tym art. 39 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości. Odpisy biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów mogą następować stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczeń. Czas i sposób rozliczenia powinien być uzasadniony charakterem rozliczanych kosztów, z zachowaniem zasady ostrożności (art. 39 ust. 3 ustawy o rachunkowości).

Aby zapewnić kompletność kosztów przypadających na dany rok obrotowy, tworzy się rezerwy na przyszłe świadczenia na rzecz pracowników.

Rezerwy na świadczenia pracownicze w postaci biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów ujmuje się w księgach rachunkowych w ciężar kosztów działalności operacyjnej. Drugostronnie ewidencjonuje się je na koncie 64-1 "Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów". Rezerwę na świadczenia pracownicze w części dotyczącej bieżącego okresu sprawozdawczego można zaksięgować następującym zapisem:

a) gdy jednostka prowadzi wyłącznie konta zespołu 4

- Wn konto 49 "Rozliczenie kosztów",

- Ma konto 64-1 "Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów",

b) gdy jednostka prowadzi jednocześnie konta zespołu 4 i 5 lub tylko konta zespołu 5

- Wn odpowiednie konto zespołu 5,

- Ma konto 64-1 "Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów".

Analogicznie ewidencjonuje się podwyższenie kwoty rezerwy w kolejnych latach obrotowych.

Jeśli dotychczas nie tworzono rezerwy na świadczenia pracownicze i jednostka tworzy ją po raz pierwszy, to zastosowanie może mieć art. 54 ust. 3 ustawy o rachunkowości. Jeśli bowiem jednostka uzna, że kwota rezerwy dotycząca lat ubiegłych jest znacząca i w związku z tym nie można uznać sprawozdania finansowego za rok lub lata poprzednie za rzetelnie i jasno przedstawiające jej sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy, to kwotę tej rezerwy odnosi się na kapitał (fundusz) własny i wykazuje jako zysk (stratę) z lat ubiegłych. W takiej sytuacji rezerwę tę ewidencjonuje się na koncie 82 "Rozliczenie wyniku finansowego".

Jednostka przy wycenie świadczeń emerytalnych i podobnych może stosować postanowienia MSR 19 "Świadczenia pracownicze" lub korzystać z pomocy aktuariusza.

Ewidencja operacji związanych z rozliczeniem rezerwy na świadczenia pracownicze w jednostce, która stosuje do ewidencji kosztów wyłącznie zespół 4, może przebiegać w następujący sposób:

a) rzeczywiście poniesione koszty w następnych okresach rozliczeniowych

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Wynagrodzenia lub Ubezpieczenia
   społeczne i inne świadczenia),

- Ma konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń",

b) rozliczenie kosztów pokrytych rezerwą - do wysokości rezerwy

- Wn konto 64-1 "Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów",

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Jeśli koszty działalności operacyjnej ujmowane są tylko na kontach zespołu 5, rozliczenie rezerwy można ująć zapisem:

a) rzeczywiste koszty poniesione w następnych okresach rozliczeniowych

- Wn odpowiednie konto zespołu 5,

- Ma konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń",

b) rozliczenie kosztów pokrytych rezerwą - do wysokości rezerwy

- Wn konto 64-1 "Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów",

- Ma odpowiednie konto zespołu 5.

W przypadku prowadzenia pełnego rachunku kosztów działalności operacyjnej, operacje dotyczące rozliczenia rezerwy mogą zostać zaksięgowane zapisem:

a) rzeczywiście poniesione koszty w następnych okresach rozliczeniowych

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Wynagrodzenia lub Ubezpieczenia
  społeczne i inne świadczenia),

- Ma konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń"

oraz równolegle

- Wn odpowiednie konto zespołu 5,

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów",

b) rozliczenie kosztów pokrytych rezerwą - do wysokości rezerwy

- Wn konto 64-1 "Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów",

- Ma odpowiednie konto zespołu 5.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r. poz. 395 ze zm.)