Ewidencja dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kontach zaangażowania

Jak na kontach zaangażowania w jednostce oświatowej działającej w formie jednostki budżetowej ewidencjonować dodatkowe wynagrodzenie roczne?

Zasady nabywania prawa oraz ustalania wysokości i wypłacania dodatkowego wynagrodzenia rocznego dla pracowników jednostek sfery budżetowej zawarte są w ustawie z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. z 2016 r. poz. 2217 ze zm.). Dodatkowe wynagrodzenie roczne ustala się w wysokości 8,5% sumy wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie. Wypłata dodatkowego wynagrodzenia rocznego powinna nastąpić nie później niż w ciągu pierwszych trzech miesięcy roku kalendarzowego następującego po roku, za który to wynagrodzenie przysługuje.

Na podstawie art. 40 ust. 2 pkt 2 ustawy o finansach publicznych, jednostki budżetowe zobowiązane są do prowadzenia ewidencji księgowej, uwzględniającej wszystkie etapy rozliczeń poprzedzające płatność dochodów i wydatków, a w zakresie wydatków i kosztów - również zaangażowanie środków, które oznacza prawne zaangażowanie środków ujętych w planie finansowym jednostki budżetowej danego roku budżetowego.

W myśl rozporządzenia w sprawie rachunkowości budżetowej, do ewidencji prawnego zaangażowania wydatków budżetowych w jednostkach budżetowych służy konto 998 "Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego" oraz konto 999 "Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat". Są to konta pozabilansowe, na których mogą być dokonywane zapisy jednostronne.

Z opisu konta 998 wynika, iż na stronie Ma tego konta ujmuje się zaangażowanie wydatków, czyli wartość umów, decyzji i innych postanowień przewidzianych do wydatkowania w roku bieżącym. Z kolei na stronie Wn konta 998 ujmuje się równowartość sfinansowanych wydatków budżetowych w danym roku budżetowym oraz równowartość zaangażowanych wydatków, które będą obciążały wydatki roku następnego. Na koniec roku konto 998 nie wykazuje salda.

Do ewidencji prawnego zaangażowania wydatków budżetowych przyszłych lat służy natomiast konto 999. Na stronie Wn tego konta ujmuje się równowartość zaangażowanych wydatków budżetowych w latach poprzednich, a obciążających plan finansowy roku bieżącego jednostki budżetowej. Natomiast na stronie Ma ujmuje się kwoty zaangażowanych wydatków lat przyszłych. Na koniec roku konto 999 może wykazywać saldo Ma oznaczające zaangażowanie wydatków budżetowych lat przyszłych.

Zaangażowanie z tytułu wydatków następnego roku budżetowego, w tym z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego (tzw. trzynastki), podlega ewidencji na stronie Ma konta 999 "Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat" pod datą 31 grudnia roku, za który to dodatkowe wynagrodzenie przysługuje. Następnie pod datą 1 stycznia roku, w którym zaplanowany jest wydatek z tego tytułu, podlega przeksięgowaniu na stronę Ma konta 998 "Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego".

Przykład

I. Założenia:

W jednostce oświatowej działającej w formie jednostki budżetowej naliczono dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2017 r. Z listy płac wynika, że wynagrodzenia brutto wyniosły: 100.000 zł, a składki na ubezpieczenia społeczne i fundusz pracy finansowane przez pracodawcę wyniosły: 19.380 zł (tj. 100.000 zł × 19,38%).

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

A. Zapisy w ewidencji pozabilansowej 2017 r.

B. Zapisy w ewidencji pozabilansowej 2018 r.

W związku z tym, iż dodatkowe wynagrodzenie roczne wypłaca się nie później niż w ciągu pierwszych trzech miesięcy roku kalendarzowego następującego po roku, za który to wynagrodzenie przysługuje, przy jego ewidencji na kontach bilansowych należy pamiętać o zasadzie memoriału. Ustawa o rachunkowości nakazuje bowiem ujmowanie w księgach rachunkowych wszystkich osiągniętych przychodów i obciążających kosztów dotyczących danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty (por. art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

Osobną kwestią jest ujęcie wydatków z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego w planie finansowym jednostki budżetowej. Wydatek ten jest ujmowany w budżecie roku wypłaty, natomiast ewidencja zdarzeń wynikająca z naliczenia i wypłaty dodatkowego wynagrodzenia rocznego odbywa się w dwóch kolejnych latach.