Zwrot VAT z urzędu skarbowego w księgach jednostki samorządu terytorialnego

Jak w księgach rachunkowych jednostki samorządu terytorialnego należy ująć zwrot VAT z urzędu skarbowego? W naszej jednostce funkcjonuje jeden wspólny rachunek bankowy dla urzędu i organu.

Zakładamy, że w sytuacji opisanej w pytaniu rozliczenie VAT przez jednostkę samorządu terytorialnego (JST) nastąpiło w związku z centralizacją VAT, która została wprowadzona do porządku prawnego na mocy ustawy z dnia 5 września 2016 r. o szczególnych zasadach rozliczeń podatku od towarów i usług oraz dokonywania zwrotu środków publicznych przeznaczonych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej lub od państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu przez jednostki samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 280). 

Obowiązek rozliczania podatku od towarów i usług przez JST wraz ze wszystkimi jednostkami organizacyjnymi powstał z dniem 1 stycznia 2017 r. Ministerstwo Finansów na stronie internetowej www.finanse.mf.gov.pl w zakładce VAT/Broszury informacyjne zamieściło wyjaśnienia (broszury) dotyczące tej centralizacji.

Jak wynika z broszury informacyjnej z 24 listopada 2016 r. "Centralizacja rozliczeń w podatku VAT jednostek samorządu terytorialnego", od dnia dokonania centralizacji rozliczeń JST jest podatnikiem VAT (wraz ze wszystkimi swoimi jednostkami organizacyjnymi), a także stroną we wszystkich czynnościach i postępowaniach prowadzonych przez organy podatkowe. W związku z tym wszystkie obowiązki wynikające z ustawy o VAT ciążą na JST. Celem prawidłowego wywiązywania się z tych obowiązków JST powinna wdrożyć stosowne zmiany organizacyjne i proceduralne. Każda jednostka organizacyjna JST powinna działać według takich samych procedur ustalonych przez JST, zgodnie z którymi powinny być, w szczególności wystawiane i odbierane faktury, prowadzona księgowość (ewidencje) dla celów VAT, analizowane dokonane zakupy pod kątem realizowania prawa do odliczenia podatku naliczonego, dokonywane korekty odliczonego już podatku naliczonego. Do decyzji JST pozostaje czy narzucone procedury będą "sztywne", czy też zakładać będą większą samodzielność swoich jednostek organizacyjnych.

Jednocześnie w broszurze informacyjnej "Centralizacja rozliczeń VAT w JST - dodatkowe wyjaśnienia" - w związku z pytaniem dotyczącym traktowania zwrotu VAT (w związku z jego centralizacją) z urzędu skarbowego jako dochodu JST, czy też jako zmniejszenia wydatków - wyjaśniono, że w celu ujednolicenia rozliczeń z tytułu zwrotów VAT możliwe jest stosowanie przez JST analogicznych rozwiązań jak dla państwowych jednostek budżetowych (§ 19 rozporządzenia w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych), poprzez uregulowanie tej kwestii na podstawie art. 212 ust. 1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych. Z przepisu tego wynika, że uchwała budżetowa określa m.in. inne postanowienia, których obowiązek zamieszczenia w uchwale budżetowej wynika z postanowień organu stanowiącego JST. Zatem, aby JST mogły skorzystać z możliwości wznawiania wydatków budżetowych, niezbędne są w tym zakresie odpowiednie postanowienia organu stanowiącego.

W pytaniu wskazano, że urząd JST i organ mają jeden wspólny rachunek bankowy. W opisie do konta 130 "Rachunek bieżący jednostki" - zamieszczonym w załączniku nr 3 do rozporządzenia w sprawie rachunkowości budżetowej - wskazano, że konto to służy do ewidencji stanu środków pieniężnych oraz obrotów na rachunku bankowym z tytułu wydatków i dochodów (wpływów) budżetowych objętych planem finansowym. Konto 130 może służyć również do ewidencji dochodów i wydatków zrealizowanych bezpośrednio z rachunku bieżącego budżetu JST.

Natomiast do ewidencji rozrachunków z budżetami w szczególności z tytułu dotacji, podatków (w tym z tytułu VAT), nadwyżek środków obrotowych, nadpłat w rozliczeniach z budżetami służy - w jednostkach budżetowych i samorządowych zakładach budżetowych - konto 225 "Rozrachunki z budżetami". Na stronie Wn tego konta ujmuje się nadpłaty oraz wpłaty do budżetu, a na stronie Ma - zobowiązania wobec budżetów i wpłaty od budżetów. Ewidencja szczegółowa do konta 225 powinna zapewnić możliwość ustalenia stanu należności i zobowiązań według każdego z tytułów rozrachunków z budżetem odrębnie.

Jeżeli centralizacja rozliczeń VAT w ramach JST - zgodnie z ustaleniami organu stanowiącego JST - dokonywana jest w księgach rachunkowych urzędu JST, to zarówno konto 130, jak i konto 225 mogą zostać wykorzystane do ewidencji rozliczeń VAT. Ewidencja ta powinna odbywać się na podstawie cząstkowych deklaracji VAT sporządzanych przez jednostki organizacyjne JST objęte centralizacją (dowody oraz sposób ich kontroli i akceptacji powinien być opisany w instrukcji obiegu i kontroli dowodów finansowo-księgowych). W tym przypadku, jeżeli w urzędzie JST, na podstawie cząstkowych deklaracji VAT otrzymanych od jednostek organizacyjnych, na koncie 225 powstało saldo Wn (nadwyżka VAT naliczonego nad należnym), to jest ono traktowane jako należność od urzędu skarbowego. Zwrot tego podatku ujmowany jest w księgach rachunkowych urzędu JST, zapisem:

W sytuacji gdy jest to ten sam rachunek bankowy dla urzędu i organu JST, wpływ środków pieniężnych na rachunek bankowy urzędu jest równocześnie wpływem dochodów na rachunek bankowy JST. Nie wymaga to, naszym zdaniem, dodatkowych księgowań.

W sytuacji gdy centralizacja rozliczeń VAT w ramach jednostki samorządu terytorialnego - zgodnie z ustaleniami organu stanowiącego JST zawartymi w stosownej uchwale - dokonywana jest w księgach rachunkowych służących do ewidencji operacji związanych z budżetem JST (tzw. organu JST), to jednym z możliwych rozwiązań jest wykorzystanie do tego celu kont: 133 "Rachunek budżetu", 224 "Rozrachunki budżetu", 240 "Pozostałe rozrachunki" oraz 901 "Dochody budżetu" - zawartych w załączniku nr 2 do rozporządzenia w sprawie rachunkowości budżetowej. W tym przypadku ewidencja na koncie 224 powinna odbywać się na podstawie cząstkowych deklaracji VAT sporządzanych przez jednostki organizacyjne JST objęte centralizacją. Jeśli z deklaracji cząstkowych jednostek organizacyjnych JST wynikać będzie nadwyżka VAT naliczonego nad należnym (stanowiąca należność od urzędu skarbowego i podlegająca rozliczeniu z jednostkami organizacyjnymi), to równowartość tej kwoty może zostać wprowadzona do ksiąg organu w korespondencji z kontem 240, zapisem:

Dokonany przez urząd skarbowy zwrot tego podatku księgowany jest wówczas zapisem:

Jeżeli z postanowień uchwały organu stanowiącego JST wynika, że zwroty nadwyżki VAT naliczonego nad należnym traktuje się jako dochody JST, to można równowartość otrzymanego zwrotu z tego tytułu przyjąć na dochody JST, zapisem:

Reasumując: Przedstawione powyżej rozwiązanie ewidencyjne jest jednym z możliwych do zastosowania w praktyce. Należy pamiętać, że na wybór rozwiązania ewidencyjnego w zakresie centralizacji VAT w JST mają wpływ:

• postanowienia uchwały organu stanowiącego w danej JST w zakresie centralizacji VAT,
   
• szczegółowe procedury dotyczące ustalania wykonania budżetu JST,
   
• zasady klasyfikacji zdarzeń przyjęte w JST i jej jednostkach organizacyjnych.

Ustalone zasady ewidencji zdarzeń związanych z centralizacją rozliczeń VAT powinny zostać opisane w polityce rachunkowości.